Het is de laatste…

De opleiding Office Management duurt 3 jaar en wilt dus zeggen, 3 stageperiodes. Als derdejaarsstudente is dit dus mijn laaste stageperiode voordat ik afstudeer. Deze stageperiode duurt 3 maaden. De juiste keuze maken voor een stageplaats is dus cruciaal. Hierdoor ben ik bij Excelsia terechtgekomen.

Wie is Exselsia? 
Ze maken deel uit van Tempo-Team Professionals. Dit klinkt al iets bekender doordat Tempo-Team een uitzendbureau is. Exselsia is gespecialiseerd in de receptie. Wanneer een bedrijf beslist om de receptie te outsourcen, kunnen zij hierbij helpen. De organisatie bestaat uit 4 teams. Eerst hebben we het organisatieteam. Zij zorgen voor de wekelijkse planning, contracten, administratie, opleidingen en noem maar op. We hebben ook een team op de baan dat zorgt voor een goed contact met de klant, handleiding aan de receptie en is ook een contactpersoon gelinkt aan een bepaald(e) bedrijf/bedrijven. Daarna hebben we de vaste receptionnisten die voor Exselsia in een bedrijf werken. And last but nos least, de vliegende receptionisten. Zij zijn als het ware bijna het belangrijkste deel. De vliegende receptionisten staan in bij afwezigheid, ziekte of wanneer er nog geen vaste receptioniste werkt. 

Maar van welk team maak ik nu deel uit? 
Tijdens deze stageperiode maak ik deel uit van het admin-team en het team op de baan.

Welke taken kreeg ik?
Mijn takenpakket begon beperkt maar werd al snel uitgebreid. Eerst en vooral stond ik in voor het onthaal zowel telefonisch als fisiek. Hier kwam dan ook het beheer van zendingen, vergaderzalen, parkeerplaatsen, kantoormateriaal en noem maar op bij. Alles wat beheerd kon worden, deed ik. 

Mijn project?
Elke receptie krijgt een handleiding. Deze wordt op maat gemaakt zodat zowel de vaste receptioniste als de vliegende receptioniste hier gebruik van kan maken indien nodig. De handleidingen worden vooral gebruikt wanneer iemand opgeleid wordt. Doordat hierin alle cruciale informatie over het bedrijf en de receptie staat, zou je zelfs zonder opleiding aan de receptie kunnen werken. Het is belangrijk dat de handleiding gedetailleerd en duidelijk is. Je moet jezelf plaatsen in een persoon die niets afweet van deze receptie. Op deze manier ontwerp je een handleiding/manual dat iedereen begrijpt. In de handleiding staat uitgelegd van hoe je de receptie moet openen, welke programma’s je nodig hebt, je taken voor de hele dag tot de sluiting. 

Er bestaat geen beter voorbeeld van hoe een receptie eruit ziet als ikzelf aan de receptie bij één van de klanten. 

 

Conclusie? 
Wel, ik ga de stageperiodes missen. Het is een unieke kans om jezelf te ontwikkelen en bij te leren tijdens je studies. Een stageperiode van 3 maanden lijkt lang, maar hierdoor besef je wat het is om elke dag te gaan werken. Je wordt voorbereid op de arbeidsmarkt en niet een klein beetje. Geniet van elke dag als student op de campus. Weet ook dat de opleiding Office Management aan de EhB vele opportuniteiten aanbied. Je hebt geen afstudeerrichting waardoor je zelf kan kiezen welke weg je inslaat na je studies. Mijn weg? Ik ben een trotse Office Manager. 

Beoordeel je succes naar hetgeen je moest opgeven om het te bereiken.