Categoriearchief: 2 om

Facilicom Group

Aangezien ik dit jaar geen stage heb gelopen, ga ik het hebben over mijn studentenjob. Ik werk al enkele jaren als student op de luchthaven van Zaventem voor het bedrijf Facilicom Group. Omdat ik meerdere talen kan spreken, speelt dit in mijn voordeel voor deze job.

De luchthavensector heeft een enorme bijdrage aan onze Belgische economie. Het is ook een sector met enorm veel uiteenlopende stakeholders zoals passagiers, werknemers, enz. Daarom heeft Facilicom Group, na jarenlange ervaring op onze luchthavens, Facilicom Airport Services opgericht. Deze tak richt zich specifiek met haar facilitaire diensten tot de luchthavensector.

De assistentie die Facilicom aanbiedt is kosteloos en u kunt deze op elk moment aanvragen bij de boeking van uw vlucht en minimaal 48 tevoren bij uw reisbureau of luchtvaartmaatschappij.

Mijn job bevat het transporten van mensen in moeilijkheden. Ik ben een behulpzaam persoon, daarom doe ik graag wat ik doe bij Facilicom. Ik kom goed overeen met al mijn collega’s.

Ik ontvang graag klanten die sociaal zijn. Hiermee bedoel ik mensen die graag een babeltje met me doen. Meestal houden oudere mensen om eens te praten met me. Ik vind het aangenaam naar hun te luisteren en vooral hen te helpen. 

Front Office Holiday Inn Brussels Schuman

Als tweedejaarsstudent Office Management, heb ik een stage van zes weken gelopen. Ik koos ervoor om mijn stage in Holiday Inn, een hotel gelegen in de Europese wijk van Brussel te lopen. Dankzij de stage en jobbeurs, die plaatsvond op school, heb ik kennis gemaakt met An Kerstens, de vorige supervisor van het hotel. Ik heb toen via e-mail gesolliciteerd. Ik kreeg meteen een afspraak voor een sollicitatie gesprek. Dit verliep zeer goed.
Ik verlangde er al lang naar om in de horeca wereld te werken. Ik had hoge verwachtingen omdat dit een wereld is die me al altijd al aansprak. Ik ben van nature een zeer verlegen persoon, maar wanneer het in betrekking is tot klantvriendelijkheid, receptie enz., bloei ik open tot een extravert persoon. Ik bied graag mijn hulp aan, daarom kom ik graag in contact met klanten.
Het accent binnen de studierichting Office Management ligt vooral op de vlotte en praktische kennis van talen, softwareprogramma’s en administratieve taken.
Holiday Inn Brussels Schuman is een klein viersterren hotel gelegen midden in de Europese wijk van Brussel. Het hotel telt slecht 64 kamers. Het hotel is zeer goed gesitueerd voor zijn doelgroep. In het hotel bestaan er verschillende kamers. Zo zijn er kamers met een balkon, speciale kamers voor grote families, bussines kamers enz.
De klanten kunnen als gewenst, een uitgebreid ontbijt nemen in het restaurant dat zich op de gelijksvloer bevindt. Holiday In Brussels Schuman is gekend voor zijn uitgebreid ontbijt. Ook lunchen en avondmalen zijn ter beschikking in het restaurant. Deze zijn a la carte.
Naast de restaurant is er een bar. De klanten kunnen hier iets gezellig drinken.
Ik kwam zeer goed overeen met mijn stagementor, Soledad De Backer en met mijn andere collega’s. Ik ben blij dat ik ze heb leren kennen.
Het was voor mij een zeer grote kans hier te mogen werken. Mijn verwachtingen waren meer dan positief. Ik begreep snel wat er van mij gevraagd werd. Iedereen was zeer blij van mijn prestaties. Ik ben hier zeer fier om. Graag bedank ik ook het hele team voor de leuke sfeer en de hulp die ze mij aanboden gedurende de zes weken.

Personeelsdag stad Leuven 2019

Het was weer zover; om de 2 jaar organiseert de stad Leuven een personeelsdag voor haar medewerkers.

De bedoeling van de personeelsdag is om mensen te leren kennen die ook voor de stad Leuven werken maar waar je normaal niet mee samen werkt. We konden kiezen uit talloze activiteiten van Mocktails maken tot minigolf.

Zelf had ik gekozen voor “De Kluis“.  Bij de informatie stond er enkel dat we activiteiten gingen doen om als team samen te werken. Wat opzoekwerk leerde mij dat “De Kluis” een jeugdverblijf is in Sint-Joris-Weert in het midden van een bos. Vanuit De Kluis worden verschillende activiteiten georganiseerd om ” je grenzen te verleggen”. En dat ik heb mijn grenzen heb verlegd, dat kun je wel zeggen!

De voorziene activiteit was klimmen. En niet zo maar klimmen op een muur, maar in bomen!

Nu kan je wel stellen dat ik aan (zacht gezegd) lichte hoogtevrees lijd. In bomen klimmen was voor mij dan ook een heel avontuur. Bovendien moest ik mijn leven in de handen leggen van de mensen die mij beveiligden (medewerkers van de stad die ik niet kende).

Maar tot mijn verbazing ben ik toch hoger geraakt dan ik zelf had verwacht.

De dag werd afgesloten met een gezellige barbecue waar ik ook mijn eigen collega’s weer terug zag, die blij waren dat ik zonder kleerscheuren terug was geraakt.

Ik heb mij goed geamuseerd en ik heb nieuwe mensen leren kennen.

Missie geslaagd dus maar over 2 jaar kies ik toch een rustigere activiteit.

Een dag in de schoenen van de Directie Assistente van de Directie Beschikbaarheid – Actiris

Ik ben Lisa Vanden Berge en ik werk als directie assistente bij Actiris. Actiris is de VDAB van Brussel en zorgt ervoor dat de Brusselaars aan het werk gaan. Bij deze zoektocht biedt Actiris veel steun op maat.
Voor mijn studies Office Management laat ik jullie een kijkje nemen in mijn dagelijkse taken op het werk.

Meestal kom ik tussen 08 uur en 08 uur 30 aan op het werk. Dit hangt natuurlijk af van hoe goed ik geslapen heb. Actiris heeft verschillende vestigingen naast het hoofdkantoor, de Astro-toren, genoemd. Ik werk op een soort van antenne dat naast het Kruidtuin park gelegen is.

Wanneer ik mijn computer gestart heb, begin ik met het openen van mijn mailbox. Dit is de belangrijkste start van mijn dag. Ik open ook meteen de agenda van de week van mijn directeur en van mezelf om de planning te bekijken.
Ik controleer alle nieuwe mailtjes en behandel meteen de belangrijkste. Daarna ga ik door de mailbox van mijn directeur en hou deze heel de dag bij.

Rond 10uur gaan we meestal een koffietje drinken met een aantal collega’s. Hier wordt natuurlijk voornamelijk ook over het werk gesproken.

Om 10 uur 30 heb ik meestal een kleine meeting met mijn directeur om de agenda door te nemen en aanpassingen te doen.

Na de middag hou ik me vooral bezig met het beantwoorden van de telefoons en de mailtjes.
Ook hou ik met bezig met de facturen en de stockbeheer.

Wanneer er iets niet meer werkt in het gebouw is het mijn taak om de nodige stappen te ondernemen om het probleem op te lossen.

Elke dag op het werk is voor mij een andere. Mijn dagen zijn nooit dezelfde en steeds heel gevarieerd. Vaak moet ik mijn werk onderbreken om tussendoor iets anders van taakje te doen omdat dit snel opgelost moet worden. Dit zorgt ervoor dat het steeds boeiend blijft voor mij. Je moet wel heel flexibel zijn om deze functie te vervullen.

Zo dit is het leven zoals het is, als directie assistente, bij Actiris.

Lisa Vanden Berge
2OMWT

WTOM2 – Een dag uit het leven van een directiesecretaresse

Vorig jaar vertelde ik jullie al dat ik als directiesecretaresse op het departement Agro- en biotechnologie van Sint Jozef Geel werk. Ik ben er de rechterhand van de directeur en verzorg de leerlingenadministratie.

Op onze school heerst een warme en open sfeer, zowel bij leerlingen als leerkrachten en ondersteunend personeel. Op bijgevoegde foto zie je het middenkader tijdens een etentje in ons eigen restaurant. Wij noemen het teambuilding! 

Teambuilding met de collega’s

 

 

 

 

 

 

 

Deze week hebben ze het nog maar eens bewezen: ik heb de liefste en meest attente collega’s ooit! Op Secretaressedag hadden ze m’n bureau versierd met  allerlei boodschappen, bloemen en een grote fruitmand. Dat had een mand vol koekjes kunnen zijn, maar ik had enkele dagen eerder gezegd dat we gezonder moesten leven, eigen schuld dus 🙂 Hierbij enkele foto’s van mijn versierde bureau. Onnodig te zeggen dat je voor zo’n collega’s met plezier ‘the extra mile’ gaat.

Een typische dag op het werk bestaat niet bij mij. Ook al maak ik steeds een planning op, toch komen er vaak onverwachte zaken uit de lucht gevallen. Dat maakt mijn job net leuk, à la minute oplossingen zoeken en mensen verder helpen bezorgt mij een intrinsiek gevoel van tevredenheid.  

 

Onze jaarlijkse Open Dag is net voorbij en het was weer een succes! Ik ben verantwoordelijk voor het inschrijfteam en zorg voor hun opleiding, de planning, het draaiboek, de identificatiebadges voor het personeel, alle documenten die bij een inschrijving nodig zijn, kijk na of de inschrijfruimte in orde is en op de dag zelf zorg ik ook voor het onthaal van de ouders. Bovendien wordt er van mij verwacht dat ik de wetgeving rond inschrijvingen ken, zodat ik uitleg kan geven over toelatingsvoorwaarden en -procedures. 

Enkele sfeerbeelden van het inschrijfteam tijdens de Open Dag:

Tijdens de examenperiode op EHB is het op mijn school ook heel druk. Daarom ben ik nu al bezig om de eindejaarsdocumenten voor te bereiden. Daar horen deliberatiedocumenten bij maar ook meer ludieke dingen zoals het ontwerpen van een kaartje voor de leerlingen die afstuderen op 30 juni. 

Uitwuifkaartje 2019

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In deze galerij zien jullie achtereenvolgens foto’s van mijn bureau, een ontspanningsmomentje tijdens een vergadering en het meest gebruikte vervoersmiddel waarmee onze leerlingen naar school komen. Gelukkig beschikken wij over een grote parking 🙂 

Waarom heb ik voor Office Management gekozen?

Hallo iedereen!

Mijn naam is Shele en ik zit in mijn derde jaar Office Management.  Dit jaar heb ik helaas geen stages gehad, omdat ik nog twee vakken in het tweede heb.

Vandaag ga ik het hebben over waarom ik voor Office Management heb gekozen. Drie jaar geleden twijfelde ik tussen meerdere richtingen, maar uiteindelijk koos ik voor Office Management. De naam sprak mij aan en de talen zijn altijd iets geweest dat mij heel hard interesseerde. Ook de school zelf, Erasmushogeschool, gaf me meteen zin om hier verder te studeren. Er is hier ook altijd een leuke sfeer en de mensen zijn hier heel vriendelijk. Ik voelde me al meteen thuis. 

In drie jaar heb ik al heel veel bijgeleerd en ik blijf nog steeds nieuwe dingen bijleren. Dankzij de stages (in het eerste en tweede) heb ik kunnen toepassen wat ik allemaal geleerd heb. Ik heb ook al meer een zicht van wat ik wel en niet graag doe. Vaak zeggen mensen dat werken in een kantoor altijd hetzelfde is. Vroeger was ik het daar helemaal mee eens, maar nu niet meer.  Volgens mij hangt alles af van de sector waarin je werkt en hoe je bedrijf in elkaar zit. Als Office Manager kan je overal terecht. Jij beslist zelf wat je wilt doen. Je kan bijvoorbeeld zelf je eigen bedrijf starten of in je droombedrijf gaan werken. 

Wat volgend jaar betreft, heb ik nog geen idee waar ik mijn stage wil doen. Het zal volgens mij waarschijnlijk in een groot bedrijf  zijn en liefst in Brussel. Ik kan al niet wachten om 3 maanden stage te lopen, ookal weet ik dat het vermoeiend zal zijn.  Het gaat alvast een leerrijke ervaring zijn. Ik hoop gewoon dat ik de ideale stageplaats ga vinden en wie weet zal het mijn toekomstige baan worden. 

Mijn studentenjob bij Mise en Place

Mise en Place is een horeca uitzendbureau voor jobstudenten en flexijobpers. In Belgie heeft het bedrijf tien vestigingen, namelijk in Kortrijk, Gent, Brugge, Antwerpen, Mechelen, Brussel, Leuven, Namen, Luik en Hasselt. Ik werk bij ‘Mise en Place’ in Brussel. Dit kantoor bestaat uit twee delen, een Nederlandstalig gedeelte en een Franstalig gedeelte. Het bedrijf wil energie steken in het maken van vrienden en het creëren van synergie. Dit is ook hun mission statement.

Bij Mise en Place werken ze niet met een hiërarchiemodel of piramidemodelmaar met een trechtermodel. De twee modellen zijn tegenovergesteld. In het hiërarchiemodel staan de medewerkers met de hoogste functie bovenaan. In het model dat Mise en Place gebruikt, staan die medewerkers net onderaan omdat zij niet zouden functioneren zonder de bovenste lagen.

Vijf maanden geleden ben ik beginnen werken bij Mise en Place als jopber. Dit houdt in dat je de basistechnieken van de horeca toepast op een job. Die jobs kunnen variëren van trouwfeesten, festivals, evenementen, enz. De taken verschillen van borden inzetten naar buffetten klaarzetten, achter de bar staan, vestiaire, enz. Na vier maanden als jobper te werken had ik de mogelijkheid om jobcoach te worden. Dit houdt in dat ik verantwoordelijk ben voor de

jobpers. Ik zorg ervoor dat iedereen in orde is met zijn/haar spullen en dat ze er piekfijn uitzien. Hiernaast ben ik ook de contactpersoon voor zowel de jobper als de verantwoordelijke van een event.

Verder kreeg ik de oportuniteit om mee te werken aan nevenactiviteiten zoals het geven van trainingen, I-Days of promoteam. Ik heb ervoor gekozen om me bezig te houden met de laatste nevenactiviteit omdat ik mijn leiderschapsskills verder wil ontwikkelen. De activiteit houdt in dat ik meehelp met het organiseren van feestjes en de evenementen waar we promotie voeren. Op maandag 18 maart vond het eerste Mise en Place feestje van het jaar plaats. Voor dit feestje was ik verantwoordelijk voor het ontwerpen van de flyer en het voeren van promotie.

Naast dit alles werk ik vooral nog aan mijn persoonlijk traject als jobcoach zodat ik in de toekomst misschien door kan groeien als projectmanager.

Voor meer info over mise en Place kunt u altijd terecht op https://miseenplace.be .

Werken bij Edmedical

Ik werk sinds januari 2014 bij Edmedical. Edmedical is een KMO die gelegen is te Evergem (randgemeente van Gent). Het bedrijf werd in april 2009 opgericht door mijn zaakvoerder Alain Hautstone. Alain werkt al 10 jaren in de medische sector. Hiervoor werkte hij voor de multinational GE Healthcare. Wij verkopen medische tweedehands toestellen zoals, CT scanners, c-bogen, echografieën, endoscopieën, ed. Onze missie is dat landen die weinig of geen subsidies krijgen van hun overheid, ook de mogelijkheid hebben om deftige toestellen te kunnen aanschaffen voor hun ziekenhuizen. Wat wij dan doen is dat we toestellen die hier in Belgische ziekenhuizen niet meer gebruikt worden omdat ze “te oud zijn”, overkopen en voor een meer voordeligere prijs aan onze klanten verkopen. Onze klanten zijn vooral dokters uit Afrika en Zuid-Amerika die in ziekenhuizen werken waarin helaas geen deftige toestellen aanwezig zijn om goed voor hun patiënten te kunnen zorgen.
Edmedical is een multicultureel bedrijf. Er kunnen in totaal 9 talen gesproken worden binnen het bedrijf; Nederlands, Frans, Engels, Duits, Lingala, Turks, Arabisch, Russisch en Tsjetsjeen. Dit is een grote pluspunt omdat we een grotere groep klanten kunnen bereiken.

Ik werk als directiesecretaresse. Mijn takenpakket kan als volgt worden omschreven
– Ik ben verantwoordelijk voor de planning van mijn zaakvoerder en dat van mijn collega’s.
– Ik doe onze basisboekhouding en stuur het naar onze externe boekhouder.
– Ik doe al het administratieve.
– Ik werk ook als receptioniste. Dit wil zeggen dat ik op de inkomende e-mails beantwoord en de telefoon opneem. Bij specifieke vragen geef ik één van mijn collega’s door die de klant beter zal kunnen helpen.
– Zendingen boeken en alle douane documenten die hieraan gekoppeld zijn in orde brengen.

Ik zal ook eens beschrijven wat mijn collega’s doen
– Rondgaan bij ziekenhuizen om toestellen te spotten.
– Inspectie en testen van de toestellen.
– Verkopen van de toestellen.
– Demontage van de toestellen.
– Houtverpakkingen maken voor de verzendingen.
– Laden van de toestellen in de camions.
– Opleidingen geven aan de dokters en verplegers voor het juiste gebruik van de toestellen.
– Dienst na verkoop leveren indien nodig

Ik hou van mijn job. Ik werk al 5 jaren bij Edmedical en hoop dat ik er nog veel meer zal kunnen bijrekenen.

Laden van een CT Scanner

Inspectie en testen van een c-boog

Stage lopen bij UCB



Traditionally, science is connected to the patient. We want to connect patients to science. This is the business model of today and tomorrow.”

  • Jean-Christophe Tellier

 

 

 

UCB NV (Union Chimique Belge) is een wereldwijd biofarmaceutisch bedrijf, met een focus op neurologie, immunologie en bone. Het bedrijf telt wereldwijd 8000 werknemers in dienst verspreid over vijf continenten met het hoofdkantoor in Brussel. UCB is actief op het gebied van onderzoek, ontwikkeling, productie, verkoop en distributie van biofarmaceutische geneesmiddelen.

Mijn verwachtingen als stagiair

Werken in een farmaceutische wereld heeft mijn interesse direct opgewekt. Ik was ervan overtuigd dat deze stageplaats voor mij ideaal was om een nieuwe uitdaging aan te gaan. Ik wou echt meedraaien met het bedrijf en belangrijke taken uitvoeren.  Ik wou heel graag mijn talenkennis in een professionele context gebruiken.

De Boost unit dienst:

Het Boost Unit team is de dienst waarin ik tewerkgesteld ben binnen UCB. De Boost Unit is een team samengesteld uit 6 verschillende profielen van nieuw aangeworven assistenten bij UCB; jongeren, ervaren assistenten, sommige met assistentengraden en sommige met een ander achtergrond. De leden van het Boost-team worden toegewezen aan de ondersteuning van een manager of teamleden.

 

Mijn taken:

 

MobileXpense is een online tool die gebruikt wordt om de onkosten van een werknemer te berekenen. Specifieke onkosten zijn; zakenreizen, hotelboeking, parking. Deze kosten zijn zowel gerelateerd aan de privé als de professionele kosten. Op het online tool krijg je een duidelijk overzicht van de kosten die een persoon gedaan heeft. Elke werknemer van UCB heeft een creditkaart, met deze kaart mogen ze enkel betalingen doen die gerelateerd zijn aan het werk. Ik moet nagaan of dat al de kosten die hij met zijn creditkaart van UCB heeft gedaan wel gerelateerd zijn aan zijn werk. Stel dat hij een aankoop met zijn creditkaart van UCB heeft gedaan terwijl dat dit eigenlijk voor zijn privékosten is, dan moeten we dit melden en wordt het bedrag automatisch van zijn loon afgenomen. De kosten dat de werknemers terugvorderen zijn enkel de kosten die gerelateerd zijn aan het werk en die hij met zijn eigen geld heeft betaald. Hiervoor moeten wij de nodige doen en het betalingsbewijs checken nadien wordt het aanvaard en wordt het bedrag teruggestort op zijn privérekening. Na de controle van al zijn uitgaven gaan we een rapport maken, we scannen vervolgen de kassabewijzen en sturen ze door naar de afdeling Finance. Zij gaan de kosten controleren en doen het nodige zodat de werknemer zijn geld terugvordert. Dit is een manier om kosten te beheren Het is een safe manier om de kosten te controleren, hiernaast kan je hiermee geen fraude aangaan

Travel and booking wordt gebruikt om zakenreizen te boeken, deze tool vind ik terug op het algemene UCB Plaza platform onder de naam ‘travel and booking’. Op voorhand krijg je een mail met de details o.a. datum, tijd en plaats waar de persoon wenst te reizen. Op het platform heb je ruim keus tussen vliegtuig, trein of een auto lenen. Als eerste stap moet je de naam kiezen voor wie je de reis gaat boeken, vervolgens kies je met welke vervoermiddel. Ten slotte kies je je destinatie en de datum die je wenst de boeken. Bij het bevestigen van je reis moet je goed zien dat bij ‘creditkaart’ de naam staat voor de persoon voor wie je de reis gaat boeken.  Na het boeken en bevestigen van je reis krijg je een bevestigingsmail, deze stuur je door aan de persoon voor wie de reis geboekt is. Het is een tijdloos en veilig manier om reizen te boeken.

In het algemeen ben ik zeer tevreden over mijn takenpakket. ik heb verschillende taken mogen uitvoeren en voor verschillende departementen mogen werken. Het feit dat ik taken uitvoerde voor verschillende departementen was de perfect oportuniteit om mijn bedrijf beter te leren kenen. Ik leerde elke dag meer bij en was altijd open voor nieuwe taken. Elk nieuwe taak zag ik dit als een challenge en een nieuw ervaring.

 

 

Secretary Plus Vilvoorde: show me some LEF!

Tijdens mijn tweede jaar Office Management besloot ik om me te verdiepen in Human Resources. Er bestaat geen betere stageplaats dan Secretary Plus om dit te kunnen aanleren. Zij zijn gespecialiseerd in Human Resources diensten, payroll, het geven van opleidingen via hun platform We Assist You en zo veel meer. Ze beschikken over 15 kantoren waaronder in Vilvoorde, waar ik stage liep. Vanaf dag één werd ik gezien als “member of the team”. Iedereen is er aangenaam, spontaan en zeer hulpvaardig. Mijn functie bij hun werd “Junior HR Consultant”. Dit betekent dat ik me in het HR team van drie personen begaf. Hierin was er een Business Manager, die ook mijn mentor was en twee Consultants. De kern van Secretary Plus is om bedrijven die medewerkers zoeken als klant te krijgen. Zij gaan dan op zoek naar de juiste kandidaat bij de juiste klant. Je kan het zien als matching, maar zeer specifiek gericht op administratieve functies, HR medewerkers, dossierbeheerders, assistants.. Noem maar op.

Mijn taken bestonden uit het screenen van mensen die gesolliciteerd hadden zowel voor ene specifieke functie als spontaan solliciteren, afspraken inplannen, mails beantwoorden, vacatures uitschrijven op alle mogelijke kanalen, werklijsten nabellen en nog zo veel meer. Met werklijsten nabellen bedoel ik het volgende: mijn collega’s maakten een lijst aan per klant waarin een aantal mogelijke kandidaten hingen. Het was mijn taak om deze mensen op te bellen, hen de vacature uit te leggen en navragen of ze interesse hadden. Vanaf week twee was ik verantwoordelijk voor alle cv’s die binnen kwamen, zowel via mail als via hun eigen platform. Belangrijk hierbij was om na te gaan of deze persoon al ingeschreven staat bij Secretary Plus, voor welke job deze solliciteerde en of die persoon in aanmerking kwam. Indien alles goed verliep mocht deze kandidaat op gesprek komen op kantoor. Elke maandag hadden we met het team een kantoormeeting waarin werd besproken hoe de vorige week was verlopen, wat beter kon en welke klanten ze op korte termijn konden afhandelen. Ook in deze meeting werden mijn taken van de week besproken. 

Indien je over een goede portie LEF bezit, niet bang bent voor uitdagingen is Secretary Plus dé stageplaats voor jou! Neem al zeker een kijkje op We Assist You voor hun opleidingen, Webinars en jobs: https://nl-be.weassistyou.com/