Bijgewoonde event: ClearSource prohibition Party

Aangezien ik dit jaar geen stage moest lopen, maak ik gebruik van mijn vorige stageplaats (ClearSource) waar ik een fantastisch event bijwoonde. Als student in Odisee, in de opleiding Office Management kreeg ik de gelegenheid stage te lopen bij ClearSource. Het was een zeer leerrijke en interessante ervaring.

Even kort het bedrijf voorstellen: ClearSource is een gespecialiseerd rekruteringsbedrijf dat in Sint-Lambrechts-Woluwe te Bussel is gelegen. Het bedrijf rekruteert op nationaal en internationaal niveau. Ze hebben bekende klanten bv. Master Card, waarvoor zij dan regelmatig kandidaten (potentiële werknemers) zoeken.

ClearSource bestaat al sinds elf jaar, maar in 2014 besloot de CEO ervan, Muriel Boon, dat het dringend tijd was om wat verandering te brengen binnen het bedrijf. Hierbij heeft ze een vennootschap opgestart, waarbij Alban Gaffori (Sales Manager) en Nicolas Christidis (Managing Partner) aansloten.
Ook het werkteam werd veranderd en verplaatst door een jonger team. ClearSource bestaat nu uit een team van vijftien werknemers waarvan: vijf consultants (sales team), zeven recruiters, twee officemanagers, een communicatie manager.

De werknemers van ClearSource klaar voor de gasten.

Mijn organisatorische vaardigheden heb ik zeker kunnen uitoefenen tijdens het organiseren van dit ‘Pohibition Party’ event, wat ook mijn leukste ervaring was tijdens de stageperiode.
Het event dat ik zal beschrijven vond plaats op 16 november in het oudste cabaret van Brussel: L’Os à Moelle en startte om 19 uur 30.

Het thema van het event was een prohibitation party volgens de 80’s met een echte great gatsby stijl. Vroeger waren de prohibitations synoniem van alcoholverbod maar de Amerikanen hielden prohibition parties waarbij ze in een geheime locatie toch wel alcohol gingen drinken. Alle gasten en de werknemers van ClearSource moesten dus ook volgens het thema gekleed zijn. Met gasten bedoel ik alle werknemers van het bedrijf ClearSource maar ook wel oude werknemers en kandidaten.

Dankzij deze ervaring besef ik dat een event organiseren veel meer is dan personen uitnodigen en een gezellig moment hebben. Er is veel meer uit te leren. Een event organiseren kost tijd en geduld en maakt het een complexe uitdaging. Waarom organiseer je eigenlijk een evenement? Wat wil je precies bereiken? ,is belangrijker dan de hoe-vraag.Het doel van het event was networking. Hierbij was het dus de bedoeling dat iedereen meer kennis met elkaar zou maken. Op deze manier wint ClearSource ook positieve meningen over hun bedrijf. Presentaties werden gehouden door experts en de CEO van ClearSource. Workshops stonden ook op de planning.

Een event organisaren is niet eenvoudig. Je moet heel inventief zijn tijdens het organiseren van het event en regelmatig een follow-up doen met jouw team om iedereen te motiveren en aan te sporen tot succes. Als autoritaire persoon en leader bij groepswerken, vind ik dat het organiseren van events zeker een taak is die ik in mijn toekomstige loopbaan wil doen.

De taken die ik moest uitvoeren waren de volgende:

• Panelen opstellen
• Badges maken
• Een kaart maken met de routebeschrijving tot het afspreekpunt.
• Verwelkomingbord maken
• Mails sturen aan kandidaten die niet werden aangeworven voor het ontwerp van de filmpjes.
• Gasten bellen (laatste check).
• Filmpjes (presentatie CEO) vertalen.
• Materiaal in de zaal (event) plaatsen.
• Hoofdbandjes en hoedjes bestellen voor de gasten.
• Outdoor kaarsen bestellen.