Categoriearchief: Office management

Social Media 2OM Werkervaring IPG

Voor mijn studentenjob werk ik als adviseur bij IPG group gelegen in Leuven. Het is een callcenter dat samenwerkt met heel veel klanten en bedrijven uit verschillende sectoren. De soort klanten kan variëren van particulieren tot zelfstandigen, van garages tot artsen, van hotels tot interims.

IPG group is onderverdeeld in verschillende groepen, die projecten worden genoemd. Ikzelf werk voor het project Multipool. Daarin vind je de bovenvermelde type klanten terug. Voorbeelden van klanten zijn: Vel’oh, Agilitas, Dockx, Woonhaven Antwerpen, Rent-a-car en online services zoals Wister en PM connect.

Wat ik moet doen is lijnen oppikken en klanten verderhelpen en/of doorverbinden. We zijn de wachtdienst die de lijnen oppikt wanneer de hoofdkantoren gesloten zijn. Alles moet dus genoteerd en doorgestuurd worden naar de hoofdzetel zodat zij de volgende werkdag kunnen overnemen indien nodig.

IPG is geen bedrijf dat gebruik maakt van de “mainstream” sociale media zoals Face of Instagram om reclame te maken of om vacatures te plaatsen.  Ze houden het zakelijk en beperken zich tot Pintrest en LinkedIN. Jobvacaturen kan je wel online vinden op hun eigen website of op Indeed. Hiernaast werken ze ook met verschillende interims om personeel aan te nemen. Ik werk zelf als student dus ik ben eigenlijk een uitzendkracht van Startpeople.

Werken bij IPG group is een heel aangename ervaring. Het is een zeer leuke ploeg en de studenten die er werken zijn ook heel leuk. Dankzij de gpc-lessen die ik krijg op school heb ik me heel snel kunnen aanpassen aan de werkomgeving en de interactie met de bellers verloopt dus ook heel vlot. Mijn teamcoaches zijn ook heel tevreden met mijn bijdrage en hebben me al voorgesteld om vast te werken voor hun. 

Zelf heb ik al heel wat ervaring opgedaan in verschillende sectoren als student, dus ik kan wel bevestigen dat werken in een callcenter als adviseur heel fijn is als er variatie in de klanten. Ik had heel wat vooroordelen voor ik daar van start ging maar vandaag heb ik geen spijt van mijn beslissing. Werken als vaste werknemer zou weleenswaar een gedacht zijn als het is waar ik nu ben.

Uiteraard wil ik eerst mijn studies concluderen!

http://www.ipggroup.eu/nl/

 

Stage ervaring bij Ten Weyngaert

Ik ben Lucile en ik heb net 3 weken stage in het Gemeenschapscentrum Ten Weyngaert gelopen. Het gemeenschapscentrum Ten Weyngaert is een Open Huis en een Nederlandstalige gemeenschapscentrum gelegen in Vorst.  Ik heb hiervoor gekozen omdat het een plaats is waar ik sinds kleins af aan naartoe ga en ik de gemeente vorst wil helpen om te groeien op vlak van cultuur, samenleving, diversiteit,..

Ten Weyngaert organiseert elke maand verschillende activiteiten zoals; wereldkeuken, cinekade boerenbrunch, repaircafé en er loop ook constant een expo die je gratis mag zien. Wekelijks; yoga, stoelenaerobic,.. Als je zelf interesse hebt in activiteiten kan je verder kijken op hun website.

Ten Weyngaert biedt een assortiment van activiteiten die enerzijds nauwelijks aan bod komt binnen een schoolse context voor kinderen en anderzijds voor volwassenen een educatief pakket dat past binnen een Brusselse context. Dit zorgt ervoor dat het een aanbod genereert met dubbel doel: het verwerven en bevorderen van kennis en het ontwikkelen van inzichten en vaardigheden die nuttig zijn binnen het persoonlijk leven van de deelnemers.

Tevens heeft ten weyngaert een groot assortiment van zalen die ze verhuren. Het moet wel altijd voor socio-culturele doeleinden zijn.

Als stagiaire had ik verschillende taken. Elke ochtend had ik een vast ritueel, ik kwam als eerste binnen in het onthaal; deed alle lichten aan, dagplanning ophangen, flyers goedleggen en post ordenen. Ik was ook constant in het onthaal dus aan de telefoon mensen helpen of mensen die langs kwamen ook zo goed mogelijk informeren en helpen.

In het onthaal werkte ik samen met mijn collega Jasmine. Van haar kreeg ik dan kleine taakjes. Eerst toonde ze me hoe dat het moest en vervolgens deed ik dat zelf. Ik kan nu facturen aanmaken via exact en die ook opsturen, met de boekhouding bezig zijn en bepaalde zaken terug vinden. Events plannen en mijn weg vinden op het programma “Yesplan” of nog gebruiksovereenkomsten aanmaken.

Elke maandag vond er een personeelsvergadering die ik steeds bijwoonde en hiervan een verslag moest indienen.

Zoals op elke stagel heb ik ook een paar keer excel moeten gebruiken, die was ook weer een goeie oefening. Ik ben namelijk niet altijd even op mijn gemak als ik op excel moet werken.

Ik kreeg dus in het algmeen veel “kleine taakjes” maar ik kreeg ze in het begin van de week en moest dan zelf mijn planning maken. Prioriteit geven aan de dringendere zaken.

Onthaal in Ten Weyngaert

Ik vond Ten Weyngaert een zeer leerrijke stage en hoop dat ik zelf een verschil heb kunnen maken.

Travailler chez Easi pendant le Covid-19

Comment une entreprise IT a pu passer en télé-travail full en un weekend :

Mon mari travaille dans une société informatique basée à Nivelles, nommée EASI. Je vais commencer mon explication en posant un contexte :

EASI est une société informatique avec 20 ans d’expérience (création 1999) dans le domaine de l’IT et qui compte 5 bureaux (Nivelles (HQ), Liège, Leuven, Gent et Genk) en Belgique. De plus, parmi ces compétences, EASI possède sa propre solution de cloud privée qu’elle propose à des sociétés très connues sur le marché comme : Cassis Paprika, Burger King Europe ou encore Belfius Lease.

D’après ce qu’il m’a raconté, beaucoup de sociétés mettent en place une solution de télé-travail avec la technologie VPN. En temps normal, personne ne travaille depuis la maison en même temps et donc il n’y a pas de saturation du Firewall. Or, avec le COVID-19, afin de combiner la solution VPN, utilisée par tous les membres, et performance, il faudrait un Firewall puissant.

La solution optée par EASI est d’ouvrir son cloud à sa propre utilisation. C’est pourquoi, mon mari travaille depuis la maison et se connecte directement au cloud d’EASI (hébergée dans le Data Center de Proximus à Mechelen) avec la technologie Remote Desktop Serveur (RDS). Selon mon mari, le seul prérequis pour cette solution est d’avoir une bonne connexion internet à la maison.

De plus, une des expertises de la société où mon mari travaille (EASI) est le domaine de la sécurité informatique. C’est pourquoi, afin de garantir une connexion sécurisée à la base de donnée de sa société, mon mari utilise la technologie Multi Factor Authentification. De ce fait, il doit rentrer une première fois un premier mot de passe pour sa connexion, et doit confirmer sa connexion via son smartphone. Cela permet donc d’empêcher la connexion des personnes tierces même si son portable est volée.

Depuis quelques semaines mon mari me parle de reprendre le travail dans un délai plus ou moins court (endéans les 2 semaines). Il disait être très content des mesures mises en place par EASI. Premièrement, l’équipe RH a soumis une enquête en ligne afin de recenser l’avis de chaque employé sur la reprise du travail. Ensuite, une 2e vague d’enquête a été soumise afin de savoir les personnes qui sont enclin à reprendre le travail le plus rapidement possible. Le but de la direction est de mettre en place un plan de déconfinement individuel propre à chacun des employés. En effet, la société compte 250 employés ayant chacun une vie privée différente (senior, enfant, célibataire,…).

A ce stade, aucune date n’a été annoncé pour un retour au travail, mais mon mari estime reprendre le travail entre 1 et 3 jours par semaine dans maximum 1 semaine.

Travailler à la maison

Jobstudent bij FedEx

Ik ben een 2de jaars student in Office Management en tijdens de zomervakantie heb ik 2 maanden bij FedEx gewerkt in de medische sector. Mijn taak gedurende 2 weken werk was het voorbereiden van bestellingen voor ziekenhuizen.

Na die 2 weken is de shipping manager in een depressie geraakt en heeft vakantie genomen. Ik werd aangesteld om zijn functie bij FedEx te vervullen omdat ik de enige van de studenten was met kennis op dit gebied en dus de enige die in staat was om deze functie te vervullen. Nu moest ik voor het verzenden/ontvangen van de FedEx medische afdeling zorgen en om dit te doen had ik een persoon aan mijn zijde die er ter beschikking stond wanneer er nood aan was. Daarnaast had ik ook een computer waar ik alles wat er vanuit FedEx werd verstuurd invoeren. 

Twee weken lang heb ik deze functie kunnen bekleden en toen was de shipping manager weer terug. Ik werd gefeliciteerd door een van de bazen van de afdeling omdat ik het werk goed had gedaan en ook omdat ik zelfbeheersing had. In deze baan verveelde ik me niet, ik had goede collega’s met wie ik uitstekend kon opschieten, ik hield contact met de meesten van hen, en ik vond het werk erg aangenaam. Vervolgens werd ik overgeplaatst naar een andere afdeling omdat ze een tekort aan personeel hadden, ik heb daar een week gewerkt, behalve dat ik me daar niet goed voelde, het werk was anders en niemand was in een goed humeur. Ik heb dus gevraagd om terug te keren naar mijn oorspronkelijke baan en gelukkig hebben ze dat geaccepteerd. Ik heb daar tot het einde van mijn contract kunnen werken.

FedEx had veel veiligheidsuitrusting op de werkplek geïnstalleerd, dus we moesten ons in veiligheidsschoenen en een fluorescerende jas kleden omdat er elektrische pallets op de werkplek stonden. Om te eten tijdens onze pauze kunnen we ons eten in een koelkast bewaren of koude gerechten / broodjes bestellen in de FedEx kantine.

Eindelijk vond ik deze baan zeer interessant en zeer afwisselend in mijn geval. Ik kreeg veel positieve feedback over mezelf en dat heeft mij trots gemaakt.

 

Voor alle informatie over FedEx kunt u op deze link klikken die u doorverwijst naar hun site.

https://www.fedex.com/nl-be/home.html 

 

Leerrijke stage bij Erasmushogeschool Brussel

Ik heb mijn stage gelopen op onze school Erasmushogeschool Brussel. Het is één van de bekendste Nederlandstalige hogescholen in Brussel. Met verschillende departementen, zeven gelegen in onze hoofdstad en drie buiten Brussel. We vinden er campussen met allerlei soorten

studierichtingen zoals informatica, verpleegkunde, communicatie ect. Sinds Ehb een school is, maakt ze deelt uit het quartaire sector. Voor de Ehb staat het mens centraal hierdoor hanteren ze een humanistische visie. Iedereen is bij hun welkom en diversiteit is daar zeker te vinden. Iedereen is verschillend en heeft een verschillende achtergrond, gender, seksualiteit, religie ect. en dit zijn de aspecten waarvan zij naar opzoek zijn, omdat we elkaar allemaal nodig hebben.

Ik heb dus de gelegenheid gekregen om mijn tweede stage-ervaring op te doen op onze departement Management Media en Maatschappij. Ik werd in dienst genomen als research intern onder leiding van meneer Lode De Waele. Hij is onderzoeker voor het richting Office management bij de Ehb. Naast zijn functie als onderzoeker is hij ook postdoctoraal onderzoeker op het Vrije universiteit van Amsterdam en docent op het universiteit van Antwerpen.

Ik moest Meneer De Waele ondersteunen in zijn internationaal onderzoek over rekrutering en selectie. Ik hield me onder meer bezig met het opzoeken van mogelijke bedrijven dat zouden aanvaarden om deel te nemen aan ons onderzoek. In contact komen met bedrijven kan af en toe wat moeilijk zijn, daarom ging ik dit op meerdere manieren verrichten.

Meestal ging ik bellen en mailen maar we wouden ook op diverse creatievere manieren hun aandacht verkrijgen, hierdoor zijn we managers van enkele bedrijven ook gaan sturen op LinkedIn. Met de hulp van een studente uit het universiteit van Antwerpen dat voor haar thesis ook meehielp aan deze onderzoek, ging ik al deze taken verrichten.

We hielden af en toe enkele meetings onder zen tweeën maar ook met meneer De Waele om even de stand van zaken te zien, te overleggen, onze manier van aanpak te herzien ect. Het leuke aan deze functie was dat de dagen divers waren. Ik had de mogelijkheid om niet op eenzelfde plek te werken hierdoor ging ik soms op school, in de bib of thuis werken. Vermits ik mijn stage wat later begon dan de andere leerlingen kreeg ik deze mogelijkheid wel niet lang. Met de pandemie ging toen al mijn taken vanuit thuis verrichten.

 

Als deze blog over het Erasmushogeschool u interesse heeft opgewekt kunt u eens kijkje nemen op hun site via onderstaande link.

https://www.erasmushogeschool.be/nl

 

 

Noémie Kamuanya Kabuya

2OMb

 

 

Docent in gesprek met studenten

Bron: https://www.erasmushogeschool.be/nl/begeleiding-voor-nieuwe-studenten

One day

17 maart 2020 is een datum die velen van ons niet snel zullen vergeten!  Deze datum is het begin van de lockdown in België, de datum die onze maatschappij op zijn kop zette! Volgens de aanbeveling van de regering is telewerken de norm geworden. Alle bedrijven en scholen hebben zich moeten organiseren om alles zo optimaal mogelijk te laten verlopen.

Ik ben zeer verbaasd om te zien hoe productief telewerk kan zijn! Mijn routine is volledig veranderd, maar ik heb me wel kunnen aanpassen. Ik dacht ook dat het contact tussen collega’s en klasgenoten zou veranderen, maar integendeel, dankzij sociale media konden we dagelijks met elkaar communiceren. Zoals jullie misschien op de video hebben gezien, heb ik eindelijk de tijd gehad om eens een vriend te bezoeken… 🙂

Ik weet niet hoe lang we in deze situatie moeten blijven, maar ik weet zeker dat we het virus samen kunnen bestrijden!

Claeys & Engels Global HR Lawyers 

Sinds oktober 2018 werk ik als receptioniste voor Claeys & Engels Global HR Lawyers . Claeys & Engels is een internationaal advocatenkantoor dat een volledig assortiment aan juridische diensten biedt die op alle gebieden verband houden met human resources. 

Het bedrijf werd opgericht op 1 januari 2001 door Thierry Claeys en Chris Engels. De voorbije vijftien jaar is het kantoor enorm gegroeid en telt het meer dan 85 advocaten. Bij aanvang was het bedrijf uit vier kantoren opgemaakt met vestigingen in Brussel, Antwerpen en Luik. In 2002 en 2007 opende Claeys & Engels respectievelijk bijkomende kantoren in Gent en Hasselt. 

Elke vraag dat de klant heeft wordt behandeld door een team van gespecialiseerde advocaten wiens praktijk kan variëren van advies tot rechtszaken. 

Het kantoor is het eerste advocatenkantoor dat gespecialiseerd is in het aanbieden van een geïntegreerde service, zowel aan een nationale als internationale klantenkring, in alles wat menselijk kapitaal betreft. 

In dit filmpje ziet u kort hoe mijn dag als receptioniste voor een advocatenkantoor er uit ziet :

Aangezien er veiligheidsmaatregelen genomen zijn door de COVID-19 uitbraak werd dit filmpje vanuit een verschillend kantoor gefilmd. *

  • Postbehandeling : de post is van decisief belang voor advocaten ( data rechtszaken, betwistingen, bewijsmateriaal en bronnen ect.)
  • Mails beantwoorden : Men krijgt hier enorm veel verzoeken, post, facturen, meeting room aanvragen ect.
  • Facturen behandelen ( ik sta in voor het bestellen van alles wat logistiek, catering en office suply is d.w.z. dat ik de factures ook herzie en upload in de webapplicatie voor de financiële afdeling.)
  • Plannen van events & webinars
  • Afsluiting van de week met een teammeeting (Front office, logistiek en facility team) om de voorbije week en komende week te bespreken en in te plannen. 

Mijn job op CVO De Verdieping

Hallo, mijn naam is Sarina Castermans, studente OM in het werktraject. Ik werk sinds 2008 als administratief medewerker op CVO De Verdieping.

CVO De Verdieping is een centrum voor volwassenenonderwijs dat gelegen is in Heusden-Zolder. Het is een groot centrum met een gemiddeld van 3.000 cursisten op jaarbasis. In dit filmpje geef ik jullie wat meer uitleg over wat CVO De Verdieping doet. Ik heb sinds 2008 op het centrum al meerdere administratieve functies ingevuld.

Momenteel werk ik als administratief medewerker op het cursistenloket. Onze taak bestaat eruit om elke inschrijving die gebeurt voor een cursus, opleiding of workshop uit te voeren, na te kijken en te verzekeren dat alles administratief correct wordt afgehandeld.

Mijn eerste stage als Project Manager Trainee

Voor mijn eerste stage-ervaring heb ik ervoor gekozen om als project manager trainee het team van Sonemos Media te versterken. Sonemos Media is een B2B bedrijf die hun klanten helpt hun product of merk te lanceren op Amazon. Een stage van drie weken, onmogelijk zou je kunnen denken, toch is het me gelukt om bij het kleine maar dynamisch team te horen. Deze start-up is gelegen in een co-working place, wat inhoudt dat het gebouw gehuurd werd door verschillende kleine ondernemingen.
Genoeg over Sonemos, laten we het hebben over wat ik daar effectief heb mogen doen. Mijn verantwoordelijke, Najad, heeft me de eerste dagen getoond met welke grogramma’s ik te werk moest gaan. Van ontwerpprogramma’s naar handige websites tot planning tools, na die eerste stagedag ging ik met mijn hoofd vol informatie terug naar huis. De eerste week is altijd aanpassen. De mensen, de omgeving, de bedrijfscultuur, etc. Je komt in een nieuw kader terecht die je de mogelijkheid geeft om bepaalde soft skills te ontwikkelen die je in je dagelijks leven niet altijd kan. Ik heb de mogelijkheid gekregen om de sociale media van het bedrijf te beheren, de weekplanningen te maken, vergaderingen te organiseren, op selectieve wijze op zoek te gaan naar een gepaste fotograaf, mee te gaan op persconferentie, drie bewogen weken! Ik was bovendien ook het aanspreekpunt voor derden. Het voelde goed om te werken met iemand die vertrouwen had in haar stagiair, ik had namelijk toegang tot Najad haar persoonlijke en professionele agenda, waardoor ik haar beschikbaarheden kon afstemmen op haar meetings. Hieronder zie je een foto van de persconferentie in de kamer van koophandel bij BECI, voor mij het hoogtepunt van deze eerste ervaring.

Persconferentie bij BECI, kamer van koophandel

Mijn Stage – Stedelijk Lyceum Quillin

 

 

Vorige schooljaar heb ik de kans gehad om drie weken stage te doen in een bedrijf van mijn keuze. Na lang hebben gezocht heb ik besloten om mijn stage in een school in Antwerpen te doen “Stedelijk Lyceum Quillin“, waar ik als onthaal medewerker moest werken. Mijn taken waren:

  • Telefoon opnemen
  • Mensen begeleiden
  • Afwezigheid nemen
  • Te laten noteren
  • Telefoneren en
  • Mails schrijven 

Toen ik in de middelbaar was had ik al een stage moeten doen aan de balie van de school dus het was niet mijn eerste keer, ik had al ervaring van de afgelopen jaren. 
Het Stedelijke Lyceum Quillin is een secundaire school die verschillende studierichtingen aanbiedt voor de 1ste, 2e en 3de graad en ook  klassen voor OKAN leerlingen.