Categoriearchief: Office management

Stage bij Start People in Aalst

Mijn naam is Joske Vandervorst. Ik zit momenteel in mijn eerste jaar van Office Management in Erasmus hogeschool in Brussel. Wij mochten een stage van 3 weken lang uitoefenen en ik heb hiervoor gekozen om stage te doen in het interim kantoor StartPeople in Aalst. Ik heb al reeds enkele stage ervaringen gehad door mijn opleiding in het middelbaar in Bussiness Support.Het verschil met mijn vorige stages is dat wij ze niet zelf mochten kiezen. Deze stage mochten wij wel zelf kiezen. Ik ben op het bedrijf StartPeople terechtgekomen en heb hun meteen een mailtje gestuurd. Ik kreeg meteen telefoon van mijn toekomstige stagementor Karen De Koster met de vraag of ik eens wou langskomen op kantoor om dit allemaal te bespreken. Ik was meteen enthousiast na ons eerste gesprek. Op mijn eerste dag werd ik meteen hartelijk verwelkomt in een klein team. Ze hebben me alles uitgelegd en zelf meerdere keren als ik het niet begreep van de eerste keer. Mijn taken waren dagelijks om via een vacature mensen op te bellen waarvan ik vond dat ze geschikt waren voor de job. Ik mocht ze dan uitnodigen voor een gesprek bij ons om verder te spreken. Een dagelijkse taak dat ik nog mocht doen waren vacaturen schrijven en posten op onze site en op de site van VDAB. Mijn stageplaats was echt een geweldige plaats met een team van geweldige mensen, ik was niet meer de “stagiair” op het einde maar een volwaardige collega van hun, de 3 weken zijn dan ook voorbij gevlogen. Ik ben zeer blij dat ik bij hun de kans heb gekregen om een stage daar te mogen doen.

Mijn stage ervaring

Mijn naam is Benedicte Ndongala-Bielako. Ik ben een student uit Office Management in het eerste jaar aan de Erasmushogeschool Brussel campus Bloemenhof. In het hoger onderwijs werden wij verplicht om al in het eerste jaar stage te lopen van drie weken. De stageperiode was van 03 februari 2020 tot en met 21 februari 2020. Door de stage hebben we de mogelijkheid gehad om op die manier meer inzicht te krijgen over de realiteit van de job en hoe het bedrijfsleven in mekaar zit.

Wanneer ik contact heb opgenomen met hen was het nog niet zeker dat ik daar stage ging lopen, maar ze hebben mij wel de kans gegeven om langs te komen voor een gesprek. Vervolgens heeft mijn stagementor mij uitgelegd wat de takenpakketten waren en hij vroeg mij als ik het zag zitten om de takenpakketten uit te voeren.
De afgelopen drie weken heb ik bij Agilitas hoofdzakelijk als Uitzendconsultent gewerkt. Een uitzendconsultent is de bemiddelaar tussen bedrijven die op zoek zijn naar geschikt personeel en kandidaten die op zoek gaan naar een job.

De eerste week mocht ik echt aan de slag gaan met het werk namelijk werkzoekende en jobstudenten opvragen in de database van VDAB of in hun eigen database. In de eerste week had ik niet echt mensen kunnen opbellen omdat het ongewoon voor mij was, maar ik deed wel mijn best.

Tijdens de tweede week mocht ik al iets meer doen dan de voorbije week zoals de gegevens van werkzoekende en jobstudenten invoegen in de database van Agilitas, opnemen van binnenkomende telefoons en doorschakelen naar de juiste collega. Wat ik in die week nog mocht doen was de planning voor een bepaalde bedrijf.

Voor de planning moest ik bepaalde jobstudenten opbellen die tijdens hun vrije dagen ter beschikking waren om te werken. Als ze beschikbaar waren heb ik op de planning yes geschreven en zo niet schreef ik no. Soms kon het ook zijn dat ze niet opnamen dus spraak ik op de antwoordapparaat en op de planning schreef ik aa zo wist mijn collega dat ik op het antwoordapparaat ingesproken had.

In de laatste week van mijn stageperiode kon ik al gemakkelijker mijn werk combineren, mensen opbellen, hun gegevens invoegen en de planning voor Action maken. Er kwamen ook werkzoekende voor een bepaalde job en voor die job moesten ze een test afleggen en ik mocht hun tijdens het test begeleiden.

 

Mijn stage bij Vivaqua !

Mijn naam is Atia Kenza. Ik ben een eerstejaarstudent Office Management. In het kader van ons opleiding zullen mijn medestudenten en ik een stage lopen voor een periode van 3 weken. Dit is de enige opleiding die stage aanbiedt in het eerste jaar. Op die manier ga je een idee krijgen van hoe een dag als Office Manager verloopt. Verder ga je een beter beeld krijgen van hoe de bedrijfswereld in mekaar zit. Om dit te samenvatten is dit een perfecte ervaring voor jezelf om te zien of dit opleiding goed bij jouw past.

Omdat dit het eerste jaar was, hebben we zelf de keuze gekregen om een stageplaast te zoeken. Aangezien ik geen stage-ervaring had, was het voor mijn niet zo eenvoudig om een stageplaats op te sporen. Ik kom van een ASO-richting dus de wijze waarop ik een bedrijf moest benaderen had ik in praktijk nooit toegepast. Hoewel, tenminste voor studentjobs.                                                                                                          Dankzij de lessen en enkele vrienden ben ik vlug te weten te komen hoe dit moest gaan. Ik ben op verschillende plekken geweest en heb mails gestuurd. Ik kreeg meestal een negatieve feedback omdat 3 weken te kort was.

Na verschillende weken heb ik op het laatste moment een stage gevonden. Ik had een mail gestuurd en zij antwoorde meteen positief op mijn aanvraag. Vivaqua werd op dit moment mijn stageplaats. Snel ben ik in het hoofdkantoor bezoek gaan doen en heb daar Fabienne Sels ontmoet, zij leidt de centrale administratie. Na enkele minuten babbelen, heeft zij mijn stageovereenkomst gehandtekent. De stageperiode lag vast, deze ging op 3 februari beginnen in het hoofdkantoor van Vivaqua.

Zoals in de lessen behandelt is een Office Manager heel erg bezig met allerlei zaken, hij moet heel flexibel zijn en figureert als tweede arm voor elk manager, ingenieur, baas en dergelijke. Een goed Office Manager moet een aantal vaardigheden en kwaliteiten hebben. Die vaardigheden en kwaliteiten, ga je doorheen je stage leren. Vandaar is de stage effectief. Het is gericht op een bepaalde doel, je in de opleiding sturen.

Voordat ik de stage begint, kreeg ik al een gemengd gevoel. Omdat het een groot organisatie is, zou het kunnen zijn dat ik niet gemakkelijk geïntegreerd zal worden. In een bedrijf is de hiërarchie heel belangrijk en misschien is het hier het geval. Ik was wel nieuwsgierig naar mijn collega’s, het bedrijfscultuur en de moeilijkheid van mijn takenpakket. Ik verwacht van mijn stage dat ze mij diverse taken geven zodat ik multifuncyioneel kan werken. Het feit dat ze mij zullen vertrouwen en zelf initiatief laat nemen maak me niet bang. Ik ben van natuur zelfstandig opgebouwd, dus streef ik altijd naar autonomie. Dit kan misschien een plus zijn voor het team.                     Mijn verlegenheid is het onderdeel waar ik het meest naar uitkijk. Ik zou graag hebben dat ik mijn mening durf te uiten en zelf naar de mensen toegaat. Uiteraard is het niet zo gemakkelijk om in een bedrijf terecht te komen en onmiddellijk u verlegenheid weg te jagen. Maar ik ben ervan overtuigd dat mijn stage een leerrijke ervaring gaat worden en dat ik mijn kennis gaat kunnen uitbloeien.

Stage

Ik heb stage gelopen in een woonzorgcentrum te aalst. De Mouterij is een ruime woonzorgcampus die alle woon- en zorgvormen aanbiedt.  Zowel de kamers als de assistentiewoningen zijn ruim en comfortabel, het uitzicht over de stad is ronduit prachtig. Moderne voorzieningen gaan hier hand in hand met een hartelijke verzorging. In het woonconcept van De Mouterij staan de bewoners centraal. Zo is er het samengaan van alle woonvormen waardoor elke bewoner de volledige aandacht en gepaste verzorging krijgt. En natuurlijk zijn we in Aalst, dus is een gezellige ambiance verzekerd! Ik ben een student aan de Erasmushogeschool te Bruxelles. Op dit moment zit ik in het eerste jaar
van mij studie en heb ik in stage mogen lopen. Het uitdagende aan deze stage is dat ik
zelf heb mogen kiezen waar ik stage door ga brengen, met de daarbij behorende
werkzaamheden. 
gedeeld en opdrachten gedaan in de COP Sportmarketing en Communicatie.
Eind december kwam ik op de website van De Mouterij en het interesseerde mij echt.
begin maart was een nieuw stage avontuur. Gedurende de stage periode heb ik mij bezig gehouden met administratieve taken en bellen naar de familie van de bewoners.
Hiernaast zijn er nog allerlei andere bijzaken geweest waar ik mij voor heb in
gezet.Graag wil ik via deze weg mensen bedanken die mij hebben geholpen gedurende deze uitdagende periode mij geholpen bij mijn ontwikkeling binnen deze organisatie en het creëren van nieuwe inzichten. Het was een leuke stage ervaring!

https://www.seniorieweb.be/maisons-de-repos/flandre-orientale/alost/de-mouterij-wzc

Mijn stage-ervaring bij Rahman

Ik ben Yasin Benmammar, eerstejaarsstudent Office management en van 3 februari tot en met 21 februari heb ik stage gelopen bij Rahman. Dit is een onderneming dat gevestigd is in Kortrijk en gespecialiseerd is in het import en export van producten van heel de wereld. Voor mijn stage zag ik het bedrijf als een gewone lokale supermarkt, maar dat bleek volkomen anders te zijn.

De eerste dagen in het bedrijf waren niet gemakkelijk maar al snel vond ik mijn draai. Mijn werkdagen begonnen om 9u en eindigden rond 16u. Ik kreeg dagelijks anderhalf uur pauze van 12u tot 13u30. In het begin kreeg ik algemene administratieve taken zoals: telefoneren, documenten sorteren, … . Het sorteren van de documenten (bestaand uit klantendossiers, etc…) vergde heel wat tijd aangezien heel wat dossiers onvolledig waren. Maar na een aantal dagen kon ik ook mijn steentje bijdragen in het stockbeheer en het opvolgen en aanvragen van bestellingen. Mijn taak in de stock was om te controleren hoeveel kartonnen we nog hadden van bepaalde producten. Indien we er minder dan X-aantal hadden moest ik aanduiden dat deze besteld moesten worden. Naast mijn gewoonlijke taken heb ik veel geleerd over onderhandelen van mijn stagementor. Helaas heb ik dit niet kunnen toepassen deze stageperiode. Wel heb ik gemerkt dat ik sterk geïnteresseerd was in alles wat te maken had met onderhandelen en klantenopvolging.

Persoonlijk vond ik dat mijn stage op zich goed is verlopen. In het begin liep ik wat verdwaald omdat ik niet altijd wist wat ik moest doen. Wel zocht ik altijd naar een nieuwe taak, ik bleef niet wachten tot er mij iets werd opgelegd. En dat vind ik wel goed aan mezelf. Ook had ik geen enkele complicaties met het communiceren met collega’s en/of klanten. Ik kon me telkens goed verwoorden in het Nederland, Frans en het Engels. Soms haperde ik in het Frans omdat ik te moeilijke woorden wou gebruiken maar dit heb ik snel afgeleerd. Het doel is om verstaanbaar te zijn, niet om moeilijke woorden te gebruiken.
Wat ik nog heb opgemerkt is dat ik soms te traag werk bij taken die nauwkeurigheid vergen zoals bijvoorbeeld het sorteren van dossiers. Ik heb gemerkt dat ik een tik heb waarbij ik belangrijke zaken minimum 3 tot 4 keer moet controleren vooraleer ik verder werk. Hier zal ik zeker aan moeten werken.

Yasin Benmammar
1OMd

Stage bij Peeping Tom

Mijn stageplaats was het bedrijf Peeping Tom, Peeping Tom werd opgericht in 2000 door de twee artistiek directeur Gabriela Carrizo en Franck Chartier. Peeping Tom is een hyperrealistisch danstheater bedrijf uit België en is een combinatie van theater en muziek, alle voorstellingen zijn internationale coproducties en hebben uitgebreide tournees. Peeping Tom hoort bij de culturele sector.

Tijdens de tournees geven de artiesten van Peeping Tom workshops, masterclasses in theaters, scholen en andere organisaties. Een sterke punt van het bedrijf is de diversiteit van de artiesten in de producties, waar acteurs, dansers en zangers van heel de wereld zich kunnen herkennen in al onze artiesten. Tijdens onze workshops kan iedereen meer te weten komen over de unieke hyperrealistische esthetiek van Peeping Tom.

Ik werkte samen met Veerle, Ann, Sébastien en Lulu in het administratieve afdeling. Wij moesten zorgen voor alles wat te maken had met administratieve taken, bijvoorbeeld de contracten van de dansers moesten altijd gemaakt worden door ons en moest op tijd gemaakt worden. 

Ik had niet echt één afdeling als stagiaire maar ik ondersteunde een beetje alle afdeling, ik kreeg taken van iedereen. Bijvoorbeeld ik kreeg als taak van Lulu om de passporten van de dansers te controleren en zien of de datas nog kloppen. Mijn meeste taken kreeg ik van Veerle, Veerle is de Company Manager van het bedrijf maar was ook mijn Stagementor.  Ik moest ook soms documenten opzoeken in onze archief voor Sébastien de Communicatie Manager. Ik kreeg echt taken van iedereen en ik vond het wel goed om van alles te zien.  

 

Website Peeping Tom 

Mon expérience de stage

Bonjour à tous,

Je m’appelle Darlène Mpati et je suis étudiante en Office Management. Je suis très fière de vous donner une vision plus large de mon stage. Mon stage se situe à Bruxelles au lycée Conservatoire Royal de Musique de Bruxelles. Mon stage s’est déroulé du 3 février au 21 février 2020. J’ai eu beaucoup de chance de trouver ce stage grâce à ma tutrice de PGO. Je me suis immédiatement sentie à l’aise dans cette école car il y avait beaucoup d’autres étudiants et c’est aussi une école de musique, je suis moi-même artiste, donc j’étais très satisfaite de mon stage. J’ai été bien accueilli avec tant de respect et de patience et grâce à mon stage j’ai connu de nouvelles personnes. Ce fut une expérience inoubliable et vraiment faisable à nouveau.

 

Maintenant, j’aimerai expliquer ce que j’ai fait pendant mon stage. J’étais responsable de changer les dates d’examens. Je devais m’assurer que les anciennes dates étaient modifiées et ajustées. J’ai souvent répondu aux lettres en français, néerlandais et anglais. C’était vraiment une qualité qu’ils appréciaient, car je suis trilingue. J’étais tellement curieuse au stage que j’étais prête à relever n’importe quel défi. J’ai parfois travaillé sur Excel et Word et je répondais souvent au téléphone quand personne parmi mes collègues étaient là. Chaque année, nous organisons une réunion avec tous les étudiants pour mieux se connaître et nous permettons également aux étudiants de s’inscrire à l’audition pour devenir les meilleurs dans leur domaine respectif. Ce que j’aime le plus dans mon stage, c’est qu’ils prennent vraiment le temps de parler et d’apprendre à connaître leurs étudiants. Ce fut vraiment un excellent stage.

Pour mieux connaître notre école et être au courant de tous nos événements, je vous recommande fortement de nous suivre sur Instagram, Facebook et sur notre site.

Toutes nos actualités récentes sont transmises sur nos réseaux sociaux.                                       Darlène Mpati – Etudiante 1C Office Management

https://www.kcb.be/nl

Stage bij Ascalex Advocaten

Bij Schweizerlex Advocaten heb ik 3 weken lang stage gelopen. Schweizerlex bevindt zich in Sint-Agatha-Berchem. Het is een stageplaats waar veel zelfstandige advocaten werken. Iedereen werkt voor zichzelf. Ik heb stage gelopen bij Barbara Van Eeckhoudt, zij houdt zich met heel wat zaken bezig bv. sociaal recht, huurrecht en contractenrecht, familierecht en jeugdrecht,…

Tijdens mijn stageperiode heb ik mij vooral bezig gehouden met het klasseren. Bij advocaten is er enorm veel papier te klasseren omdat alles bijgehouden wordt. Het wordt beschouwd als “bewijs” in het geval van problemen. Ik heb mij ook veel bezig gehouden met het beheren van de mails. Elke mail wordt gemarkeerd, afgeprint en in mapjes bewaard. Dit heb ik elke dag gedaan.

Barbara houdt zich ook bezig met bewindvoerders. Ik heb elke dag de documenten en facturen van deze mensen in bakjes geklasseerd. Het is belangrijk dat voor deze mensen alles vlot verloopt omdat Barbara zo goed als alles voor hun doet. Ze zijn mentaal niet in staat om voor hun eigen te zorgen en hun geld te beheren. Voor deze mensen werken is niet altijd gemakkelijk omdat ze soms voor problemen zorgen aangezien dat ze mentaal niet sterk zijn. Het is goed dat dit bestaat en dat advocaten hun leven iets gemakkelijker maken. Het was een aangename stageplaats. Iedereen was heel vriendelijk en bereid om te helpen. Ik heb voor deze stageplaats gekozen omdat ik het vak rechten heb in het tweede semester dus vond ik het zeer interessant om het werk van advocaten te zien. Het was een goeie ervaring.

Website Schweizerlex Advocaten

Stage ervaring 2019

Dag allemaal,

hier ga ik jullie vertellen over mijn ervaring als stagaire in het schooljaar 2018-2019

 

Voor mijn stage heb ik gekozen om naar een dierenbescherming organisatie te gaan namelijk het S.R.P.A. Veeweyde. Ik koos voor deze stageplaats omdat ik  een echte dierenvriend ben en het interesseert mij hun welzijn. Hiervoor besloot ik om bij verschillende en bekende organisatie te gaan zoals WWF, GAIA, Help Animals, De Blauwe Kruis en S.R.P.A. Veeweyde. Helaas de eerste vier organisaties gaven me geen positieve antwoord. Veeweyde twijfelde in het begin om me een kans te geven omdat ze nog maar een stagiare hebben opgeleid. Na een korte gesprek met een persoon van de receptie had ik een afspraak kunnen maken met de verantwoordelijke van de receptie.

Op 17 november 2018 heb ik Annick Marchant ontmoet, samen hebben we de takenformulier overlopen en over verwacthingen van beide kanten gesproken. Zij vertelde mij wat ze dagelijks deden namelijk receptie, onthaal, telefoneren, administratie, het beheren van de Facebook pagina en Website. Mijn taken voor dit stageperiode kunnen volledig ingevuld worden als stagiaire van Annick. Ze was wel enthousiast over het feit dat ik Nederlands spreek, omdat de meeste van hen alleen Franstalig zijn. Dit zou ze kunnen helpen op verschillende gebieden, maar vooral voor de receptie.

Mijn stageperiode loopt vanaf 4 februari tot en met 22 februari 2019. De werkuren waren verschillend van persoon tot persoon. Ik had dezelfde werkuren als mijn collega Lauren, maandag en vrijdag van 9 tot 17 en de rest van de dagen van 8u30 tot 17.

 

Op school leren we als Office Managers dat we open moeten staan voor uitdagingen en dat we altijd onze plaats moeten vinden in elke omgeving dat we terecht komen. Een passend voorbeeld was tijdens onze PGO-vergaderingen. Daar hebben we op korte tijd nieuwe mensen leren kennen en samen moeten werken.

 

Ik ben gemotiveerd voor dit nieuwe ervaring. Ik hoop dat deze ervaring mij veel ga bij leren en me een beter idee zou geven wat een Office Manager ongeveer doet.

De dagelijks receptie gaat me helpen om minder bang te zijn om telefoontjes op te nemen. Het feit dat ze altijd in het Frans functioneren gaat ervoor zorgen dat mijn Frans beter wordt. Door in het onthaal te werken ga ik vaak contact hebben met externe klanten, dat zou me ook eventueel kunnen helpen om mijn verlegenheid te overwinnen. Omdat dit mijn allereerste stage is ben ik een beetje zenuwachtig maar wel nieuwsgierig.

 

Mijn enige angst voor dit stage is beseffen dat Office Management niks voor mij is. Ik hoop dat ik een positief inzicht kan hebben over de job en dat ik het juiste stageplaats heb gekozen.