stage BVBA Jucan en AG

Als student in het eerste jaar van het office management, begon ik mijn stage van 3 weken in een bedrijf in Sint-Truiden en Landen. Echter deze stage van 3 weken staat me toe om mijn vaardig­heden te testen en een vergelijking te maken tussen theoretische toepassing en praktische toepassingen in office management.

In het kader van mijn stage wou ik mijn stage bij een verzekeringsmaatschappij realiseren (AG Insurance) die de uitdaging in het beheer van de verzekeringspolis aangaat, wat ik ideaal vind om mij nog sterker te maken als toekomstig office manager.

Beschrijving stageplaats:

AG is een van de grote filialen in België en de oudste die nog bestaat. AG Insurance is een Belgische verzekeringsmaatschappij die zowel levens- als niet-levensverzekeringen (auto, brand, ongevallen, hospitalisatie, burgerlijke aansprakelijkheid, …) en aanvullende pensioenen aanbiedt. Ze is sinds 1824 aanwezig op de Belgische verzekeringsmarkt en richt zich zowel op particulieren als op zelfstandigen, kmo’s en grote ondernemingen. AG Insurance verdeelt zijn producten enkel via zijn partners (makelaars, Fintro-agenten en de kantoren van BNP Paribas Fortis en bpost bank). Wat groepsverzekeringen betreft, worden bepaalde grote ondernemingen rechtstreeks bediend.

Hieronder beschrijf ik de specifieke functies, die ik moest invullen, waaronder ICT, interne en externe communicatie, archieven, telefonie, correspondentie.

De balans van deze stage is positief omdat ik tijdens mijn stage bijna geen ongemakken heb gevoeld. Ik ervaarde een aangename gemoedstoestand tijdens mijn stage. Een vrien­delijk team, een beschikbare manager/trainer en een uitstekende sfeer onder het perso­neel externe communicatie, archieven, telefonie, correspondentie.

voor meer info kunt je de website raadplegen https://www.aginsurance.be

 

 

Stage bij Eva vzw, Schaarbeek

We hebben voor het vak IT-skills de opdracht om een blogbericht te schrijven i.v.m. onze stage. Het ging om een stageperiode van 3 weken in een zelfgekozen onderneming die een link heeft met office management.

Ik heb mijn stage gedaan in het kader van mijn studierichting bij Eva vzw. Ik werkte op de afdeling Office Management en Boekhouding. De afkorting van Eva vzw is Emancipatie Via Arbeid vereniging zonder winstoogmerk. Het hoofddoel van Eva vzw is de socio-professionele integratie te bevorderen met aandacht voor diversiteit en gender. Door deze twee aspecten zorgen ze voor een kwaliteitsvolle en bereikbare dienstverlening voor hun klanten. Om hun doelen te bereiken ontwikkelt en ondersteunt Eva vzw initiatieven binnen het kader van de solidaire economie.

De solidaire economie verdedigt de gelijkheid tussen de mensen (recht op wonen, recht op zorg, recht op onderwijs, opvang, werk, …). Deze verdediging doen ze door de initiatieven die voor kleine klussen zorgen en het plaatsen van energiebesparende maatregelen, de opvang van baby’s en peuters, de zorg voor het welzijn en het wonen van senioren, het aanbieden van buitenschoolse opvang en het verzorgen van catering. Op basis van dit traject, vergroot Eva vzw de kansen- en keuzemogelijkheden van de medewerkers, klanten en buurtbewoners. Dit doen ze door de projecten die zij gerealiseerd hebben.

 

Wenst u graag meer info over Eva vzw? Surf dan op https://vzweva.be/

 

Hieronder vindt u een afbeelding van mijn stagebedrijf.

Examensecretariaat KCB enters the 21st century

Het studenten/examensecretariaat aan het Koninklijk Conservatorium van Brussel is een leuke bende. Krijg je nu nog geen zin om bij ons te komen studeren? www.kcb.be

Het examensecretariaat zit ook vol initiatieven. Het heeft wat overtuigingskracht gevergd, maar uiteindelijk kreeg ik dan toch een GO. Eindelijk gaat het examensecretariaat van het Koninklijk Conservatorium van Brussel online op Canvas. Gedaan met het uithangen van de uurschema’s van de examens uit te hangen Ad Valvas. De grote vraag gaan onze muzikanten hun weg vinden op het internet. Onze studenten zijn niet zo vertrouwd met de computer dan doorsnee student. Laten we het maar op houden dat artiesten niet zo computerminded zijn. Ook docenten vinden het niet zo leuk dat alles nu via de computer gebeurt en niet meer met pen en papier dat in hun persoonlijk bakje gelegd word. Zoals je kan begrijpen een hele uitdaging dus om viraal te gaan. Maar geef nu toe smartphones, I-phones lukt wel dan moeten de instructies op canvas ook wel duidelijk zijn… niet.

Stage Ago Jobs & HR

Ik ben een eerstejaarsstudent in Office Management aan de Erasmushogeschool te Brussel. We hebben gedurende een periode van drie weken stage moeten lopen om te zien hoe het echt is in het bedrijfsleven, hoe dat alles verloopt. Voor mijn stage koos ik voor een interimkantoor namelijk Ago Jobs & HR, in Ukkel.

Ago Jobs & HR is een interimkantoor dat zowel kantoren heeft in België als in Frankrijk. Ze helpen studenten en werkzoekenden die op zoek zijn naar een job als bedrijven die op zoek zijn naar personeel. Mijn stagementor  is de Office Manager van het kantoor in Ukkel. Ik heb geen specifieke plaats waar ik werk omdat het een heel kleine kantoor is en we zijn daar misschien maar met 5 personen. Samen met mij is er nog een stagiaire die dezelfde dag als ik begonnen is maar zij zit dan ook op hogeschool maar in het Frans en nog 2 studenten die regelmatig voor Ago Jobs werken die de werking van het kantoor kennen. Omdat mijn stagementor er niet altijd is, word ik begeleid door een consultant, zij is dan de vaste werknemer die daar werkt, maar als mijn stagementor er wel is word ik ook door de twee begeleid en ook door de twee andere jobstudenten dus is dat geen probleem voor mij.

Gedurende mijn stageperiode hield ik me veel bezig met alle administratieve gedeelte, hetzij rekrutering, prospectie, behandeling van e-mails, telefoon,… Ik deed ook sollicitatiegesprekken en dit vond ik echt super interessant. Naast het administratieve gedeelte is er ook een commercieel deel, dit wil zeggen dat ik opzoek moest gaan naar nieuwe klanten, of zelf naar onze klanten ging om papieren in orde te brengen enz.

Dit was een heel leerrijke ervaring voor mij. Ik heb veel zaken bijgeleerd die ik niet wist, en ik had ook heel veel verantwoordelijkheden en dit vond ik juist goed. Verder was er ook een heel leuke sfeer op het kantoor. Iedereen kwam heel goed overeen met elkaar en alles verliep heel goed. Ik was zeer tevreden over mijn stage bij Ago Jobs & HR en dit is zeker een aanrader voor anderen.  

“Social Media” stage House of Talents

Ik heb zes weken lang in het tweede jaar Office Management stage gelopen bij House of Talents.

Een typische dag op House of Talents begint voor mij met het aanmelden van de computer en het overlopen van de agenda.

De eerste pitstop van de dag is ook de belangrijkste van de dag. Een goede tas versgemalen koffie uit de koffiemachine. We moeten toch goed wakker zijn om aan onze taken te beginnen! 

Na het bakje energie gaan we verder met de agendapunten die ik de vorige dag heb opgeschreven. Afhankelijk van de vraag die we op dit moment hebben, gaan we naar een specifiek HR Profiel zoeken. Vandaag  gaan we ons voornamelijk focussen op het vinden van Recruiters. Ja de cyclus is echt compleet: een stagiair interne recruitment die een Recruiter gaat zoeken.

Zoals eerder vermeld werk ik dus voor House of Talents, maar deze omschrijving is een beetje te algemeen. Ik werk in de realiteit eigenlijk voor het onderdeel HR Talents.  Binnen HR Talents focussen we ons voornamelijk op het vinden van HR Profielen.

Deze profielen komen niet van nergens. Onze klanten  nemen vaak autonoom met ons contact op, omdat ze op zoek zijn naar een specifiek profiel om hun team te versterken. Als een klant op zoek is naar een HR Profiel dan doen zij beroep op HR Talents, maar als ze ineens een boekhouder zoeken dan doen zij beroep op Financial Talents. Financial Talents is net als HR Talents een onderdeel van House of Talents. De organisatie is zo opgedeeld om ervoor te zorgen dat de verschillende beroepsprofielen die zich op de arbeidsmarkt voordoen, zijn vertegenwoordigd.

We hebben o.a. HR Talents, Financial Talents, Executive Talents, Sales Talents, Digitalents, Care Talents en House of Talents zelf voor interne werving en selectie. Deze Talents richten zich elk op hun eigen niche en werken hand in hand samen met elkaar om klantrelaties en netwerken te onderhouden.

Netwerken zijn heel belangrijk binnen recruitment. De sterkte van het netwerk bepaalt namelijk het verschil tussen zelf een kandidaat plaatsen of de concurrentie een kandidaat laten plaatsen.

Om mijn rol binnen dit gebeuren weer te geven ga ik nu verder met het uitleggen van mijn takenpakket. Na een prioriteit gegeven te hebben aan een beroepsprofiel dat moet worden gezocht kan mijn werk van start gaan. Ik houd mij dan voornamelijk bezig met het afschuimen van de interne databank en de websites van VDAB, Stepstone en Monster search. Deze websites zijn toegankelijk voor werkgevers en geven een populatie die we kunnen gebruiken in onze zoektocht. Tijdens het searchen proberen we ons te beperken tot enkele criteria. Een sterk CV is zeer makkelijk te onderscheiden van een zwak CV. We doen dit soms ook heel subjectief en op basis van onze intuïtie. Bepaalde vereisten werden op voorhand gesteld en dit zijn dan ook onze parameters voor onze zoektocht. Vaak beantwoord niet elke kandidaat binnen een zoekselectie aan deze parameters en deze worden dan geschrapt. Een goed voorbeeld kan zijn de taalvaardigheid van een kandidaat. Vaak zijn we in Brussel op zoek naar een professionele tweetaligheid. Iemand die zelf aangeeft op zijn of haar CV van vijf dagen geleden, dat zijn of haar Frans of Nederlands maar matig is, wordt natuurlijk onmiddellijk geschrapt voor de functie in kwestie. Let op! Iemand die beweert goed tweetalig te zijn wordt hier ook grondig op gescreend vooraleer hij of zij wordt doorgevoerd naar de klant.

Stel dat een kandidaat is gevonden via een van de voorgenoemde kanalen dan gaan we over tot een screening. Deze screening heeft voornamelijk tot doel te polsen en achterhalen wat een potentiële kandidaat echt wilt en welke vaardigheden deze persoon al heeft. Deze screenings geven niet enkel weer welke taken een persoon zou kunnen uitoefen, maar ze tonen ook aan wat het temperament is van een persoon en hoe realistisch de verwachtingen zijn van de persoon.

Het is al gebeurt dat een kandidaat zich spontaan melde voor een vacature die niet bestond in onze database. En voor een functie loonberekening solliciteerde, terwijl deze kandidaat zelf niet haar eigen loon kon berekenen. Het klinkt gek, maar het doet zich voor.

Na een goede screening die matched met de aanwezige vacature(s) wordt de persoon uitgenodigd indien de recruiter bij deze persoon een goed gevoel heeft. Ikzelf gaf zeer vaak aan mijn stagementor Liesbeth mijn gevoel door bij een kandidaat. Er werden dan mini-vergadermomentjes gehouden om deze persoon te bespreken. Indien mijn stagementor potentieel zag in de kandidaat dan ging zij zelf over tot een kort telefoongesprek met de kandidaat en dan nodigde zij zelf de kandidaat uit voor een gesprek.

De gesprekken zelf waren voornamelijk voor mij een moment om te notuleren en de evaluatieformulieren in te vullen. Deze formulieren worden dan later ook doorgegeven.

Naast screenings en searches waren mijn dagen ook vaak gevuld met commerciële activiteiten. Deze activiteiten hadden voornamelijk tot doel de kandidaten te motiveren hun CV te updaten en door te sturen.

Bovenstaande uitleg sloeg weer op een gemiddelde dag bij House of Talents. En tijdens mijn laatste dag wist ik de stage op een zeer fijne manier af te sluiten. De paashaas bezoekt zelfs het werkvolk en dit zorgt er ook voor dat ik mijn stage met een warm en goed gevoel achter mij laat.

https://www.houseoftalents.be

Stage Lucerna College Anderlecht

Voor mijn opleiding Office Management heb ik in het 2de semester stage gelopen in Lucerna College Anderlecht.

Lucerna College is een Vrije Nederlandstalige secundaire school in Anderlecht. Het is een Vlaamse onderwijsinstelling. De doelstelling van de school is het toepassen van goede praktijkvoorbeelden uit het goede onderwijssysteem in Vlaanderen in één school. Dit om de slaagkansen van jongeren in het hoger onderwijs te laten toenemen.

Voor meer informatie verwijs ik naar het officiële adres: http://www.lucerna.be/startpagina.html

Tijdens mijn stage heb ik verschillende taken uitgevoerd, zoals:

  • administratie
  • Post
  • Telefoon
  • Receptie en onthaal
  • Agenda
  • ICT
  • Financiën
  • Interne en externe communicatie
  • Functioneren in het Nederlands en in het Frans

Persoonlijk vind ik dat ik een heel goede stagiaire was. Ik ben heel leergierig. De taken die mijn stagementor uitlegde, leerde ik heel snel.
Ik ben heel tevreden dat ik zonder mijn stagementor ook heel goed kon werken. Ik heb zo drie keer zonder mijn stagementor gewerkt. Zelfstandig en in team werken is geen probleem voor mij.

Ik vond het heel plezant om in een school stage te lopen. Je hebt veel contact met de leerlingen en met de leerkrachten. Het is tof om met contact te komen met de leerlingen, om naar hun te luisteren en hun te helpen of af en toe eens toezicht houden als een leerkracht afwezig is. Maar soms is het echt wel niet makkelijk om toezicht te houden, want sommige leerlingen zijn niet beleefd, ze luisteren niet naar u, ze blijven constant Frans te praten, dan moet je dus streng zijn en roepen, wat niet plezant is.

Een dag bij het Departement Mobiliteit en Openbare Werken.

Sinds 2008 werk ik bij de Vlaamse overheid – Departement Mobiliteit en Openbare Werken (Departement MOW). Meer bepaald Team Communicatie van de Stafdienst. Meer informatie over het Departement MOW vind je terug op de website. Werken voor Team Communicatie is een boeiende aangelegenheid. Het meest aangename van deze job is het uitgebreide netwerk dat je opbouwt. Communicatie is tegenwoordig zowat alom aanwezig en met alles verweven.
Ik kom dus met heel veel mensen binnen onze organisatie in contact. Zelf ben ik verantwoordelijk voor de administratieve en financiële opvolging van alle communicatieprojecten. Daarnaast ben ik ook verantwoordelijk voor de optimalisatie van de werking van de Stafdienst én de organisatie van ‘ontspanningsmomenten’ binnen onze Stafdienst. Een voorbeeld daarvan is het tweewekelijkse ‘Stafkaffee’ op dinsdag- en donderdagmiddag. Dit is een korte gezamenlijke (koffie)pauze gebaseerd op de Zweedse koffiebreak ‘Fika’. Het is een moment waarbij alle collega’s (zonder verplichting weliswaar) het werk even neerleggen om samen een pauze te nemen. Sinds 1 januari is dit dus geïntroduceerd binnen onze Stafdienst. Dit zorgt voor een leuke ontpanning tijdens de drukke werkdagen!

 

stage SIBP

In mijn derde jaar doe ik mijn stage bij SIBP. Deze organisatie organiseert de 20 km door Brussel en alle festiviteiten rond de nationale feestdag.

Ik heb vooral geholpen met de organisatie van de 20 km, er zijn maar liefst 40.000 deelnemers die we niet willen teleurstellen. Mijn taken waren voornamelijk het inschrijven van deelnemers en bezoekers ontvangen. Dit komt terug in onderstaand filmpje.

Tijdens mijn stage wou ik voornamelijk aan mijn Frans werken. Dit is wel gelukt denk ik. Op mijn stage werkt slechts 1 Nederlandstalige collega, al de andere collega’s zijn Franstalig.

 

 

Stage @ The Embassy of Belgium in Washington D.C.

Hi there!

 

 

 

Dit jaar loop ik een stage gedurende drie maanden bij de Ambassade van België in Washington, D.C. Op zaterdag 28 april 2018 ben ik in D.C. aangekomen en ben ik onmiddellijk op maandag 30 april met de stage begonnen. Op 2 augustus 2018 kom ik terug naar België.

Ik werk voor de Consul, bij de consulaire afdeling waar ik allerlei administratieve en logistieke taken krijg. Het is voor mij een unieke kans om mij onder te dompelen in de wereld van de diplomatie. Het kader is er professioneel, internationaal en uitdagend. Dankzij deze stage leer ik mezelf beter kennen, communiceer ik veel meer in het Engels en maak breid ik mijn netwerk uit door om te gaan met de stagiaires uit de andere ambassades.

 

 

Greetings from Washington, D.C.!

Nele

Stage 3OM: Toerisme Halle – Laura Michiels

Hey iedereen, 

Het  is de derde en laatste keer dat we op stage mogen gaan voor de opleiding Office Management en de zoektocht naar een stageplaats was ook dit keer een uitdaging. 
Na lang zoeken kwam ik terecht bij Toerisme Halle. En gelukkig was dit een geweldige stageplaats!

Er stond een heleboel op de planning en extra handen om al het werk aan te kunnen waren meer dan welkom.
Zo kwam ik terecht in de organisatie van het Hyacintenfestival. Ze waren al lang bezig met al het voorbereidend werk, maar bij de uitvoering was alle hulp welkom. En dit deed ik ook met plezier. Ik mocht posters designen, mee brainstormen over mogelijke oplossingen voor problemen, alles klaarzetten voor de persconferentie, op zoek gaan naar jobstudenten die in het bos reclame wouden maken voor Halle en de toeristen wegwijs konden maken,de shuttlebussen vertrekklaar maken en controleren,…
Tijdens het Hyacintenfestival stond ik zelf ook mee in het bos. Zeer vermoeiende weekends waren het wel. Bussen vol Chinezen, Japanners, Amerikanen,… Heel de wereld kwam naar het kleine bos in Halle om het magische tafereel in het echt waar te nemen. Ik ben blij dat ik hiervan deel heb mogen uitmaken. 

Na de drukte van de bloemetjes in het bos was het tijd voor de verhuis van het Toerismekantoor. Het Historisch stadhuis, waarin het zich bevond, was aan renovatie toe. We kregen te horen dat we in containers terecht zouden komen en kregen een budget om van de saaie container een gezellig kantoor te maken waar mensen graag naartoe komen. Challenge accepted! En persoonlijk vind ik dat we er goed in geslaagd zijn. Niks dat Ikea niet kan oplossen toch? 😉
Als je het resultaat wil zien, ga dan gerust een kijkje nemen. Ze zitten er nog 2 jaar. 

Naast de grote projecten waren er ook nog kleinere projecten zoals de site meertalig maken en up-to-date zetten. Een nieuwe huisstijl ontwikkelen met ontwerpbureaus zodat de nieuwe campagnebeelden en de folders een geheel zijn, giveaways organiseren op sociale media, persconferenties,… En nog veel meer. Zoals je kan zien werk genoeg. En al de basistaken zoals agendabeheer, vergaderingen, verslagen schrijven, bellen,… zaten er ook nog allemaal bij. Geen tijd om te treuzelen dus!

Ik heb zeer veel geleerd van deze geweldige mensen. Vooral Carlijn en Chantal zijn grote voorbeelden geweest.  Ik zal steeds met een glimlach terug kijken naar deze stage. 

Ben je ondertussen al nieuwsgierig en wil je weten hoe alles in zijn werk gaan? In volgend filmpje neem ik jullie mee op mijn stageavontuur.