Categoriearchief: Office management

Mijn 3 jaren aan EhB en mijn toekomstperspectief

Beste lezer/kijker 

Gedurende 3 jaar was ik student aan deze school. Ik heb hier veel geleerd, gelachen en gehuild. 
Dankzij EhB heb ik een aantal fantastische momenten beleefd tijdens mijn studies & mijn stage.

In het filmpje kan u horen hoe ik aan mijn stage ben geraakt, wat ik ervan vond en wat ik zoal gedaan heb. Daarna kan u zien hoe deze studie heeft bijgedragen tot het afleggen van een geslaagde stage en mijn toekomstperspectief. 

Benieuwd? Kijk dan zeker onderstaande video.

Veel kijkplezier

Joeri Van Goubergen

 

Werken bij Faciliteam

Ik werk momenteel bij Faciliteam. We hebben techniekers die interventies voeren bij onze klanten. Het is een klein bedrijf dat in Januari gefusioneerd heeft met het zeer groot Franse bedrijf Emalec. 

We zijn met zeer weinig in de bureau’s hier in België maar dit zorgt voor een zeer leuke sfeer. Wat een beetje minder is, is dat het gebouw oud is en de bureau’s dus ook.

Mijn taken binnen het bedrijf zijn de volgende:

  • Facturen incoderen 
  • CF’s van facturen creëren
  • Bellen naar leveranciers 
  • Boekhouding
  • Helpen bij de Human Resources

Binnenkort zal ik gevormd worden om te helpen bij het Operationeel. Dit is waar interventies administratief geregeld worden.

Hier een klein filmpje over mijn werkomgeving:

 

Jobstudent: Lounge host

In 2015 ben ik als receptionist begonnen in de lounges van Brussels Airport. Het is dus mijn vierde jaar dat ik de kans krijg om als jobstudent in de Diamond Lounge en British Airways Lounge te werken. De lounges worden door Autogrill uitgebaat. Autogrill is een Italiaanse keten en beschikt over verschillende horeca-uitbatingen.

De passagiers kunnen voor het instappen van hun vlucht in de lounges terecht tegen betaling. De passagiers die vaker reizen en over specifieke kaarten beschikken krijgen vrije toegang tot de lounges. Als receptionist ken ik de toegang voorwaardes en geef ik toegang aan de passagiers.

Als receptionist begint mijn dag rond 06u00 ’s morgens en eindigt om 14u30. Het kan zijn dat ik ook later moet werken dus van 14u30 tot 23u00. Het zijn dus niet gewone werkuren aangezien ik aan de luchthaven werk.

Mijn dag begint met het plaatsen van kranten en tijdschriften in de zaal. Daarna moet ik tijdens mijn hele shift passagiers verwelkomen en registreren. Aan de receptie moet ik ook de telefoon beantwoorden en doorverbinden. Op het einde van mijn dag moet ik het aantal bezoekers optellen en de lounge afsluiten.

Werken bij Deloitte

Deloitte

https://www2.deloitte.com/us/en.html

Ik student van Office Managament, werk dit jaar bij Deloitte. Ik heb vorig jaar mijn stage in dezelfde bedrijf gedaan en was zeer content. Het is zeer leerrijk om mee te draaien en een bijdrage te brengen in een bedrijf dat wereldbekend is. Ik werk in het departement Indirect Taks als hulp voor een Management Assistent. Mijn taken variëren zeer sterk. Dit kan soms heel administratieve taken en veel organisatie inhouden. Het papierloos en op pc werken is erg belangrijk bij Deloitte. Dit maakt het een stuk gemakkelijker omdat er een online platform is om zojuist mogelijk te communiceren en de gevraagde zaken te organiseren.

Mijn dag start met het nakijken van mijn e-mails of er nog enkele zaken te organiseren valt of er belangrijke e-mails zijn binnengekomen buiten de werkuren. Na alles op een gestructureerde manier te vervolledigen is mijn taak de Management Assistent te helpen die veel doet voor een Partner. Samen organiseren we evenementen en boeken we vergaderzalen.

Ik werk ook samen met een Administratief Assistent. Dit is dan meer werken met Excel documenten, documenten vervolledigen, veranderen of afprinten. Bestellingen plaatsen en post versturen via DHL is een dagelijkse taak die ik ook doe.

Het telefonisch contact opnemen is ook belangrijk binnen het bedrijf. De communicatie binnen het bedrijf gebeurt via Skype. Ook kunnen er vergaderingen gedaan worden via een Skypecall.

Het platform die we gebruiken binnen het bedrijf is heel praktisch. Via dit platform kunnen er vluchten geboekt worden, expenses (uitgaven) ingegeven worden, vergaderzalen reserveren en nog heel wat. Via dit platform kunnen we snel genoeg en efficiënt werken.

Samen met mijn collega’s maken we ook wekelijks een document op met de uren die de week ervoor ons departement heeft gepresteerd om een visueel overzicht te hebben hoeveel elk werknemer gepresteerd heeft.

Het is een bedrijf die zeer leerrijk is op verschillende vlakken maar heeft zeker en vast een bijdrage op mijn talen. Ik ben perfect drietalig maar het heeft een positief impact op mijn engels die ik nu

al vaker durf te spreken omdat het als voertaal wordt gebruikt bij Deloitte.

Ik raad dit bedrijf aan alle studenten Office Management. Niet enkel om er stage te lopen maar om er te werken en ervaring op te lopen.

Erva Ozdemir

Een nieuwe uitdaging bij directie Burgerzaken van stad Leuven

1 juli, de start van een nieuwe maand, de start van de solden, …
Voor mij persoonlijk betekende 1 juli 2019 de start van een nieuwe professionele uitdaging.
Vanaf die maandag werk ik op de dienst Burgerzaken van stad Leuven.

’s Morgens heb ik even tijd nodig om wakker te worden en gaat alles net iets trager. Daarom ging ik met de bus naar het stadskantoor. Gelukkig is de halte aan de Kapucijnenvoer maar op enkele minuten stappen van bij mij thuis.

Om 9.00 uur werd ik verwacht aan het onthaal van het stadskantoor. Daar werd ik opgehaald door mijn nieuwe leidinggevende Ingrid. Zij nam me mee naar de dienst, die gesitueerd is op de eerste verdieping van het stadskantoor. Nadat ik eerst nog wat algemene uitleg kreeg rond de taken en de uurregeling, werd ik voorgesteld aan de collega’s. Ik kreeg ook een peter en twee meters toegewezen. Op hen zal ik de volgende maanden kunnen rekenen voor advies en extra uitleg rond het takenpakket.

Nadat ik geïnstalleerd was aan een bureau, nam mijn peter, Frank, me meteen mee om uitleg te geven rond mijn eerste belangrijke taak: Hoe geef je adreswijzigingen in het Rijksregister in?

Met al deze nieuwe informatie in mijn hoofd, kon ik samen met Frank beginnen aan de eerste echte dossiers. Dit hebben we samen gedaan tot aan de middagpauze.

Tijdens de middagpauze is de cafetaria de “place to be”. Het is er telkens een leuk weerzien met de collega’s van het stadskantoor.

Na de deugddoende middagpauze kwam de eerste uitdaging: zelf dossiers behandelen! En alsof dit nog niet stressvol genoeg was, schrok ik ook elke keer als er een goederentrein voorbij het gebouw reed. Geloof me, het voelt net alsof er een aardbeving is.

Toen ik geen dossier meer bij mijn naam had staan, ben ik meer beginnen lezen rond de dienst Burgerzaken zelf. Zo kwam ik te weten voor welke zaken de inwoners van Leuven een afspraak moeten maken of voor welke zaken niet. De afsprakenlijn van de dienst Burgerzaken is ook gevestigd op mijn dienst. Dus soms kon ik ook al horen waarover mensen belden en hoe dat werd opgelost. Wat altijd handig is naar de toekomst toe

In mijn zoektocht naar meer informatie kwam ik ook uit op de pagina van schepen Vansina. Deze schepen is verantwoordelijk voor de Burgerzaken.

Op maandag en donderdag biedt stad Leuven zijn inwoners de kans om later langs te komen. Elke maandag doe ik dus een lange dag, dit wil zeggen van 8.15 uur tot 20.00 uur. Dat is een lange dag, daarom geen rustige dag, maar soms vliegt die echt voorbij. En een pluspunt is dat ik dan op vrijdagnamiddag de namiddag vrij heb ter compensatie.

Na de eerste, vermoeiende dag terug werken moest ik terug uit tikken aan de prikklok.
Normaal gezien zou ik naar huis stappen, maar omdat ik echt moe was na mijn werkdag, leek de bus aanlokkelijker.  

Moe maar voldaan, sloot ik mijn dag even mooi af als hij begon, met goede moed en veel zon!

Hannelore Van Biesbroeck – 2 OM-WT

Stage bij AG Games

Ik ben Quinten Abel Odjesa, een tweedejaarsstudent uit de opleiding Office Management. Ik heb stage gelopen in het bedrijf AG Games, Ladbrokes. AG Games is een bedrijf die weddenschappen in diverse sectoren mogelijk maakt. Ladbrokes is een tak van AG Games. Ladbrokes is oorspronkelijk van Brits bedrijf dat over de hele wereld opereert. Het is inmiddels een van de grootste aanbieders geworden van weddenschappen op sportwedstrijden. De geschiedenis van het bedrijf gaat al terug tot 1886.

In dat jaar startten de heren Pennington en Schwind vanuit Ladbrokes Hall met het trainen van racepaarden. Vijftien jaar later bereidden ze hun werkzaamheden uit met het organiseren van weddenschappen voor clubs uit de omgeving. Een naam was er tot die tijd nog niet. Maar met de komst van Arthur Bendir veranderde dat. Ladbrokes was officieel een feit. Tegenwoordig kennen we Ladbrokes als één van de grootste aanbieders van sportweddenschappen.

Ladbrokes is een vereniging met winstoogmerk dat wil zeggen dat het bedrijf behoort tot de tertiaire sector of met andere woorden, de commerciële sector. Deze sector kan verdeeld worden in enkele subcategorieën: handelsbedrijven en dienstverlenende bedrijven. Ladbrokes levert een dienst en verkoopt dus geen producten.

Ik was zowel werkzaam op het kantoor van het bedrijf als in het agentschap van Ladbrokes. Het kantoor situeert zich in een zijstraat van Flagey plein te Brussel en het agentschap bevindt zich aan het zakenstation Luxembourg. 

Het kantoor op het Flagey plein

Ik was werkzaam in de backoffice, ik hield mezelf vooral bezig met de post van mijn baas die binnenkwam en zijn mails, dit betekent facturen, overschrijvingen, etc. Daarnaast hielp ik het team ook met de vele telefoontjes die we elke dag ontvingen. Postbehandeling maakte deel uit van de routine taken die ik dagelijks deed. Ik moest bij elke brief het noodzakelijke doen. Ik hielp mijn stagementor met het verwerken van de post zodat hij zich op de kerntaken van het bedrijf kon focussen. Meestal kom ik facturen tegen die ik later heb moeten inscannen en coderen. Er wordt geen aandacht besteed aan onnodige post zoals reclame.

Als stagiaire spendeerde ik veel tijd aan de telefoon. Ik belde meestal met klanten die weddenschap wouden plaatsen via de telefoon en vervolgens belde ik met het hoofdbureau om te kijken of dit acceptabel was of niet. Als de klant wel degelijk het geld heeft gestort op de vermelde rekening is het terug aan mij om het groenlicht aan het hoofdbureau te geven. Alle gesprekken waren van formele vorm, deze gesprekken konden in diverse talen gesproken worden. De meeste gesproken taal was Frans gevolgd door Engels. Ik voel mezelf vrij goed aan de telefoon, het is niet iets waar ik tegenop zie.

Hierbij wil ik het hele Ladbrokes team bedanken voor de steun en hulp die ik kreeg tijdens deze stageperiode. Ze hebben me geholpen met het openbloeien als stagiair. Ze hebben me de opportuniteit gegeven om op een rustige manier te groeien tot een volwaardig lid van hun team. Ik hoop dat ik al deze nieuwe kwaliteiten mee kan nemen naar de volgende stageplaats.

Stage bij Mersen

Stage Mersen Office Management

Ik ben een student Office Management uit het eerste en tweede jaar en heb stage gelopen bij Mersen te Wemmel. Het was een heel leuke en leerrijke periode met mensen die me tijdens deze periode heel goed geholpen hebben. Mijn stage hield alle taken in van een hedendaagse office manager. Het klasseren van dossiers tot verwerken van verrichten op een specifiek computerprogramma tot het versturen en beantwoorden van mails. Er was jammer genoeg niet elke dag voldoende werk, maar ik krijg wel iedere dag iets nieuws om me in te ontplooien of verdiepen. ik had ook de kans om bij alle afdelingen van het bedrijf te werken en te leren van de mensen daar al jaren werken. Na deze stage te hebben gevolgd voel ik mij al veel gemotiveerder en heb meer ervaring voor later. Ik zou deze stageplaats zeker aanraden bij andere studenten. Het is een klein bedrijf met weinig werknemers, waar iedereen mekaar door en door kent. Daarnaast kan je ook gebruik maken van de vernieuwde refter die uitgerust met een frigo, vaatwasser, koffiezetapparaat en microgolfoven. Het bedrijf denkt ook aan de gezondheid van zijn werknemers en heeft altijd een uitgebreide fruitschaal klaar staan in de eetzaal die om de paar dagen bijgevuld wordt net als het flessenwater. Je kan eveneens gebruik maken van desktopcomputers die niet meteen gebruikt worden door de andere werknemers in het grote en moderne gebouw. Kortom een rustige, leuke en goed uitgeruste plek om je stage te volgen en een nieuwe ervaring op te doen.

https://www.mersen.com/sites/default/files/publications-media/2017-06-MERSEN-logo-color.jpg

Bron: www.mersen.com

www.mersen.com

Steven Steppe    2OMb

Stage bij GITO Tervuren

Hallo, 

Ik ben Alicia Minne, een leerling van Erasmushogeschool Brussel, in mijn eerste jaar Office Management. In de maand februari heb ik stage gelopen bij GITO Tervuren voor een periode van 3 weken. Daar heb ik een administratieve positie gekregen. Ik moest meerdere taken uitvoeren zoals documenten scannen, mails naar leerlingen of leerkrachten sturen, studentenkaarten opmaken…

Tijdens mijn stage heb ik de taken die ik heb gekregen proberen zo goed en snel mogelijk te doen. Ik heb voor elke taak die ik kreeg eerst goed naar de uitleg geluisterd en dan zelf geprobeerd, als ik het niet kon probeerde ik het altijd zelf te zoeken en op te lossen voor dat ik het aan mijn collega’s vroeg. Ik had het soms moeilijk om dingen te verwoorden of uit te leggen sinds Nederlands niet mijn moedertaal is maar kon me wel laten verstaan.

In begin was de telefoon opnemen zeer moeilijk voor mij sinds ik niet goed de vragen kon beantwoorden, later heb ik geleerd hoe dat ik zo’n situaties beter behandel. Elke keer dat ik een mail stuurde vroeg ik wel aan iemand of het goed was geschreven, in de juiste taal sinds ik weet dat mijn taal mijn zwakte is.

Ik vond deze stage zeer leerrijk, ik heb geleerd hoe men met andere collega’s moet omgaan, hoe dat het eigenlijk allemaal echt gebeurd. Ik zou deze stageplaats aanraden aan andere leerlingen omdat ze daar zeer vriendelijk zijn en ze zijn ook zeer gastvrij. Op het vlak van wat Office Management betreft zou ik dit aanraden als stageplaats voor het 1ste of 2de jaar omdat ik niet zoveel verantwoordelijkheden kreeg en dat was juist goed voor mij maar als afstudeerstage is dat misschien niet ideaal.

Site stageplaats: https://www.gito-tervuren.org/ 

  bron: https://www.scholenvanmorgen.be 

Stage ervaring bij Tempo Team

Mijn naam is Malhaury Delmeiren. Ik ben een eerstejaarsstudent in Office Management. Ik heb in Februari drie weken stage gelopen bij het Tempo-Team kantoor aan de Brouckère in  Brussel. Tempo-Team is al meer dan 45 jaar een HR-dienstverlener, ook wel uitzendbureau genoemd. 

Ik werkte in het departement Horeca & Retail, wat de verkoop betreft zoals kassamedewerkers en winkelmedewerkers. Mijn takenpakket was niet gemakkelijk maar ik heb steeds mijn best gedaan om het te snappen en door te werken. Ik wist steeds wat er van mij werd verwacht. Er waren niet altijd dringende deadlines maar voor hen was het belangrijk dat mijn taken zo goed mogelijk werden uitgevoerd. Tijdens mijn stage heb ik geleerd om prioriteiten te leggen i.v.m. mijn taken. Taken werden steeds uitgevoerd zoals gevraagd en ze nam op momenten ook het initiatief om een aantal taken op zich te nemen.

  • Administratie: planning invullen, lijst werkzoekenden, inschrijvingsattesten printen
  • ICT: Word en Excel (gegevens verwerken en lijst maken), DUO (ontvangen documenten opslaan in kandidaatsprofiel)
  • Rekrutering (voorselectie maken): A.d.h.v. vacatures de gepaste kandidaten via Eureka opzoeken. Bij interessante kandidaten bel ik ze op om hun CV op te vragen, gesprek mee voeren. Bij interessante kandidaten geef ik alle gegevens door aan mijn collega’s.
  • Functionering in het Frans en Nederlands

Ik vond het een zeer educatieve stage en ik kon niet beter verwachten voor mijn eerstejaarsstage. Het was maar een stage van 3 weken, maar tijdens die 3 weken bloeide ik uit, groeide mijn zelfvertrouwen en heb ik veel bijgeleerd. Ik vond dit een ideale stage om te beginnen binnen het opleiding Office Management. Ik vond het geweldig toen ze me op het einde van mijn stage voorstelde om er als jobstudent te werken. Ik raad het alle eerstejaars aan.

Auteur: Malhaury Delmeiren van 1OMb

Stage Toerisme Oostende

Ik ben Pauline Tonini en ik studeer Office Management op de Erasmus hogeschool te Brussel. Tijdens deze opleiding krijgen we de kans om onze toekomstige job beter te begrijpen. In het eerste jaar duurt deze drie weken in februari. Ik koos om mij stage in Toerisme Oostende door te brengen. Het toerisme heeft mij altijd aangetrokken daarvoor hoop ik er in de toekomst altijd in contact te blijven.

Toerisme Oostende is een VZW bestaat als sinds 1995 en is bevestigd te Oostende op het Monacoplein 2. De organisatie telt een twintigtal tot dertig werknemers die verdeeld zijn in verschillende afdelingen. Deze afdelingen zijn:

  • Afdeling Onthaal
  • Afdeling Boekhouding en secretariaat
  • Afdeling Oostende convention Bureau en Trade
  • Sectorwerking, internationale marketing, projectmanagement & productontwikkeling
  • Afdeling marketing & evenementen

Toerisme Oostende werkt ook samen met ‘Les Films du bord de mer VZW’, ‘Kursaal Oostende VZW en ‘De Zee VZW’.

De bronafbeelding bekijken

De taken van Toerisme Oostende is het promoteren van Oostende als vakantiebestemming en het organiseren van evenementen. Het werken van zowel privé als publieke diensten, organisaties en bedrijven is van zelfsprekend voor het VZW. Hiervoor worden regelmatig vergaderingen georganiseerd gedurende het jaar. Dit met de raad van bestuur, algemene vergadering en het technische comité. Tijdens deze vergaderingen komen heel van thema’s en problematieken aanbod zoals het openbare vervoer, parkeermogelijkheden, properheid, kinderactiviteiten, evenementen, marketing, imago, ecologie, veiligheid, ontspanningsmogelijkheden, diverse faciliteiten, enzovoort.  Ook de lokale economische factoren worden geholpen door Toerisme Oostende dankzij verschillende evenementen om die naar voor te brengen.

Mijn stagementor, Kim Bulteel, is namelijk de Management Assistent van de CEO. Dit heeft ervoor gezorgd dat ik het leven van een Office Manager kon zien. Kim Bulteel houdt zich vooral bezig

met het regelen van afspraken, verslagen opstellen en diverse vergaderingen, personeelszaken en het voorraden en bestellen van kantoorbenodigdheden. Mijn taken tijdens dit stage was het versturen en beantwoorden van e-mail, het klasseren en archivering, postbehandeling, kandidaturen verwerking, verwelkomen van kandidaten voor een open vacature, agendabeheer, administratie van Cinema Storck enzoverder. Mijn taken waren altijd interessant en leerrijk. Ik kreeg een zicht van het organiseren en voorbereiden ’s werk van evenementen. Ik heb ook leren werken met Google zoals google agenda, googledocument, googledrive, maar ook sdworx en andere ICT- programma’s.

Mijn collega’s waren altijd zeer tevreden van mijn werk, daarom vind ik mijn eerste jaar stage geslaagd. Ik hoop dat mijn volgende stage even aangenaam en leerrijk zal zijn.