Auteursarchief: Francesca Sandon

Claeys & Engels Global HR Lawyers 

Sinds oktober 2018 werk ik als receptioniste voor Claeys & Engels Global HR Lawyers . Claeys & Engels is een internationaal advocatenkantoor dat een volledig assortiment aan juridische diensten biedt die op alle gebieden verband houden met human resources. 

Het bedrijf werd opgericht op 1 januari 2001 door Thierry Claeys en Chris Engels. De voorbije vijftien jaar is het kantoor enorm gegroeid en telt het meer dan 85 advocaten. Bij aanvang was het bedrijf uit vier kantoren opgemaakt met vestigingen in Brussel, Antwerpen en Luik. In 2002 en 2007 opende Claeys & Engels respectievelijk bijkomende kantoren in Gent en Hasselt. 

Elke vraag dat de klant heeft wordt behandeld door een team van gespecialiseerde advocaten wiens praktijk kan variëren van advies tot rechtszaken. 

Het kantoor is het eerste advocatenkantoor dat gespecialiseerd is in het aanbieden van een geïntegreerde service, zowel aan een nationale als internationale klantenkring, in alles wat menselijk kapitaal betreft. 

In dit filmpje ziet u kort hoe mijn dag als receptioniste voor een advocatenkantoor er uit ziet :

Aangezien er veiligheidsmaatregelen genomen zijn door de COVID-19 uitbraak werd dit filmpje vanuit een verschillend kantoor gefilmd. *

  • Postbehandeling : de post is van decisief belang voor advocaten ( data rechtszaken, betwistingen, bewijsmateriaal en bronnen ect.)
  • Mails beantwoorden : Men krijgt hier enorm veel verzoeken, post, facturen, meeting room aanvragen ect.
  • Facturen behandelen ( ik sta in voor het bestellen van alles wat logistiek, catering en office suply is d.w.z. dat ik de factures ook herzie en upload in de webapplicatie voor de financiële afdeling.)
  • Plannen van events & webinars
  • Afsluiting van de week met een teammeeting (Front office, logistiek en facility team) om de voorbije week en komende week te bespreken en in te plannen. 

Reception & Law

Sinds oktober 2018 werk ik voor Claeys & Engels Global HR Lawyers, het werd opgericht op 1 januari 2001 door Thierry Claeys en Chris Engels. De voorbije vijftien jaar is het kantoor enorm gegroeid en telt het meer dan 85 advocaten. Bij aanvang was het bedrijf uit vier kantoren opgemaakt met vestigingen in Brussel, Antwerpen en Luik. In 2002 en 2007 opende Claeys & Engels respectievelijk bijkomende kantoren in Gent en Hasselt.

Claeys & Engels is een internationaal advocatenkantoor dat een volledig assortiment aan juridische diensten biedt die op alle gebieden verband houden met human resources.

Elke vraag wordt behandeld door een team van gespecialiseerde advocaten wiens praktijk kan variëren van advies tot rechtszaken.

Het kantoor is het eerste advocatenkantoor dat gespecialiseerd is in het aanbieden van een geïntegreerde service, zowel aan een nationale als internationale klantenkring, in alles wat menselijk kapitaal betreft.

Claeys & Engels houdt zijn klanten graag geïnformeerd en biedt dus naast zijn juridische diensten een waaier aan aanvullende en gratis informatieve services waaronder:

  • Newsflashes
  • Newsletters
  • Seminaries en summer Refresh
  • Workshops
  • Teleconferenties en webconferenties
  •  Basisopleidingen

In dit bedrijf versterk ik een team van 2 receptionisten en 10 assistentes bestaande uit exclusief vrouwelijke millennials. Ik werk niet voor het kabinet zelf maar voor Eligio een reception & assistant outsourcing bedrijf dat 5 clusters telt doorheen het land (Brussel, Waals -, Vlaams-Brabant, Vlaanderen & Walonië ).

Receptioniste betekent bij Claeys & Engels niet alleen het onthaal en verwelkomen van klanten. Hier komt enorm veel bij kijken en dit licht ik kort even toe.

HR Magazine, 15 oktober 2018, geraadpleegd op 12 maart 2019. ophttps://www.hrmagazine.be/nl/artikels/detail/bekijk-nu-deze-korte-interactieve-video-over-de-belgische-ontslagprocedure-claeys-engels

HR Magazine, 15 oktober 2018.

Taken:

De meest belangrijke taak is het coördineren van events en meetings, dwz: Seminaries, Partner & Counsel meetings, Coördinatie Meetings ect. De rede waarom dit belangrijk is, is omdat deze taak veel precisie en takte vergt. Van het booken van data tot het klasseren van attendenten en het organiseren van de catering. Omdat ik niet alles op mijn eentje kan verwezenlijken moeten er bepaalde taken gedelegeerd worden. De teams die voor de secundaire taken instaan worden geleid door mezelf en mijn collega’s. Wanneer men instaat voor belangrijke taken zoals het organiseren van seminaries waar soms 100 personen aanwezig zijn is er geen plaats of tijd voor fouten. Elk detail is belangrijk om alle tot een goed eind te brengen.

Vervolgens staan wij ook in voor alle Logistieke en facilitaire voorzieningen binnen het bedrijf onder anderen catering en kantoorgerei, en het gebruik maken van externe bedrijven zoals koerierdiensten, postbedrijven, taxiservices en beveiliging. 

Qua als basistaken zijn mijn collega’s en ik verantwoordelijk voor de post en het mailverkeer. Met post wordt zowel de interne als externe post bedoelt, men verwerkt alles wat we ontvangen voor het kantoor en alles wat het kantoor uitzend naar klanten en externe bedrijven. Hier ook is het van belang om de procedures nauwgezet uit te voeren omdat het over gerechtelijke dossiers gaan en brieven dat komen van justitiepaleizen doorheen het land. Het mailverkeer bestaat hier meestal uit aanvragen voor het bestellen van zalen, griffiebonnen, koeriers en catering.

De dagen kunnen er zeer hectisch uitzien en soms overweldigend voor één persoon. Dit hangt af van de periode waarin men zich bevindt. In advocatenkantoren kent men meestal een stilstand in taken, meetings en evenementen rond de vakantieperiodes en feestdagen.

Maar het kantoor is voor de rest een oneindig draaiende machine.

Mercedes-Benz The Best Or Nothing

Mercedes-Benz Belgium Luxembourg te Brussel

Het is zover. Het einde van de stageperiode is aangebroken.
Als studenten in het Office Management is het van belang dat we al ervaring opdoen in het vak, niet alleen om een stevig CV op te bouwen maar ook om onze sterke en zwakke kanten te toetsten. Al doende leert men. Gedurende drie weken ben ik ondergedompeld geweest in het bedrijfsleven en het dagelijks reilen en zeilen van de organisatie.

Expositie van de AMG GT-R Cabrio

Bij deze ben ik aangenomen als stagiaire bij Mercedes-Benz Belgium Luxembourg NV/SA, de Duitse pionier van de automobielsector. Ik geef mijzelf hiervoor ook een schouderklopje. Het is namelijk een prestigemerk en ook een van mijn favorieten. Mercedes-Benz Belgium Luxembourg is de invoerder van het merk, het is een naamloze vennootschap en multinational

die sinds 1980 actief is in België en Luxemburg. Het hoofdkantoor bevindt zich aan de Tollaan 68 te Sint-Lambrechts-Woluwe. Het bedrijf telt 70 verkooppunten in België en 98 servicepunten geopend gedurende 5 à 7 dagen in de week. Mercedes-Benz is actief in de secundaire en tertiaire sector, meer specifiek de automobielsector. 

Ik werd aangenomen als receptioniste en administratieve medewerker bij het bedrijf, de dienst waarin ik tewerkgesteld was tijdens deze stageperiode is: Building & Facilities Technical support. Zoals de naam van de dienst al zegt is deze verantwoordelijk voor de facilitaire diensten, middelen en technische bijstand van de organisatie en het gebouw zelf. Als receptioniste zorgde ik niet alleen voor het onthaal van de klanten maar was ik ook het visitekaartje van het bedrijf. Dit wil zeggen dat ik de eerste indruk van de klant ten opzichte van het bedrijf beïnvloed en de toon aanzet voor hun bezoek aan het bedrijf. Bij Mercedes-Benz werkt men in team aan de receptie: er is altijd één receptioniste en één Security agent van Securitas. We hebben elk specifieke taken die op elkaar zijn afgestemd. Mijn taken zijn meer op de klanten gericht en die van de Security meer op de beveiliging van het gebouw gericht.
Het was als receptioniste mijn taak om de klanten te verwelkomen en wegwijs te maken doorheen het grote bedrijf, hiervoor is etiquette van groot belang. Ik moest binnen de tien seconden oogcontact maken met de klant. Vervolgens kondigde ik de klant aan bij zijn of haar contactpersoon voor de geplande meetings of de afhaling van hun testwagens.

Deze drie weken waren heel leerrijk voor mij, ik heb hier niet alleen veel over het vak geleerd maar ook over mezelf, over mijn capaciteiten en lacunes. Ik weet nu welke richting ik uit moet om mezelf te verbeteren. Mercedes-Benz was zeker een zeer leuke stageplaats, hopelijk konden mijn klasgenoten het evengoed hebben op hun stageplaats.

Tot volgend jaar voor de volgende uitdaging !

Een nieuwe uitdaging als receptioniste bij Redevco Retail Belgium.

Als nieuw Officemanagement student heb ik besloten om dit jaar ervaring op te doen in het vak. Ik werkte in het voorjaar als receptioniste bij Buyle Legal, een internationaal advocate bureau in Elsene en ik ben vanaf augustus een nieuwe uitdaging aangegaan als receptioniste en administratieve medewerkster bij Redevco Retail Belgium.

Redevco staat voor Real Estate Development Company. Redevco is een Internationaal vastgoedbedrijf dat eigenaar is van zowat alle gebouwen in ons land waaronder: Inno Galerij, Zara, Sephora, Carrefour, Médiacité en nog meer.

SEPHORA Champs-Élysées

Média cité te Luik

Het bedrijft beheert een van de groots vastgoedportefeuille in België hier vind u het portfolio van het bedrijf terug. Ik ben dol op de vastgoedsector, ik ben graag op de hoogte van hoe alles te werk gaat van het tekenen van een contract om een nieuwe franchise op te stichten tot de development van het gebouw en de property en bij dit bedrijf krijg ik mijn dagelijkse dosis aan informatie.

Ik werk voornamelijk aan de receptie, hier voer ik 90% van mijn taken uit. Hierbuiten hou ik mij bezig met extra taken in het gebouw. Ik en mijn collega’s zijn het visitekaartje van het bedrijf ons uitstraling, manier van werken en omgaan met de klanten zet de toon. Mijn taken zijn vooral:

  • Het verzamelen en beheren van gegevens zoals bijvoorbeeld klantenbestanden
  • Het klasseren van documenten of gegevens
  • Aannemen van telefoons
  • Brieven en facturen opmaken en verzenden

Deze taken gecombineerd kunnen soms overweldigend zijn, daarom werken we altijd met minstens twee collega’s aan de receptie zodat de ene collega altijd voor de andere kan inspringen op drukke momenten. Het is dus belangrijk om nauwkeurig te werken, een goede teamspeler en vooral zeer klantgericht te zijn.

Het is verrijkend om in dergelijke grote internationale bedrijven te mogen werken en ervaring op te doen. Hopelijk krijg ik de kans om in de toekomst grotere verantwoordelijkheden op te nemen in andere meer bekende en invloedrijke multinationale bedrijven.  

Back to Brussels !

Brussel, elke student kijkt er weleens naar uit om in deze bruisende hoofdstad met een talloos aanbod aan universiteiten school te lopen. Als groentje koos ik voor de stad Mechelen, meer bepaald Thomas More. Hier bracht ik mijn eerste jaren door als jongvolwassene, waar ik opteerde voor de richting Bedrijfsmanagement met Internationaal Ondernemen als afstudeerrichting. Ik keek ik er al naar uit om mijn traject af te maken om zo de arbeidsmarkt in de hoofdstad te betreden.

Campus De Vest Thomas More Mechelen

Als een eerstejaarsstudent moet je wennen aan het reilen en zeilen van het studentenleven. Men heeft een mentor nodig die ons wegwijs maakt doorheen de campus. Iemand bij wie men terecht kan indien men vragen heeft en deze op een effectieve manier kan behandelen. Thomas More schoot jammer genoeg op verschillende vlakken te kort. Ik besloot dus om van school te veranderen en mijn avontuur voort te zetten in Brussel.  

James ( STIP) Student Service Desk van Thomas More

Naar mijn verbazing keerde ik sneller terug dan ik ooit had durven denken. Het pendelen van Jette naar Mechelen vergde veel geduld. Naast de reistijd kreeg ik te maken met verstoord treinverkeer. Bovendien waren de vroege en late lessen een bijkomend probleem. Dit was de doorslag voor mijn beslissing om mijn studies verder te zetten in Brussel.

Bij het zoeken naar een eventuele hogeschool kwam ik meteen op de website van de EHB terecht. De website en de visie van de school wekten mijn interesse. Daarnaast biedt de hogeschool ook diensten en voorzieningen aan die ook meteen mijn aandacht trokken waaronder:

·         Informatieve & uitgebreide website

·         Uitgebreide keuze in studies

·         Richting Office Management

          Bedrijfsmanagement

          Marketing

          Stage (al in het eerste jaar!)

          Computervaardigheden (bedrijf gerelateerde vakken)

·         Uitgebreide diensten & voorzieningen ter ondersteuning van de studenten

·         Makkelijk bereikbaar (telefonisch, mail, bus, metro enz.)

Mijn keuze was snel gemaakt. Erasmushogeschool heeft meerdere campussen, één daarvan is Campus Dansaert ook wel de Campus Management Media en Maatschappij genoemd (MMM). Deze campus bevindt zich in hartje Brussel, niet ver van een heleboel culturele centra en jongerenzaken. Het is, zoals eerder vernoemd makkelijk te bereiken via het openbaar vervoer en is bovendien omringd door een tal andere hogescholen van de Franstalige gemeenschap.

EHB biedt een aangepast schooltraject voor iedere student zonder restricties, die hiervoor de nodige begeleiding krijgt. Voor een student zoals mij, die al een jaartje hogeschool achter de rug had was dit van groot belang. Ik werd begeleid in het kiezen van de gepaste richting n.a.v. de lessen en het traject dat ik wenste te volgen. Het voordeel was dat ik mijn vrijstellingen verkreeg en zo gemotiveerd aan een nieuw avontuur kon beginnen.