Categoriearchief: 2 om

Examensecretariaat KCB enters the 21st century

Het studenten/examensecretariaat aan het Koninklijk Conservatorium van Brussel is een leuke bende. Krijg je nu nog geen zin om bij ons te komen studeren? www.kcb.be

Het examensecretariaat zit ook vol initiatieven. Het heeft wat overtuigingskracht gevergd, maar uiteindelijk kreeg ik dan toch een GO. Eindelijk gaat het examensecretariaat van het Koninklijk Conservatorium van Brussel online op Canvas. Gedaan met het uithangen van de uurschema’s van de examens uit te hangen Ad Valvas. De grote vraag gaan onze muzikanten hun weg vinden op het internet. Onze studenten zijn niet zo vertrouwd met de computer dan doorsnee student. Laten we het maar op houden dat artiesten niet zo computerminded zijn. Ook docenten vinden het niet zo leuk dat alles nu via de computer gebeurt en niet meer met pen en papier dat in hun persoonlijk bakje gelegd word. Zoals je kan begrijpen een hele uitdaging dus om viraal te gaan. Maar geef nu toe smartphones, I-phones lukt wel dan moeten de instructies op canvas ook wel duidelijk zijn… niet.

“Social Media” stage House of Talents

Ik heb zes weken lang in het tweede jaar Office Management stage gelopen bij House of Talents.

Een typische dag op House of Talents begint voor mij met het aanmelden van de computer en het overlopen van de agenda.

De eerste pitstop van de dag is ook de belangrijkste van de dag. Een goede tas versgemalen koffie uit de koffiemachine. We moeten toch goed wakker zijn om aan onze taken te beginnen! 

Na het bakje energie gaan we verder met de agendapunten die ik de vorige dag heb opgeschreven. Afhankelijk van de vraag die we op dit moment hebben, gaan we naar een specifiek HR Profiel zoeken. Vandaag  gaan we ons voornamelijk focussen op het vinden van Recruiters. Ja de cyclus is echt compleet: een stagiair interne recruitment die een Recruiter gaat zoeken.

Zoals eerder vermeld werk ik dus voor House of Talents, maar deze omschrijving is een beetje te algemeen. Ik werk in de realiteit eigenlijk voor het onderdeel HR Talents.  Binnen HR Talents focussen we ons voornamelijk op het vinden van HR Profielen.

Deze profielen komen niet van nergens. Onze klanten  nemen vaak autonoom met ons contact op, omdat ze op zoek zijn naar een specifiek profiel om hun team te versterken. Als een klant op zoek is naar een HR Profiel dan doen zij beroep op HR Talents, maar als ze ineens een boekhouder zoeken dan doen zij beroep op Financial Talents. Financial Talents is net als HR Talents een onderdeel van House of Talents. De organisatie is zo opgedeeld om ervoor te zorgen dat de verschillende beroepsprofielen die zich op de arbeidsmarkt voordoen, zijn vertegenwoordigd.

We hebben o.a. HR Talents, Financial Talents, Executive Talents, Sales Talents, Digitalents, Care Talents en House of Talents zelf voor interne werving en selectie. Deze Talents richten zich elk op hun eigen niche en werken hand in hand samen met elkaar om klantrelaties en netwerken te onderhouden.

Netwerken zijn heel belangrijk binnen recruitment. De sterkte van het netwerk bepaalt namelijk het verschil tussen zelf een kandidaat plaatsen of de concurrentie een kandidaat laten plaatsen.

Om mijn rol binnen dit gebeuren weer te geven ga ik nu verder met het uitleggen van mijn takenpakket. Na een prioriteit gegeven te hebben aan een beroepsprofiel dat moet worden gezocht kan mijn werk van start gaan. Ik houd mij dan voornamelijk bezig met het afschuimen van de interne databank en de websites van VDAB, Stepstone en Monster search. Deze websites zijn toegankelijk voor werkgevers en geven een populatie die we kunnen gebruiken in onze zoektocht. Tijdens het searchen proberen we ons te beperken tot enkele criteria. Een sterk CV is zeer makkelijk te onderscheiden van een zwak CV. We doen dit soms ook heel subjectief en op basis van onze intuïtie. Bepaalde vereisten werden op voorhand gesteld en dit zijn dan ook onze parameters voor onze zoektocht. Vaak beantwoord niet elke kandidaat binnen een zoekselectie aan deze parameters en deze worden dan geschrapt. Een goed voorbeeld kan zijn de taalvaardigheid van een kandidaat. Vaak zijn we in Brussel op zoek naar een professionele tweetaligheid. Iemand die zelf aangeeft op zijn of haar CV van vijf dagen geleden, dat zijn of haar Frans of Nederlands maar matig is, wordt natuurlijk onmiddellijk geschrapt voor de functie in kwestie. Let op! Iemand die beweert goed tweetalig te zijn wordt hier ook grondig op gescreend vooraleer hij of zij wordt doorgevoerd naar de klant.

Stel dat een kandidaat is gevonden via een van de voorgenoemde kanalen dan gaan we over tot een screening. Deze screening heeft voornamelijk tot doel te polsen en achterhalen wat een potentiële kandidaat echt wilt en welke vaardigheden deze persoon al heeft. Deze screenings geven niet enkel weer welke taken een persoon zou kunnen uitoefen, maar ze tonen ook aan wat het temperament is van een persoon en hoe realistisch de verwachtingen zijn van de persoon.

Het is al gebeurt dat een kandidaat zich spontaan melde voor een vacature die niet bestond in onze database. En voor een functie loonberekening solliciteerde, terwijl deze kandidaat zelf niet haar eigen loon kon berekenen. Het klinkt gek, maar het doet zich voor.

Na een goede screening die matched met de aanwezige vacature(s) wordt de persoon uitgenodigd indien de recruiter bij deze persoon een goed gevoel heeft. Ikzelf gaf zeer vaak aan mijn stagementor Liesbeth mijn gevoel door bij een kandidaat. Er werden dan mini-vergadermomentjes gehouden om deze persoon te bespreken. Indien mijn stagementor potentieel zag in de kandidaat dan ging zij zelf over tot een kort telefoongesprek met de kandidaat en dan nodigde zij zelf de kandidaat uit voor een gesprek.

De gesprekken zelf waren voornamelijk voor mij een moment om te notuleren en de evaluatieformulieren in te vullen. Deze formulieren worden dan later ook doorgegeven.

Naast screenings en searches waren mijn dagen ook vaak gevuld met commerciële activiteiten. Deze activiteiten hadden voornamelijk tot doel de kandidaten te motiveren hun CV te updaten en door te sturen.

Bovenstaande uitleg sloeg weer op een gemiddelde dag bij House of Talents. En tijdens mijn laatste dag wist ik de stage op een zeer fijne manier af te sluiten. De paashaas bezoekt zelfs het werkvolk en dit zorgt er ook voor dat ik mijn stage met een warm en goed gevoel achter mij laat.

https://www.houseoftalents.be

Een dag bij het Departement Mobiliteit en Openbare Werken.

Sinds 2008 werk ik bij de Vlaamse overheid – Departement Mobiliteit en Openbare Werken (Departement MOW). Meer bepaald Team Communicatie van de Stafdienst. Meer informatie over het Departement MOW vind je terug op de website. Werken voor Team Communicatie is een boeiende aangelegenheid. Het meest aangename van deze job is het uitgebreide netwerk dat je opbouwt. Communicatie is tegenwoordig zowat alom aanwezig en met alles verweven.
Ik kom dus met heel veel mensen binnen onze organisatie in contact. Zelf ben ik verantwoordelijk voor de administratieve en financiële opvolging van alle communicatieprojecten. Daarnaast ben ik ook verantwoordelijk voor de optimalisatie van de werking van de Stafdienst én de organisatie van ‘ontspanningsmomenten’ binnen onze Stafdienst. Een voorbeeld daarvan is het tweewekelijkse ‘Stafkaffee’ op dinsdag- en donderdagmiddag. Dit is een korte gezamenlijke (koffie)pauze gebaseerd op de Zweedse koffiebreak ‘Fika’. Het is een moment waarbij alle collega’s (zonder verplichting weliswaar) het werk even neerleggen om samen een pauze te nemen. Sinds 1 januari is dit dus geïntroduceerd binnen onze Stafdienst. Dit zorgt voor een leuke ontpanning tijdens de drukke werkdagen!

 

La comptabilité à Jette.

Engagée en tant que employée au sein de la commune de Jette, depuis fin 2011. La commune de Jette fait partie des 19 communes bilingues de la région de Bruxelles Capitale, elle porte le code postal 1090. La maison communal est située au cœur de Jette, Chaussée de Wemmel, 100. L’administration compte approximativement plus de 30 services, entre autres la démographie, l’état civil, affaires sociales, … 

Depuis mon arrivée j’ai eu la chance de travailler auprès de 3 services. J’ai commencé à l’état civil durant 3 ans, ensuite j’ai postulé pour un poste à la centrale d’achat et à ce jour j’ai joint le service de la Gestion Financière et Comptabilité (Ge.Fi.Co.) dirigé par le Receveur communale Vincent Bex. Le Receveur communal a différentes missions, il est chargé sous sa propre responsabilité, d’effectuer des recettes et d’acquitter les dépenses communales. En étant Receveur communal, il porte quotidiennement différents rôles, celui de comptable, de payeur, d’encaisseur, de contrôleur, responsable de l’encaissement, gestionnaire de la trésorerie, des dettes et conseiller financier. 

Le service Ge. Fi. Co est constitué de deux cellules, nous avons la cellule taxes et la cellule dépenses. De mon côté j’ai joint la cellule taxe ou j’occupe la place d’employé administratif niveau C, nous comptons à ce jour 7 personnes auprès de cette cellule.

La cellule taxes a différentes tâches, elle s’occupe principalement de la perception des taxes en se basant sur les règlements communaux. Nous envoyons des avertissements-extraits de rôle à chaque contribuable.  Après deux mois de délais commence le recouvrement des taxes impayées, c’est-à-dire les rappels, sommations et ensuite les dossiers toujours impayées sont envoyés à l’huissier de justice. 

Précisément nous gérons 30 taxes communales. Ces taxes sont réparties sur l’ensemble du personnel de notre cellule. A côté des taxe nous avons aussi la gestion des redevances. Une redevances, est due à la suite de l’exécution d’un service rendu aux citoyens.

Etant donné que j’ai joint l’équipe de la cellule taxe il y a 8 mois, je suis toujours en apprentissage. Mais il y a certaines tâches dont j’ai déjà la responsabilité. Je m’occupe principalement des notifications notaires, des faillites des entreprisses, les taxes bâtisses, bâtiments inoccupés ou inexploités, les heures d’ouvertures pour les débits de boisson et les créances pour l’enseignement néerlandophones. Je répond quotidiennement au téléphone et aux e-mails entrant.

La procédure d’enrôlement des taxes demande un travail rigoureux  et d’une grande précision, c’est-à-dire qu’il faut respecter des délais précis. Nous devons être vigilant au moindre petit détail,  afin d’éviter tout sorte de poursuite judiciaires, à notre encontre. Les sommes de ces taxes varient de petits montants tel que 10,00 € à des grands montant 197.000 €.

Les contribuables de taxes est redevables de factures ont le droit de contester la taxe ou la redevances, par écrit auprès de Collège des Bourgmestre et des Echevins.  C’est contestations sont traiter par le service Juridique.

 

Een dag op het werk

Ik werk op het OCMW van Sint-Jans-Molenbeek, bij het Strategisch Departement, en meer bepaald bij de dienst Gesubsidieerde Projecten. Ik sta, onder leiding van mijn verantwoordelijke, in voor het beheren van de subsidies.

Op een normale werkdag, ga ik ’s morgens met de auto naar het station, waar ik de trein neem om 7 uur. Eens aangekomen in Brussel, moet ik nog de metro nemen en een stukje wandelen. Ik kom om 8 uur toe op het werk. Bij het binnenkomen moet ik punten. Dit kunnen we doen op onze eigen PC of op de PC in de inkomhal. Ik installeer mij eerst en zet mijn PC aan zodat deze al kan opstarten. Intussen ga ik een koffie halen aan de koffiemachine. Zodra de PC opgestart is lees ik mijn mails. In functie van de mails bekijk ik wat er die dag moet gedaan worden en maak ik een takenlijstje. Daarna is het tijd om te beginnen met de taken.

Om 10 uur is er een korte pauze van 10 minuten. Tijdens deze pauze eet ik een stuk fruit.

Na de pauze werk ik verder aan mijn taken.

Om 12 uur neem ik mijn lunchpauze in de refter van het gebouw. Ik neem meestal een pauze van gemiddeld 30 tot 45 minuten. Als het mooi weer is ga ik ook altijd een kort wandelingetje maken.

Na de middag ga ik verder met mijn taken. Om 15 uur is er opnieuw een korte pauze van 10 minuten, en dan eet ik opnieuw een stukje fruit.

Mijn werkdag eindigt altijd om 16 uur. Daarna neem ik de metro naar het treinstation en ga ik met de trein terug naar huis. Om 17 uur kom ik aan in Dendermonde, waarna ik met de auto naar huis rijd.

 

 

Campus Bloemenhof bij het Bloemenhofplein

In het tweede jaar Office Management is er een stage van 6 weken voorzien. Dit geldt enkel voor de reguliere studenten en niet voor de werktrajectstudenten. Ik vorm hierin echter een uitzondering omdat de opleiding op mijn eigen werkplek wordt gegeven en diezelfde mensen mij niet mogen beoordelen op mijn EVC’s en EVK’s wat normaal bij ‘werktrajecters’ de procedure is.
En dus liep ik vanaf 19 februari tot 30 maart stage op campus Bloemenhof, gelegen aan het Bloemenhofplein.

Departement MMM is met 1500 studenten de grootste campus van de Erasmushogeschool Brussel en heeft 7 bachelor opleidingen, waaronder Office Management. De campus ligt in het centrum van Brussel, op loopafstand van de grote markt en het centraal station.

Tijdens mijn stage waren er drie grote projecten waaraan ik moest werken.
Allereerst was het de bedoeling dat ik de evaluatie- en invulformulieren van de opleiding voorzag van de juiste formules en velden, wat ze gebruiksvriendelijker maakte en ook professioneler oogde.
De tweede opdracht was een onderzoek naar de impact van de CLIL methode op het taalniveau van de afgestuurde studenten. CLIL is wanneer niet-taalvakken worden gegeven in een andere taal dan het Nederlands. Om dit onderzoek te kunnen doen, moest ik, met behulp van meneer Lapeere,  vanuit bamaflex de deliberatiecijfers van alle office management studenten van de voorbije 5 jaar halen en deze met elkaar vergelijken in grafieken. In het voorbereidende werk om aan de juiste gegevens te komen, kroop best veel tijd en er was ook wel wat experimenteren nodig met grafieken en draaitabellen alvorens we een duidelijke kijk op de zaak kregen. 
Tot slot werd ik ook als technische ondersteuning ingeschakeld bij het project ‘Blended learning’ dat de Erasmushogeschool opstart op alle campussen. Op onze campus is de coördinator van het project Lisa Maene en samen met haar probeerden we door het organiseren van overlegmomenten met de opleidingen, te bepalen met welke projecten we de komende tijd van start kunnen gaan.

Naast die drie grote taken waren er nog allerlei kleine zaken waarbij ik kon bijspringen.
Ik hield toezicht bij testen in de informaticalokalen, assisteerde in een workshop voor de studenten van journalistiek en bij de telefonische stagecontacten van 1 OM , vertegenwoordigde het werktraject op de eerste opendeurdag en notuleerde bij de opleidingsvergadering van Office Management.

Vooraf leken zes weken stage op eigen werkplek best lang om boeiend en uitdagend te houden maar door de input van heel wat mensen en het vertrouwen dat ik kreeg om te mogen deelnamen aan toch wel belangrijke projecten, maakten dat de tijd voorbij vloog.
Blended learning blijf ik ook de komende periode opvolgen en de formulieren van de opleiding zijn ook nog niet helemaal klaar. Die werk ik nog verder af omdat je als office manager ook verantwoordelijk bent voor een goed eindresultaat.

Tot slot nog wat foto’s om mijn verhaal wat meer ‘kleur’ te geven.

 

 

Stage bij VOKA

Aangezien ik dit jaar geen stage kon lopen, zal ik een beschrijving maken van mijn vorige stageplaats bij VOKA. Ik heb het bedrijf één jaar lang bijgewoond, als student in het atheneum GO For Business. Ik heb bij de hoofdzetel een boeiende en leerrijke ervaring kunnen opdoen.

VOKA is het Vlaams netwerk van ondernemingen. Het is verbonden aan meer dan 18.000 bedrijven in heel Vlaanderen en Brussel. VOKA ontstond in januari 2004, toen het Vlaams Economisch Verbond en de acht regionale Kamers van Koophandel in Vlaanderen besloten om in een alliantie intensief samen te werken. Sinds 2008 werkt VOKA nauw samen met 29 sectororganisaties, wat het werkgeverslandschap nog verder versterkt.

Het gebouw is verdeeld in 3 verdiepingen, de eerste verdieping bevat de receptie, wachtzaal, eetruimte en een lobby. De 2de verdieping is verdeeld in 2 delen. In de ene deel bevinden zich de werknemers en aan de andere kant de vergaderzalen. Het gebouw telt ook een garage, een keuken, sanitaire voorziening in elk gebouwgedeelte en meer dan 7 vergaderzalen.

Mijn activiteit bij VOKA was om aan de receptie te werken. Ik verwelkomde de bezoekers, maakte de badges klaar  voor grote vergaderingen en nam de telefoon en verbond  door met de contactpersoon. Ik had  een laptop ter beschikking die ik verbond aan de desktop, een centrale telefoonlijn. Daarmee had ik toegang tot het digitale platform waar de agenda’s van de werknemers geplaatst waren. Daarmee controleer je als

iemand in vergadering is of een afspraak heeft, maar ook welke zalen beschikbaar zijn. Om mijn taken tot stand te kunnen brengen werkte ik met het digitale programma CRM, dit is een databank. Omdat de deuren automatisch zijn werd dit ook door het onthaal beheerd. Klassement deed ik zeer zelden want het klassement gebeurt allemaal digitaal. Het uitvoeren van mijn taken was meestal in  het Nederlands, maar het kon gebeuren dat ik me moest uitdrukken in het Engels of Frans. Aangezien het onthaal het eerste contact is voor de bezoekers was het zeer belangrijk dat de klant/bezoekers vertrokken met een positief beeld en gevoel van het bedrijf.

Staglopen bij VOKA was een grote kans om van het bedrijfsleven te proeven. Ik heb ook aan mijn persoonlijke doelen kunnen werken. Ze hebben mij zeer goed verwelkomd en elke dag was een plezier om bijleren.

PwC is dik oké!

Hallo, hier ben ik weer!

Ik beloofde jullie te laten weten hoe mijn eerste jaar als werktrajecter afgelopen is. Goed nieuws! Ik heb dit goed afgerond en mag nu trots zeggen in het tweede jaar werktraject office management te zitten.

Zoals ik jullie in mijn vorig blogbericht reeds vertelde werk ik bij PwC als management assistant, wat PwC in detail doet kun je terug vinden op de website: www.pwc.be. Aangezien we weer een jaartje verder zijn, is mijn takenpakket alweer uitgebreid. Momenteel werk ik, nog steeds, voor de partner verantwoordelijk voor management consulting finance. Hij heeft sinds juli vorig jaar echter een nieuwe uitdaging gekregen en is nu verantwoordelijk voor het volledige consulting department. Een fijne twist met nieuwe uitdagingen, ook voor mij.

isolated view of a hot pink “To Do” list

Maar hoe ziet mijn werkdag er nu eigenlijk uit? Ik begin alvast met het afzetten van mijn twee kindjes, eentje op school en eentje in de crèche. Rond 9 uur kom ik toe op kantoor, de eerste dagtaak bestaat eruit door mijn mails te gaan om binnengekomen taken per prioriteit te rangschikken. Nadien probeer ik in de aangegeven volgorde mijn to-do lijstje af te werken. Uiteraard krijg ik vaak tussendoor telefoon of komen er mensen aan mijn bureau iets vragen. Deze zaken probeer ik toe te voegen aan mijn to-do lijstje, ook in functie van hun prioriteit. Ik probeer de mensen steeds op een correcte manier verder te helpen. Lukt dit niet schakel ik hulp in van een collega en omgekeerd (mijn fantastisch team management assistants zie je tussen de foto’s.).

Op sommige dagen zijn er vaste calls of vergaderingen waaraan ik moet deelnemen en notulen moet maken. Verder maak ik diverse rapporten op voor het management team, dit ook op vaste momenten in de week. Mijn dag bestaat dus steeds uit een aantal vaste elementen en enkele verrassingen. Dit laatste houdt mijn job boeiend en interessant, daarom kom ik al 3 jaar, elke dag, met een lach werken en ben ik elke keer opnieuw benieuwd wat de dag zal brengen.

Ohja, ik laat jullie snel weten hoe het tweede jaar voor mij afgelopen is en welke spannende veranderingen er op professioneel gebied weer aangebroken zijn. Tot snel!

Stage bij ACT

Dit academiejaar heb ik stage gelopen bij ACT Schaarbeek. Dit is een examencentrum voor het behalen van je rijbewijs en een keuringscentrum voor auto’s. ACT beschikt over 2 verschillende stations; één in Haren waar enkel autokeuring is en een ander in Schaarbeek dat zowel de rijexamens organiseert als de autokeuring doet. In het station van Schaarbeek zijn er verschillende sectoren te vinden. De centrale waar ze mensen kunnen bellen om afspraken te maken of te annuleren, de plaats waar mensen worden ingeschreven voor het praktijkexamen en ook waar wordt ingeschreven voor het theoretisch examen, de zaal waar alle examinatoren zijn, de plaats van de autokeuring en ten slotte nog de bureau’s boven waar het grootste deel van de administratie wordt gedaan. Ik werkte vooral bij de theoretische examens of af en toe boven in de bureau’s.

Mijn taak aan het theorie examen was niet enkel mensen inschrijven. Er kwam veel meer bij kijken dan ik uiteindelijk had verwacht. Enkele voorbeelden van de dagelijkse taken die ik deed waren, kandidaten inschrijven, in de zaal opletten dat niemand fraudeerde, dagelijkse papieren klasseren, mensen inschrijven voor afspraken, brieven naar het parket sturen, resultaten aan de kandidaten terug geven, extra uitleg geven aan de kandidaten indien iets onduidelijk was voor hen en tenslotte op het einde van mijn dag mijn kassa zelf afsluiten. Persoonlijk vond ik het echt een leuke stageplaats, het was iets dat mij ook interesseerde. De dagen vlogen voorbij en ik ging elke dag met plezier naar mijn stageplaats.

Een interessant systeem waarmee ze werken is het 4-dagen werken systeem. Bijna alle werknemers kiezen ervoor om maar 4 dagen per week te werken, dit wil zeggen dat ze 4 lange dagen werken van 07u30 tot 17u of uitzonderlijk tot 19u00. Maar in ruil daarvan, krijgen ze 1 dag verlof in hun week. Ik heb zelf ook met dat systeem gewerkt. In het begin had ik een beetje schrik dat dit zeer lange en zware dagen gingen zijn maar uiteindelijk viel het best wel mee en was het ook eens leuk 1 dagje te hebben om uit te rusten of stage documenten in orde te brengen bijvoorbeeld. Het belangrijkste wat ik van deze stage heb onthouden is dat dit mijn eerste stageplaats is waar ik mij zo comfortabel voel en op sociaal gebied openstel, wat ik normaal niet doe. Meestal ben ik eerder teruggetrokken maar hier helemaal niet en dat is te danken aan mijn collega’s bij ACT.