Auteursarchief: prudence.andre.nzinga

Buitenlandse stage Discover Lisbon

Ik ben Prudence. Ik heb twee maanden stage gelopen bij Discover Lisbon in Portugal, van 21 februari tot 25 april. Ik heb mijn stageplek heel toevallig gevonden. Ik wou eigenlijk naar Frankrijk gaan om mijn Frans te verbeteren. Maar omdat ik niets vond en de deadline steeds dichterbij kwam, besloot ik om mijn zoektocht uit te breiden naar heel Europa. Zo kwam ik terecht bij het rekruteringsbedrijf Placement in Portugal, die mij een stage voorstelde bij Discover Lisbon.

Discover Lisbon is een touroperator in het centrum van Lissabon, opgericht door 3 Portugezen in 2016. Er zijn 4 managers, 2 officiële gidsen, 2 coördinatoren, en stagiairs die het hele jaar door komen en gaan.

Discover Lisbon is bekend voor het aanbieden van gratis tours, betalende tours en pubcrawls. De tours worden gegeven door lokale bewoners die alles weten over de stad. Ze nemen je mee door karakteristieke wijken en onthullen de geheimen van de stad, terwijl je geniet van de mooie skylines en nieuwe vrienden maakt. Ze richten hun diensten dus op toeristen die verblijven in en rond Lissabon, die geïnteresseerd zijn in een leuke en educatieve rondleidingen door de stad.

De missie van Discover Lisbon is het verbinden van lokale gidsen met toeristen om hen te helpen Lissabon te ontdekken. Ze willen het grootste toeristenorganisatie worden in Lissabon, door tours in verschillende talen aan te bieden. Zo worden er rondleidingen aangeboden in het Engels, Frans en Spaans. De betalende tours worden daarboven ook aangeboden in het Portugees en Chinees.

Het bedrijf heeft de volgende afdelingen; Social Media, Back Office, Marketing, Finances en Public Relations. Ik liep stage op de afdeling Back Office met 2 andere studenten. We werken onder begeleiding van de manager Patricia. Elke dag werkt er 1 student op kantoor, terwijl de andere twee op de meeting point zijn.

Het kantoor is verdeeld over een boven en benedenverdieping. Op de bovenverdieping zit het partnerbedrijf PIP, dat staat voor Placement In Portugal. Zij dienen als het HR bedrijf van Discover Lisbon. PIP rekruteert de studenten voor Discover Lisbon. Ook bieden ze helpt met het vinden van accommodatie, bureaucratische problemen en transport. Op de benedenverdieping zit Discover Lisbon. We werken op een klein kantoor met 4 bureau’s. de werkuren waren van 9 tot 5, met een pauze van 13 tot 14 uur.

Ik werkte voor de Back Office en Marketing afdeling. Tijdens mijn stage heb ik de volgende taken uitgevoerd; Correspondentie, vergadering, administratie, interne en/of externe informatieverzameling, telefoon, ICT en andere taken.

Geen enkele dag op werk was hetzelfde. Hieronder zie je mijn werkdag op 27 februari.

Op deze donderdagochtend begon mijn dag om 9 uur op Rossio Square. Rossio Square is de meeting point voor de tours van Discover Lisbon. Elk persoon dat op Rossio Square aankomt, moet een foto maken van het plein zodat de manager weet dat je er bent. Ik was verantwoordelijk om te controleren als de gidsen op tijd komen en vertrekken. Er zijn enkele stagiaires die elke dag langs hostels gaan om toeristen te vinden die op tour willen gaan. Ik noteer hoeveel gasten ieder stagiaire meeneemt en op welke tour de gasten gaan. De tours beginnen om verschillende tijden, namelijk om 10 uur, 10:30 uur, 11 uur, en 11:30 uur. Daarna wacht ik nog een half uur voor het geval dat er laatkomers zijn. Hier maak ik een rapport van, dat het “morning report” wordt genoemd.

Om 12 uur ging ik met een collega lunchen bij Times Out Market. Dit is een bekende food hall in Lissabon, met 35 kiosken die Portugese specialiteiten aanbieden.

Om 13 uur was ik op kantoor om mijn taken uit te voeren. Die bestonden die dag vooral uit het contacteren van gasten die een reservatie hadden, maar niet zijn gekomen. Ik belde elk persoon op met de app VoIP. Als er niet werd opgenomen liet ik een voicemail bericht achter of stuurde ik een mail. Verder reageerde ik op inkomende e-mails en zette ik de online reservaties in het systeem.

Om  17 uur was de werkdag voorbij. De CEO van het bedrijf, André, had een teambuilding activiteit gepland. We gingen met z’n allen iets drinken en speelde spelletjes. Aan de hand van deze spelletjes hebben we elkaar beter leren kennen. Zo vormden we een vriendengroep met alle stagiaires. We spraken ook enkele keren af in onze vrije tijd.

Helaas moest ik na 4 weken terug naar België vliegen door het Coronavirus. Er was nog een ander meisje uit België, dus we hadden samen het vliegtuig genomen. De 4 weken in Lissabon waren erg leuk en onvergetelijk. Het was mijn eerste keer weg van huis en ik heb er erg van genoten. Ik raad elk student aan om een stage in het buitenland te doen.

Stage bij Mars Belgium

Ik heb mijn stage afgelegd bij Mars Incorporated. Dit is een commerciële multinational. Mijn stageperiode was van maandag 4 februari tot en met vrijdag 22 februari.

Mars Belgium maakt deel uit van Mars Incorporated. Er zijn twee locaties met meer dan 400 werknemers die trots zijn om te werken voor Mars.

Het kantoor in Sint Stevens Woluwe ligt op een kleine afstand van Brussels Airport Zaventem en is de thuisbasis van de verkoop- en marketingafdeling, een belangrijke speler in de Belgische voedingsindustrie. De medewerkers zijn hier gespecialiseerd in de marketing en verkoop van de wereldberoemde chocolade, voeding en diervoedingsproducten. Het kantoor is ook een internationale eenheid met teams die op regionaal en wereldwijd niveau actief zijn voor alle segmenten van Mars en het hoofdkantoor van Royal Canin Belux.

Tijdens mijn stage heb ik mij vooral beziggehouden met agendabeheer en organisatie. Administratie, communicatie, financiën en ICT zijn ook aan bod gekomen. Bij Mars wordt er heel flexibel gewerkt. De meeste werknemers werken thuis dankzij de moderne technologie. Mijn stagebegeleidster heeft mij ook de kans gegeven om een paar dagen thuis te werken. Op die manier leer ik verantwoordelijk te zijn en zelfstandig te werken.

Ik heb van Mars voor 3 weken een laptop gekregen. Hiermee heb ik thuis ook kunnen werken, door verbinding te maken met de server van Mars. Hier heb ik al mijn administratieve taken op uitgevoerd. Ik heb een persoonlijke e-mailadres, code voor de printer en inloggegevens gekregen voor deze periode.

Skype en Outlook zijn de belangrijkste communicatiemiddelen binnen Mars. Skype wordt gebruikt voor conference calls en vergaderingen met collega’s in het buitenland. Deze worden gehouden in de vergaderruimtes.

Op de verdieping waar ik werkte zijn er drie vergaderruimtes. Deze beschikken allemaal over een grote dubbele scherm voor videogesprekken, vergadertafels en stoelen. Midden op de tafel staat er een apparaatje met een knop met een belicoon en een knop om de microfoon aan en uit te zetten.

Via e-mail worden intern vooral werk gerelateerde zaken besproken, zoals vergelijkingen van oude en nieuwe cijfers, nieuwe samenwerkingen en verplaatsingen van meetings en conference calls.

Extern wordt er bijvoorbeeld gecommuniceerd met taxibedrijven, hotels en reisagentschappen. Mars werkt met reisagentschap FCM. Zij plannen vooral de vluchten van de medewerkers.

Voor de boekhouding gebruikt Mars het programma MobileXpense. Hiermee worden alle uitgaven bijgehouden. Dit kan een parkeerkaart zijn, een vliegticket, Uber, of zelfs een koffie van de Starbucks. Zakelijk of privé, alles wordt geplaatst in MobileXpense.

ICT is cruciaal binnen een groot bedrijf zoals Mars. Er wordt gewerkt met het Microsoft Office pakket, Internet Explorer en Skype.

Binnen het Office pakket wordt er vooral gebruikt gemaakt van Outlook als communicatiemiddel en Excel voor gegevensbeheer.

Ik werd er vanaf dag één meteen ingegooid, wat ik totaal niet erg vond. Ik was er klaar voor om de uitdaging aan te gaan. Het was dan ook zeker geen saaie periode. Toen ik mijn taken kreeg was ik wel een beetje nerveus omdat er veel verantwoordelijkheid op mij gelegd werd. Ik was opeens verantwoordelijk voor het beheren van de agenda’s van twee directeurs.

Mars is een Amerikaans bedrijf, dus de voertaal is Engels. De communicatie in het Engels verliep heel goed. Ik was in het begin wat onzeker omdat mijn niveau niet zo hoog ligt als het niveau van de werknemers. Ik checkte mijn e-mails dan ook vaak dubbel voordat ik ze verzond.

Ik heb veel bijgeleerd over het beroep van Executive Assistant. De realiteit van het beroep is zeker anders dan wat je ziet in films en series. Zoals mijn verwachtingen heb ik veel tijd b

esteed aan agendabeheer en communicatie. Ik ben nu veel beter in plannen en stellen van prioriteiten. Ik vond van mezelf dat ik veel kennis had van IT, maar ik heb deze drie weken nog meer 

bijgeleerd dan ik al kende. De communicatie in het Engels verliep heel soepel. Het was niet zo ingewikkeld als ik had gedacht.

Ik ben blij dat het Mars team mij zag als deel van de groep en niet als alleen een st

agiair. Ze vertrouwden mij met hun informatie en taken. Ik heb mooie complimenten ontvangen tijdens mijn stage die mij zeker hebben gemotiveerd om een carrière als Office Manager te ambiëren.

Ik ben erg blij dat ik stage heb mogen lopen bij Mars, één van de grootste bedrijven ter wereld. Ik was erg gemotiveerd om te beginnen en ik keek erg uit naar mijn stageperiode. Ik ben dankbaar dat ik deze kans heb gekregen om als eerstejaarsstudent stage te lopen in een multinational.