Auteursarchief: hanyfai.amelia.yamovoto.kelewe

HR Consultant bij Randstad Brussel

Hallo

Ik ben Hanyfaï Yamovoto.

Dit jaar rond ik mijn opleiding Office Management aan de Erasmus Hogeschool te Brussel af. In mijn laatste jaar heb ik de kans gekregen om gedurende een periode van 12 weken stage te lopen in een bedrijf naar keuze. Mijn keuze viel voor Randstad Brussel(Muntplein). Randstad is een Nederlands bedrijf gespecialiseerd in uitzendwerk en HR-diensten.

Sinds 14 maart loop ik stage op de NRU als Consultant Customized Solutions voor Action Team 1. Team 1 heeft in totaal 42 Action winkels verspreidt in Vlaams-Brabant, Oost-Vlaanderen en Antwerpen.

De taken die ik voor Team 1 uitvoerde waren:

  • Planning: De openstaande shiften boeken door opzoek te gaan naar een uitzendkracht.
  • Selectie: De uitzendkracht screenen zodat we een overzicht hadden van de profielen die we op gesprek stuurden naar de winkels.
  • Administratie: De loonstaten, contracten, dossiers van de uitzendkrachten opvolgen en verwerken.

Door te klikken op dit filmpje krijg je een overzicht van hoe een typische stagedag eruit ziet. Ben jij opzoek naar een stageplaats in de HR? Aarzel dan zeker niet om jouw stage hier te lopen.

Veel kijk plezier!

Op kantoor bij Flinn Law

Onthaal

Yamovoto Hanyfaï Amelia is mijn naam. Ik ben een tweedejaarsstudente Office Management. In het kader van de opleiding krijgen we de mogelijkheid om al vanaf ons 1e jaar op stage te vertrekken, om zo voeling te krijgen met de realiteit van de job als toekomstige Office Manager.

Dit jaar was mijn zoektocht naar het vinden van een stageplaats moeilijker dan verwacht. Sinds de pandemie zijn veel bedrijven moeten overschakelen naar telewerk, wat voor sommige bedrijven nieuw was en ervoor zorgde dat een stagiaire accepteren voor meer chaos zou zorgen.

Na lang zoeken heb ik een stageplaats gevonden bij Flinn Law. Flinn Law is een advocatenkantoor gelegen in Brussel (Elsene). Zij zijn gespecialiseerd in: vennootschaps- en handelsrecht, recht inzake geschillenbeslechting, distributierecht, arbeidsrecht, EU- en regelgevend recht,  familierecht en privaat cliëntenrecht, IP/IT-recht & beroepsuitoefening en ethische regelsrecht. 

Het team bestaat uit 12 advocaten, waarvan 5 partners, 4 vennoten en 3 raadsmannen. Flinn Law staat voor: Fusing Law & Innovation.

Mijn takenpakket bestond uit: Administratie, dossiers aanmaken, postbehandeling, agendabeheer, interne communicatie, organisatie & vertalingen. Tijdens de 6 weken heb ik mij ook bezig gehouden met 2 projecten.

Project 1: Ervoor zorgen dat hun bedrijf duurzaam onderneemt door acties te implementeren. Voor dit project heb ik op Word een affiche aangemaakt met verschillende ondernemende acties die ze eventueel kunnen ondernemen om aan te tonen dat ze aan duurzaamheid doen en zich ervoor engageren. Het was een leuk project omdat ik totaal vrij was en geen richtlijnen kreeg hoe het eruit moest zien.

Project 2: Hun bibliotheek digitaliseren. Advocaten verzamelen een zeer groot aantal documenten, boeken en tijdschriften, wanneer ze voor een dossier veel onderzoeken doen. Het is voor de Management Assistant belangrijk om het werk van een advocaat te vergemakkelijken. Het doel van dit project was om een database met digitale documenten te gaan hernoemen naar een gepaste titel. Met andere woorden: Ik moest alle pdf-bestanden lezen en een gepaste titel zoeken om de zoektocht naar hun trefwoorden te versimpelen.

Ik kreeg de gelegenheid om tijdens mijn stageperiode te mogen notuleren tijdens belangrijke vergaderingen. Een vergadering notuleren met juridische termen was niet makkelijk maar ik ben blij dat ik het heb aangeleerd.

Logo

Mijn stageperiode bij Palmyra

Hanyfaï Amelia Yamovoto is mijn naam. Ik ben een eerstejaarsstudente Office Management. In het kader van de opleiding krijgen we de mogelijkheid om voor een periode van drie weken stage te lopen in een bedrijf naar keuze om op die manier de voeling te krijgen met de realiteit van de job als toekomstige Office Manager. 

Ik heb gekozen om dit jaar stage te lopen bij Palmyra. Palmyra is een nieuw woonzorgcentrum gelegen in Drogenbos en die veel belang hecht aan zijn huiselijke warmte in alle residenties van Vulpia. Wonen en zorgen staan voor hun op hoog niveau. Ze hebben de kamers zo gedetailleerd mogelijk ingericht naar de noden en het comfort van hun 120 bewoners.

Mijn bureau

Palmyra heeft niet alleen een speciaal interieur, maar biedt de bewoners op elk verdiep een bubbelbad, een kapper, een schoonheidssalon en een fitnessruimte aan. De buitenomgeving is erg groen. Palmyra heeft een rolstoelvriendelijke brug over de Zenne die verbonden is met het natuurgebied. De bewoners kunnen de moestuin, het dierenboerderij en ook het speelplein bezoeken. Voor de bewoners met dementie, werd een aparte, vrije toegang met veel kruiden aangelegd. 

Wat voor een toekomstige Office Manager leuk kan zijn, is dat ze in alle sectoren terecht kunnen. Ik zag de mogelijkheden van mijn takenpakket voor het eerst via het elektronisch platform “Canvas” onder de module “taken”. Onmiddellijk zag ik dat we als stagiaire veel konden uitvoeren en er veel variatie zou zijn. Ik werkte op de administratieve afdeling van Palmyra.

Het takenpakket van de stagiaires bestond als volgt: postbehandeling , administratie, agendabeheer, interne en externe communicatie, receptie & onthaal, organisatie, financiën, ICT, Vertaling en nog veel meer.

Postbehandeling

Toen ik op mijn stageplaats aankwam was het effectief het geval was. Alle taken die ik kreeg werden op een andere manier uitgevoerd.  Sommige taken werden dagdagelijks uitgevoerd, zoals de postbehandeling. De postbode kwam de post om 8u45 brengen en ik deelde het nadien om 9u uit. 

Er vindt elke week tenminste één vergadering plaats. Soms gaat het over de kwaliteit van de services (zorgen, catering, klachten van familie,… De aanwezigen zijn vaak de directie en de hoofdverpleegkundige. Ze bespreken enkele agendapunten die volgens hun beter moeten. De vergadering gaat door in het Frans omdat meer dan de helft van de medewerkers Franstalig zijn. Om het voor de Nederlandstalige collega’s makkelijker te maken, worden alle vergaderingsverslagen vertaald van Frans naar Nederlands om zo geen taalbarrière te creëren. Tijdens mijn stageperiode heb ik verslagen mogen vertalen. 

Ik kreeg de gelegenheid om tijdens mijn stageperiode elke dag te kunnen meehelpen bij de onthaaldienst. Externe telefoontjes moet ik naar de juiste persoon doorverbinden (bewoners, directie of hoofdverpleegkundige). Als stagiaire is het altijd leuk om mee te helpen bij de onthaaldienst omdat je dan in contact komt met externe klanten, (leveranciers, families,..). 

Ik ging graag naar mijn stage omdat niet alle dagen op elkaar leken en zeker omdat ik contact had met de bewoners. Het personeel, mijn collega’s en de bewoners waren heel aangenaam en sympathiek. Op 19 februari 2020 mocht ik samen met een andere stagiaire enkele bewoners vergezellen in het museum. Het was een hele leuke namiddag omdat ik de hele dag niet op kantoor moest blijven.

Ik zou Palmyra zeker aanraden aan mensen die een job zoeken in de medische sector. Je hebt zowel contact met verpleegsters, bewoners en hun familie omdat je met hen een soort band  creëert.  Er is variatie in uw takenpakket. Er is geen doorgroeimogelijkheid maar wel meer verantwoordelijkheid. 

Palmyra maakt deel uit de 42 residenties van Vulpia.