Het Gemeentebestuur Rumst

Als onderdeel van het vak Stage1 en POP van het eerste studiejaar van Office Management,
moesten alle eerstejaarsstudenten een eerste ervaring opdoen en een stage lopen van
drie weken.

Aangezien een toekomstige Office Manager overal terecht kan mochten we in elk sector stage lopen.

Mijn stagezoektocht begon wat later dan normaal gepland. Ik begon eerst online te
zoeken of er vacatures van bedrijven (of andere) waren die officieel op zoek waren naar
stagiaires. Ik zocht via verschillende websites zoals indeed.com, vdab.be, student.be en
ook op sommige interim websites. Om te solliciteren voor een stageplek belde ik hun op
en/of verstuurde e-mails. Af en toe ging ik ook langs bij sommige potentiële
stageplekken. Aangezien ik niet centraal woon zocht ik een stageplek dat niet te ver van
thuis zal zijn van thuis, om het laat komen door vertragingen etc. te voorkomen. Het was
echt moeilijk om direct iets te vinden aangezien ik meest geen antwoord kreeg, ze de
stages alleen voor een langere periode aanboden of omdat ze al iemand hadden. Tot
begin januari had ik nog steeds niks en besloot naar een gesprek met mijn
stagebegeleider nog eens opnieuw alle stageplekken te bellen die ik in het begin van mijn
zoektocht had gecontacteerd. Na een oproep werd ik doorverwezen naar het
Gemeentebestuur Rumst waar ik naar een kort telefoongesprek en het opnieuw opsturen
van mijn sollicitatiemail op zelfde dag nog een positieve antwoord kreeg.
Ik liep dus mijn stage bij het Gemeentebestuur Rumst (lokaal bestuur) in het
secretariaat.

Het gemeentebestuur heeft een heel aantal wettelijke opdrachten. Zo vervult de dienst
burgerzaken heel wat formaliteiten die gerelateerd zijn aan de levensloop van inwoners:
identiteitsbewijzen, rijbewijzen, inschrijvingen van woonst, voltrekken van huwelijken,
aangiftes van geboorte, overlijden en huwelijk enzovoort. Inwoners kunnen bij hen ook
documenten aanvragen, bijvoorbeeld aktes uit registers, bewijzen van samenstelling
gezin e.d. . Er zijn ook heel wat verplichtingen op het vlak van het onderhoud van
openbaar domein, begraafplaatsen, veiligheid, omgevingsvergunningen,
informatieverstrekking etc..


De wettelijke verplichtingen zijn niet de enige zaken die hier gedaan worden. Het lokaal
bestuur van Rumst voert ook tal van andere projecten en opdrachten uit. Daaruit blijkt
nog het meest de diversiteit. Zo heeft de gemeente Rumst twee gemeentelijke
basisscholen en organiseert ze in vier vestigingen (en ook scholen) de buitenschoolse
kinderopvang. Ze organiseert een gemeenschappelijk leerlingenvervoer. De cluster
waarin onderwijs en kinderopvang vervat zit, organiseert ook het Sociaal Beleid (OCMW).
In dit kader heeft het bestuur van Rumst een lokaal dienstencentrum met serviceflats.
Het bestuur werkt een uitgebreid vrijetijdsaanbod uit en zorgt voor de ondersteuning van
verenigingen als deel van het weefsel van de gemeenschap. Er zijn twee bibliotheken,
een sporthal en een sportschuur. De cultuurdienst, jeugddienst en sportdienst werken
allemaal activiteiten en projecten uit waarin ze hun doelpubliek betrekken en
doelstellingen trachten te bereiken.

Mobiliteit en openbare werken zijn twee andere grote opdrachten die het lokaal bestuur
vervult. Het woonloket beantwoordt vragen van inwoners m.b.t. wonen en begeleidt hen.
De milieudienst, deel van Omgeving, legt zich toe op milieu gerelateerde projecten en
vergunningen.

Om de dienstverlening van al de diensten te organiseren, is er een uitgebreid
patrimonium van gebouwen e.d. die onderhouden worden door verschillende diensten.
Uiteraard is voor dit alles ook personeel en financiën nodig. Zo komen we tot de cluster
coördinatie beleid en beheer, waarin de ondersteunende diensten vervat zitten,
waaronder naast personeelsdienst en financiële dienst, ook nog ICT, communicatie en
digitale dienstverlening, secretariaat en interne organisatiebeheersing vervat zetten.

De kernactiviteiten van het secretariaat omvatten:
1. Voorbereiden en notuleren van de vergaderingen van het College van
Burgemeester en Schepenen alsook de gemeenteraad.
2. Postregistratie
3. Ondersteunen van de gemeentesecretaris in het dagelijkse werk: telefoons
beantwoorden, agendabeheer, coördinatie van logistieke taken i.v. vergaderingen
e.d.
4. De interne organisatie beheersing omvat het verzamelen van al de interne
informatie over de realisatie uit het bestuursakkoord en het opmaken van
rapportagedocumenten om dit aan te tonen.