Auteursarchief: malhaury.delmeiren

Stage Timesmore als Client Support

Hallo, mijn naam is Malhaury Delmeiren. Sinds 15 maart 2021 werk ik als stagiaire Client Support voor Timesmore. Timesmore is een zakencentrum opgericht in 2006 door mijn verantwoordelijke, Kristel De Prins. De voorbije 15 jaren is het zakencentrum gegroeid en telt het meer dan 20 bedrijven als klanten.

Ingang van het gebouw Timesmore

Alle klanten van Timesmore

 

 

Timesmore biedt verschillende diensten aan zijn klanten (die uiteraard bedrijven zijn):

  • Privé Kantoren met een helder zicht op het Saint Michel college of privétuin
  • Virtuele kantoren die toegang bieden tot een adres, een telefoonnummer en een zakelijke dienst
  • Een coworking ruimte waar bureaus toegankelijk zijn in een kalm en geventileerde ruimte
  • Een privétuin waar evenementen kunnen worden georganiseerd
  • Vergaderruimtes
  • Postbehandeling
  • Behandelen van inkomende mails en telefonische oproepen

In dit filmpje ziet u kort hoe mijn dag als receptioniste binnen Timesmore er uit ziet:

  • Elke ochtend komen we 30 minuten vroeger aan om het gebouw in orde te zetten voor de klanten. Hiermee bedoel ik alle lampen aanzetten, koffiemachine aanzetten, stoelen mooi plaatsen enzovoort.
  • Agendabeheer: elke dag houden we de agenda in het oog voor onze to do’s en reserveringen van vergaderzalen of afspraken
  • Postbehandeling: elke dag krijgen we post voor onze klanten of mijn verantwoordelijke. Deze moeten we sorteren en in de nodige postbakjes plaatsen.
  • Offertes analyseren voor toekomstige evenementen en dergelijke
  • Koffie of thee klaarmaken voor klanten
  • Strategie meeting met de team
  • Vergaderzalen klaarmaken voor klanten: het is van belang dat het nodige materiaal ter beschikking is tijdens de vergadering maar ook extraatjes zoals water, papier, koffie enzovoort
  • Telefonische oproepen behandelen
  • Voor vertrek: het in orde brengen van het gebouw voor het vertrekken

 

Stage telewerk bij LolaLiza

Hallo iedereen,

Mijn naam is Malhaury Delmeiren. Ik heb de kans gekregen om 3 weken stage te lopen bij LolaLiza als stagiair Facility Assistente in Brussel. Werken voor een modebedrijf was zeker een leerrijke en leuke ervaring. Rond de helft van mijn stage kwam de opkomst van de COVID-19 in ons land waardoor ik enkeldagen aan telewerk heb moeten doen. Hier lees je hoe ik het allemaal beleefd heb.

Bron: https://www.lolaliza.com/be-nl/over_ons/discover-lolaliza.html

 

 

 

 

 

 

In het tweede jaar moet je een stage verrichten van minimum 6 weken, maar de omstandigheden van de COVID-19 werd mijn stageperiode verkort.  Ik heb enkele dagen nog aan telewerk kunnen doen. Maar bij de sluiting van alle LolaLiza winkels en hoofdkantoor was er geen werk meer voor mij en stopte mijn stage.

Ik kreeg de kans om als Facility Assistente te werken voor mijn Facility Manager, Robbert Plog. Op mijn eerste dag kreeg ik meteen een persoonlijke badge, met mijn naam er op, om binnen het gebouw te geraken. Je maakt hier effectief deel uit van hun team. Hun hoofdkantoor bestaat uit meerdere departementen verspreid over het hele kantoor. Ik werkte dus voor het departement Facility Management dat uit 3 groepsleden bestaat, namelijk mijn manager, jobstudente en ikzelf.

Maar wat heb ik nu allemaal geleerd? Als stagiaire Facility Assistente krijg je bij LolaLiza de kans om van alles te proeven.

Ik ben gestart door hun platform RetailDrive te leren kennen en structuren. In hun platform vind je alle documenten terug bij de toebehorende winkel, gegevens van leveranciers, planning van interventies, een lijst met al hun winkels en nog veel meer. Maar op mijn eerste stagedag was er helemaal geen structuur in hun platform, alle documenten zaten door elkaar. Ik heb verschillende mappen aangemaakt per soort document bij de toebehorende winkel.

Natuurlijk heb was dit maar het begin van alle taken die ik zou moeten uitvoeren. Hier zal ik jullie een mooi beeld geven van wat ik precies heb moeten doen, maar van thuis uit.

Ten eerste maak ik steeds een to-dolijst met alle taken die ik in die dag moet maken, zodat ik een mooi krijg van wat een prioriteit is en wat snel gemaakt kan worden. Mijn to-dolijst hou ik steeds dicht bij me om niets te vergeten. Nadien ga ik op

mijn persoonlijke LolaLiza mailbox en behandel ik een aantal mails. Meestal stuurt mijn manager mails door die ik mag behandelen of documenten dat ik moet opslaan in hun platform. Het zijn bijvoorbeeld documenten over een onderhoud van de airco in een LolaLiza winkel, en sturen het bewijs door. Die documenten zijn belangrijk om op te slaan om steeds een bewijs te hebben van een interventie.

Soms krijgen we bepaalde vragen via mail doorgestuurd omdat ze een probleem hebben met een deur, de airco, lampen. Op elke mail moet er een antwoord gestuurd worden, en proactief naar een oplossing zoeken. In deze situatie zoek in naar een leverancier dat vaak een onderhoud voert in die winkel, en plan ik een interventie voor die winkel.

Soms zijn er documenten die ik nog in hun map moet klasseren, zoals een factuur of een contract. Het zijn meestal oude documenten maar ze blijven belangrijk. Meestal krijgen we nu alles via mail van onze leveranciers. Deze worden dan elektronisch opgeslaan. 

Meestal moet ik bepaalde gegevens bewerken

in hun Excel bestanden. Ze beschikken over verschillende bestanden maar ik heb vooral in het bestand over schoonmaak en ruiten gewerkt. In deze documenten slaan we de uren van de schoonmaak van winkels en ruiten op in het document. Deze uren ontvangen we via mail van de LolaLiza winkels. Dit dient als bewijs bij het ontvangen van een factuur. We kunnen de uren vergelijken van het bestand en hun factuur.

Nadat mijn to-dolijst af is, maak ik een beschrijving van mijn taken in mijn notitieboekje voor mijn stageverslag.

Doordat ze de winkels hebben moeten sluiten, kreeg ik minder taken dan ik er in begin had. Maar het was genoeg om een dag bezig te houd

en en als extra hulp te dienen.

Dankzij mijn stageplaats kreeg ik een mooi beeld van wat een Facility Manager doet en hoe een modewerk te werk gaat achter de schermen.

Heb jij deze blog gelezen omdat je wilt weten hoe een stage bij LolaLiza in elkaar zit? Dan kan ik maar een kort antwoord geven: de moeite w

aard! Je leert veel bij in een leuke omgeving.

Stage ervaring bij Tempo Team

Mijn naam is Malhaury Delmeiren. Ik ben een eerstejaarsstudent in Office Management. Ik heb in Februari drie weken stage gelopen bij het Tempo-Team kantoor aan de Brouckère in  Brussel. Tempo-Team is al meer dan 45 jaar een HR-dienstverlener, ook wel uitzendbureau genoemd. 

Ik werkte in het departement Horeca & Retail, wat de verkoop betreft zoals kassamedewerkers en winkelmedewerkers. Mijn takenpakket was niet gemakkelijk maar ik heb steeds mijn best gedaan om het te snappen en door te werken. Ik wist steeds wat er van mij werd verwacht. Er waren niet altijd dringende deadlines maar voor hen was het belangrijk dat mijn taken zo goed mogelijk werden uitgevoerd. Tijdens mijn stage heb ik geleerd om prioriteiten te leggen i.v.m. mijn taken. Taken werden steeds uitgevoerd zoals gevraagd en ze nam op momenten ook het initiatief om een aantal taken op zich te nemen.

  • Administratie: planning invullen, lijst werkzoekenden, inschrijvingsattesten printen
  • ICT: Word en Excel (gegevens verwerken en lijst maken), DUO (ontvangen documenten opslaan in kandidaatsprofiel)
  • Rekrutering (voorselectie maken): A.d.h.v. vacatures de gepaste kandidaten via Eureka opzoeken. Bij interessante kandidaten bel ik ze op om hun CV op te vragen, gesprek mee voeren. Bij interessante kandidaten geef ik alle gegevens door aan mijn collega’s.
  • Functionering in het Frans en Nederlands

Ik vond het een zeer educatieve stage en ik kon niet beter verwachten voor mijn eerstejaarsstage. Het was maar een stage van 3 weken, maar tijdens die 3 weken bloeide ik uit, groeide mijn zelfvertrouwen en heb ik veel bijgeleerd. Ik vond dit een ideale stage om te beginnen binnen het opleiding Office Management. Ik vond het geweldig toen ze me op het einde van mijn stage voorstelde om er als jobstudent te werken. Ik raad het alle eerstejaars aan.

Auteur: Malhaury Delmeiren van 1OMb