Ik ben Tatiana Sortino, studente aan de Erasmushogeschool Brussel. Ik zit in mijn laatste jaar bacheloropleiding Office Management. Dit jaar heb ik de kans gekregen om 3 maanden bij Timesmore stage te lopen. Het bedrijf verhuurt office spaces, organiseert evenementen, behandelt telefonisch onthaal en nog veel meer ! Het bedrijf telt vier werknemers.

Vervolgens mijn takenpakket; Ik werkte voornamelijk aan de receptie, boekte vergaderzalen, zorgde voor postbehandeling en organiseerde enkele evenementen. Administratieve taken waren ook aanwezig. Ik scande, printte en maakte documenten op. Ik mocht ook facturen aanmaken voor de accounting afdeling.

Tot slot, raad ik je echt aan om stage te lopen bij Timesmore. Je takenpakket is zeker en vast divers. De medewerkers en klanten zijn ontzettend lief. Ze zullen je altijd steunen en aanmoedigen. Je krijgt ook de kans om met Zoho te leren werken. Met deze applicatie kan je facturen opmaken, taken plannen en klantenlijsten aanmaken. Kristel (de stagementor) zal er altijd voor zorgen dat je je goed voelt en dat je veel bijleert. 

Ik heet Tatiana Sortino. Ik ben een tweedejaarsstudent aan de Erasmushogeschool en volg de opleiding officemanagement. In de opleiding officemanagement kregen we de kans om in ons tweede jaar vanaf februari zes weken stage te lopen in een bedrijf naar keuze. Het bedrijf waar ik stage liep was Bpost. Mijn stageperiode startte op 22 februari en eindigde op 4 april.

Bpost is een “belgisch” bedrijf. Het bedrijf bevindt zich in de tertiaire sector en is een naamloze vennootschap. De onderneming is een postbedrijf maar ook een groeiende partner voor pakjes- en omni-commercelogistiek in Europa, Noord-Amerika en Azië. Het verleent diensten zoals het leveren en verzenden van pakjes en brieven. Ze verkopen ook goederen zoals brieven, postzegels, … Het etablissement heeft +- 36.000 medewerkers in België. In 2020 bedroegen hun totale bedrijfsinkomsten 4.154,6 miljoen euro.

Wegens Corona ben ik helaas maar vier keren op kantoor kunnen gaan en zag maar elke keer een leeg bedrijf. Gelukkig heb ik mijn collega’s dan toch digitaal kunnen zien via Teams tijdens het telewerken .

De afdeling waarvoor ik mocht werken was Talent Acquisition Strategy een onderdeel van de Human Resources. De afdeling zorgt voor het beheer van tools, projecten en processen die recruiters helpen hun werk optimaal te doen. Men probeert het leven van de recruiters gemakkelijker te maken. Dit betekent: Employer branding, rekruteringsinstrumenten en -databases, enz.

Ik werkte als administratieve medewerker. Mijn takkenpakket was uitgebreid. Gedurende die zes weken kreeg ik meestal vertalingen omdat ik dit zeer graag doe. Ik vertaalde belangrijke berichten van het nederlands en engels naar het frans en omgekeerd. Vervolgens maakte ik ook gebruik van Excel om een overzicht op te stellen van alle NPS scores (commentaren over Bpost). Ik categoriseerde de commentaren en enkele categorieën waren: Positief, Negatief, Functievereisten, enz… Vervolgens verzamelde ik alle namen van de managers van een lijst van enkele medewerkers in Excel. Dit was belangrijk omdat iemand hen dan een belangrijk bericht ging sturen. Voor Talent Acquisition (andere afdeling) maakte ik vacatures op zodat deze op de oorspronkelijke vacature op Cornerstone leken en plaatste ik deze vervolgens op de site van de VDAB. De administratieve taken die ik bij Bpost uitvoerde waren het opmaken, printen, klasseren van documenten. Hiernaast kunnen jullie zien hoe één van mijn stageweken in mekaar zat.

Voor mij was het een korte periode en zal ik dit zeker missen. Het was echt interessant om het te beleven en het was ook leerrijk. Ik voelde dat mijn collega’s mij echt vertrouwden en mij verantwoordelijkheden gaven. Mijn werkomgeving was zeker aangenaam omdat ik thuis was. Ik voelde me zeker ondersteund en het was een familiale sfeer elke keer dat we mekaar contacteerden.

Ik heet Tatiana Sortino. Ik ben een eerstejaarsstudent aan de Erasmushogeschool en volg de opleiding officemanagement. In de opleiding officemanagement kregen we de kans om in ons eerste jaar in februari drie weken stage te lopen in een bedrijf naar keuze. Het bedrijf waar ik stage liep was Ricoh Belgium. Mijn stageperiode startte op 3 februari en eindigde op 21 februari.

Ricoh Belgium is een Japans bedrijf. Het bedrijf is een wereldwijde kantoorapparatuur leverancier die ook diensten verleent zoals digitale documentlogistiek en IT-consultancy om organisaties te helpen om hun bedrijfsprocessen en informatiebeheer anders en beter in te richten. Het bedrijf bevindt zich in de tertiaire sector en is een naamloze vennootschap. De onderneming is ook een multinational en bevindt zich in ongeveer 26 verschillende landen. In 2005 was Ricoh marktleider in kopieermachines en printers voor kantoren.

De afdeling waarvoor ik mocht werken was Human Resources en de Ricoh Academy. De Ricoh Academy is een onderdeel van HR. Ik werkte als administratieve medewerker.
Mijn takkenpakket was uitgebreid. Gedurende die drie weken kreeg ik meestal vertalingen. Ik vertaalde belangrijke berichten van het nederlands en engels naar het frans en omgekeerd. Vervolgens maakte ik ook gebruik van Excel om een overzicht op te stellen van de status van de jaarlijkse evaluaties per kenmerk en afdeling. Deze 6 kenmerken waren: Completed, Draft, Rejected, enz… Wanneer ik klaar was met de bewerkingen stelde ik een grafiek op, om er een duidelijker beeld van te krijgen. Vervolgens verzamelde ik werknemers hun Loonfiches en gaf in Excel aan wie in orde was en wie niet. Dit was belangrijk om te weten of Rewarding hun belastingen konden betalen. Voor Business en Partnering vulde ik werknemersaanvragen van medewerkers uit Luxemburg. De administratieve taken die ik bij Ricoh uitvoerde waren het scannen, printen en klasseren van documenten.

Ik werkte ook aan de receptie werken. Dit was wel moeilijk omdat ik de nummers van de medewerkers niet van buiten kende maar gelukkig kon ik deze opzoeken in de telefooncentrale en handleiding van de receptie. Ik verbond de mensen die belden met de juiste afdeling of met de juiste medewerker. Ik hielp bezoekers om zich aan te melden met hun badges.

Voor mij was het een te korte periode en zal ik dit zeker missen. Het was echt interessant om het te beleven en het was ook leerrijk. Mijn werkomgeving was zeker aangenaam. Ik kwam daar elke morgen met plezier werken.