Auteursarchief: jennifer.kepel

The Council for Alien Law Litigation : almost one year

 

Where has the time gone by hein???

I cannot believe it, it’s almost been a year (in 21 days to be precise) since I became the secretary of our First chairman.  It all started with a simple request and a yes. All I really wanted was to gain some insight and crawl for a couple of weeks in the skin of an “officer manager” in order to gain some experience .

Like I’ve explained during one of my previous post I used to be a “registry officer”. I really liked my previous jobrole but felt ready career wise for a new challenge and thought that this opportunity would make me gain the experience required. The old secretary had found a new job so I jumped on the occasion to make myself usefull and be an added value. Little did I know that after two months the First chairman and my new manager wouldn’t want me to leave 🙂 (never be afraid to create opportunities for yourself guys you never know what door your eagerness to learn open!) 

So as of now I am in charge not only of my personal and work agenda but I also manage the agenda of our First chairman. I read his mails on daily basis and reply to those I can. I prepare his monthly meetings and those of all the presidents of the Council. I also help organise several events like our yearly ‘quiz night’. I answer many phone calls and make a lot of lunch and dinner reservations. One thing I’ve come to realize the last couple of months is that an “officer manager” should be quick to adapt to various scenes and situations and be a good listener.

“What is it that you love the most about your job you may ask?”. Well, except for also being the one who makes the coffee all the rest!

 

 * On the left First Chairman on the right chairmen of CALL


 

Sneak preview of (just) another day at the office

Hi there,

As some of you wonderful readers out there may perhaps (or not) already know I work as a registry officer at the Council for Alien Law Litigation (CALL). In few words CALL is the independent administrative court (founded in September 2006) that re-examines negative decisions taken by The Office of the Commissioner General for Refugees and Stateless Persons (CGRS) against asylum applicants. Depending on the individual’s situation, applicants have 5,10,15 or 30 calendar days after notification of the CGRS’ decision to submit their appeal (this appeal puts on hold the current decision). After examination, the CALL will then confirm the decision (refusal) or reverse it (granting the status previously refused).

Now as a registry officer my main role doesn’t only consist of coordinating general office activities and operations and to secure efficiency and compliance to our company policies but also contributing in sustainable growth in the number of appeals that gets handled.
Administrators are crucial to effective and efficient day-to day operations of any company. The role of an administrator involves a great deal of multitasking. Our clerk is responsible for various administrative tasks such as: ‱ the verification of appeals (are submitted appeals comply with legal requirements) ‱ preparations of court cases ‱ enrolment of new appeals ‱ management of client files ‱ creation and updates of records and databases ‱ assistance of colleagues whenever necessary ‱ management of phone calls and correspondence (e-mail, letters, packages) ‱ sorting and distribution of incoming and outgoing post 


I usually start work round 8:30/9:00 o’clock but today due to the delay of my train I arrived just on time.

Okay, so putting first thing first after I’ve made myself comfortable I tend to go and grab myself a cup of coffee before settling at my desk.

Whilst enjoying every single sip of my latte I usually: take out my journal to see if I need to finish off any tasks of the previous day, check any unread mails and plan out my day.

As for today I first of all scanned and added all our incoming correspondence into our “post database” and answered a few phone calls.

I then sorted the incoming correspondence by category and added them to the other piles of appeals that need to be handled.

Once every blue moon it is also expected of us to act as a jack of all trades so I decided to lend my hands to one of the logistics staff member seeing he was off duty ( and a little behind with his schedule) by helping him relocate some of our pending files into another storage place. Spending an entire afternoon lifting and moving heavy files really saved me a day’s trip to the gym. I was beyond exhausted but at the same time happy to have burned a few calories!

 

 

Le Conseil fĂȘte ces 10 ans…

Je vous raconte comment un jeudi ordinaire au sein de l’équipe du Conseil du Contentieux des Etrangers – service oĂč je travaille – s’est tournĂ© en journĂ©e de surprises.

Tout d’abord il fallait prendre une photo collective avec les collĂšgues. Certains l’avaient dĂ©jĂ  qualifiĂ©e comme ‘photo de classe’, terme lĂ©gĂšrement pĂ©joratif. Pourtant une fois le moment venu, tout le monde se pressait, question de s’assurer que sa trace resterait au sein du Conseil du Contentieux. Le rendez-vous pour la photo Ă©tait fixĂ© Ă  15h30 dans la cour de l’immeuble. Plusieurs prises Ă©tait nĂ©cessaires vu que certains cherchaient Ă  sortir du lot en faisant le dab (signe de victoire).

Le deuxiĂšme rendez-vous de ce jour mĂ©morable Ă©tait fixĂ© Ă  16h Ă  la salle de rĂ©union du 1er Ă©tage. Une activitĂ© visant Ă  renforcer l’esprit d’équipe entre collĂšgues a abouti Ă  l’organisation d’un quiz musical, suivi d’un karaokĂ©. Les membres du Service de Communication s’en Ă©taient chargĂ©s, ainsi que de la dĂ©coration de la salle. Quelle surprise! En tout onze Ă©quipes ont tentĂ© de trouver des rĂ©ponses aux questions du quiz. GrĂące au bar avec ample choix de boissons et aux sandwichs, de plus en plus de collĂšgues se sont risquĂ©s Ă  chanter devant les autres. Ambiance conviviale et objectif atteint! Dab!

 

“Waarmee kan ik u van dienst zijn?”

Helloooooooo there!!!

Eerst en vooral wil ik mezelf even voorstellen. Ik ben een twenty-something jaar oude vrouw die heeft besloten dat ze, na een zeer lang sabbatjaar na haar hogere studies, meer dan ooit tevoren klaar is om waar ze ooit mee begonnen was af te maken!

JJMMDD-Jenniferkepel (2)De drie komende jaren zullen alles behalve makkelijk zijn. Dit kan ik na de afgelopen maanden in mijn nieuwe statuut als werkende student al zeker bevestigen. Maar zoals wordt gezegd ‘waar een wil is, is een weg’. Als je vastberaden bent, je vrije tijd en hobbies eventjes opzij kan zetten (om meer precies te zijn voor de komende drie jaren) en je kan focussen op je studies, zou het behalen van een bachelor, zelfs wanneer je voltijds daarbij werkt, toch moeten lukken.

Geloof mij dat het combineren van een voltijdse baan als administratief bediende bij de griffie van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, met hogere studies, mijn drukke leven alles behalve saai maakt.

De Raad voor Vreemdelingenbetwistingen is een onafhankelijk en administratief rechtscollege. Bij de Raad kan er beroep worden aangetekend tegen beslissingen van het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatslozen, beslissingen van de Dienst Vreemdelingenzaken en tegen alle andere beslissingen die genomen zijn met toepassing van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen (= Vreemdelingenwet).

RvVDe Raad voor Vreemdelingenbetwistingen werd opgericht tot hervorming van de Raad van State, bij wet van 15 september 2006. De Raad voor Vreemdelingenbetwistingen werd daadwerkelijk opgestart op 1 juni 2007.

Het doel van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen is o.a. rechtsbescherming bieden tegen het overheidsoptreden inzake vreemdelingenbetwistingen, het garanderen van kwalitatieve rechtspraak, de wettelijke termijnen respecteren waarbinnen een beroep moet worden behandeld, de achterstand van dossiers verder wegwerken (en voorkomen), en eenheid van rechtspraak nastreven.

De Raad staat onder leiding van een eerste voorzitter en is onderverdeeld in verschillende diensten, namelijk de horizontale en de verticale.

De verticale diensten omvatten de kamers. De Raad bevat negen kamers, opgesplitst in kamers voor zowel de Nederlandstalige, de Franstalige als de Duitstalige procedure. Elke kamer bestaat uit een kamervoorzitter, rechters in vreemdelingenzaken, een coördinator, attachés/juristen en griffiers.

De horizontale diensten omvatten de griffie, het onthaal, de tolkendienst, maar ook de algemene diensten zoals Personeel & Organisatie, budget en beheer, ICT, interne en externe communicatie, logistieke ondersteuning en een juridische dienst.

De griffie staat onder leiding van de hoofdgriffier en een functionele chef.

JJMMDD-Jenniferkepel (4)Als griffiemedewerker houdt mijn dagelijks takenpakket het volgend in:

– nakijken of het beroep voldoet aan de wettelijke vereisten
– de inkomende beroepen op de rol plaatsen: de gegevens registreren in de daarvoor bestemde database ‘Laurentide’
– het dossier opmaken
– de inkomende beroepen overmaken aan de verwerende partij
– het klasseren van verdere inkomende briefwisseling van zowel de verzoekende als de verwerende partij
– het voorbereiden van verschillende soorten zittingen: o.a het opmaken van allerlei brieven, bestreden beslissingen inscannen, het zittingsblad opstellen, het voorbereiden van ontwerparresten voor de magistraat, enz.
– arresten betekenenJJMMDD-Jenniferkepel (3)
– mails beantwoorden vanuit de daarvoor voorziene ‘griffie mailbox’
– telefonische oproepen beantwoorden
– klasseren van dossiers in het archief
– zoeken van dossiers voor de coördinatoren van de kamers
– het boeken en verwerken van de in- en uitgaande betalingen voor dossiers waarin er ‘rolrecht’ dient te worden betaald: dit is uitsluitend een taak voor de Rekenplichtige en de daarvoor aangestelde assistent(en).