Tagarchief: Internship

My internship at the town hall of Ganshoren

In this blog I’ll like to talk and explain about how my internship went at the town hall of Ganshoren, a district located in Brussels the capital of Belgium. My internship period was from 3 February till 21 February 2020.

Thanks to my dad’s connections, I found an internship easily. An alderman who is responsible for the HR department was kind enough to accept my offer in his department. This district is small, which is why the town hall felt comfortable and friendly. The moment you walk in you get greeted warmly and they make sure you get what you need, hence why I had it easy to adapt myself to my surroundings. Immediately after I greeted everyone in office, I knew I would have a great experience there. We often say that the first impression is always important and I am glad mine was positive for the get-go.

Now let’s talk a bit more about what I did as an intern. Most of my tasks had to do with personnel management. There was a lot that I had to file and had to follow. I had to keep track who was absent each day so I could put it into their software that also calculates their monthly salaries. In the beginning I had some difficulties working with that software, but I’m also a fast-learner and am also interested in technologies so I had a fun time learning. Most of my tasks were repetitive so I didn’t really have a hard time understanding things. Everything was in French though, so there were times where I had to deal with a language barrier, but I do have average skills in comprehending French, so everything worked out well.

My colleagues were super nice. I often worked with a girl called Pravina. She was the one that taught and explained me everything without getting annoyed. I know some of my classmates had to deal with rude or arrogant co-workers, but thankfully that was not the case at my internship. The mayor also made sure I was always comfortable, which was not what I expected and I was a bit shocked too.

Long story short, I had a pleasant time overall and even though my tasks were repetitive I learned a lot about how a town works and functions. There is a lot of hard work put into managing a town. It was an eye-opening experience I am forever thankful for it.

If you want to learn more about this small town and it’s rich history you can check it out on their official website.

Selay Selvi

Student 1 BA Office Management

Choose life, choose work, choose AGO

We hebben de kans om in het eerste jaar van Office Management stage te lopen. Ik heb gekozen om ervaring op te doen in de Human Resourses bij AGO Jobs & HR te Brussel. Een stageplaats zoeken is niet altijd evident.. maar doordat ik daar als student heb gewerkt hebben ze mij aangenomen als stagiair. 

De AGO-groep is een HR-dienstverlener met een toegewijd team van authentieke en optimistische mensen. AGO blijft dicht bij de klant en richt zich op waardevolle & duurzame relaties. AGO Jobs & HR heeft een uitgebreid en landelijk verspreid netwerk van kantoren. Dit dient om een zeer goede dienstverlening te kunnen garanderen en er zijn binnen het kantorennet verschillende gespecialiseerde divisies. AGO Industy, AGO Construct, AGO Technics, AGO Inhouse,  AGO Textiles, AGO Shops, AGO IT, AGO Student en AGO Food. Ik heb stage gevolgd bij AGO Office waar ik bezig was met bediende- en kaderprofielen. 

Ik heb gedurende drie weken, met begeleiding van mijn stagementor R. Yannick, heel veel bijgeleerd. Ik heb tijdens die drie weken een tal van taken moeten uitvoeren. Er waren een aantal kernactiviteiten waar ik mee bezig was als Stagiair- Junior Consultant. Brussel Office is een interim en selectiebureau: ik heb mensen moeten opbellen om vacatures voor te stellen, afspraken moeten inplannen, sollicitatiegesprekken moeten voeren, administratief de uitzendkrachten opvolgen, vacatures online moeten plaatsen en op klantenbezoek gaan. 

Het was een zeer leerrijke stageperiode waar ik veel heb bijgeleerd. AGO Brussel Office heeft een aangename werksfeer met sympathieke collega’s. Ik kijk ernaar uit om in het tweede jaar een nieuwe ervaring op te doen. 

 

DynaFin Consulting: Choose a company you love and you will never have to work a day in your life !

DynaFin Consulting – DynaHR

As a part of my Bachelor studies in Office Management I am doing a 6-week internship from 19 February 2018 – 30th of March 2018 at Dynafin Consulting. Dynafin Consulting provides its clients with efficient and flexible solutions within the financial services industry. The company is located in the center of Brussels. Currently there are 5 departments at the company (Systems and Applications, Regulatory & Compliance, Finance and Tax, Talent Organisation and Change, Data Management. And each one of them comprises several divisions. DynaFin consulting serves large companies to small and medium sized companies, from non-profit to government institutions. 

David Ramaekers CEO at Dynafin Consulting

I was doing my internship at the Talent, Organisation & Change department. We are specialized in interim management.  We provide our clients with real high qualified consultants to support and improve their daily activities and company. My main duty was to assist the talent & acquisition team, which included various tasks depending on the daily activities of my coworkers. I had to find the perfect Business Analyst or HR Business Partners or Employers Branding Specialist etc for our clients.

 

Supervision

My supervisor, Ruben Lombart, is the manager of our Department. He’s also Talent & Organization Director and has been working in the Human Resources sector for many years now. I consider myself lucky to have him as my supervisor, he’s very patient, funny and empathic.

 In addition, there are more people who are playing an important role during my internship: Imane Debboun: Acquisition & Sourcing Specialist, Lauren Moreau  Administrative & Coordination Officer, Alexia Soreil Talent & Acquisition Expert and my colleague  BJorn Janssens. I’m very happy with my coworkers, I feel very lucky , since everyone would always find time to answer my questions and be willing to help me.

I cannot skip the fact that all my colleagues at Dynafin Consulting are very nice people. I’m learning so much in such a short amount of time. Everyone is contributing towards the ambiance at work and everyone made me feel welcomed from the very first day of the internship.

I started my internship  with an open mind, curious and ready to learn. My coworkers welcomed me very well and since the first day of my internship. I have the feeling that I am treated like every other employee. And that’s a great feeling.
I’m happy I applied to do my internship at DynaFin Consulting, because this helped me a lot, with learning a lot more about myself. I know what I want to achieve, where I want to work, what kind of office manager I want to become. In less than 3 weeks I learned a lot about myself.

I want to take time to thank everyone at DynaFin Consulting for this great experience and last but not least David Ramaekers CEO of DynaFin Consulting.

Best internship ever ! 

Do not hesitate to add me on my Linkedin profile.

Stage @ Secretary Plus Vilvoorde

Hallo iedereen,

Hier ben ik weer! Ik heb vorig jaar stage gelopen bij Tempo-Team en HR is echt mijn ding. Daarom heb ik een stage gekozen waar ik weer in contact kom met HR. Secretary Plus was de perfecte keuze!

Dit jaar moeten we voor IT skills een filmpje posten waarin onze stage duidelijk wordt uitgelegd.

In mijn filmpje komen jullie te weten hoe Secretary Plus mensen plaatst bij hun klanten.

Om mijn blogbericht af te sluiten, mag ik jullie fier meedelen dat ik aangenomen ben bij Secretary Plus Outsourcing Solutions. Vanaf juli mag ik mijzelf “Project Assistant” noemen.

Hopelijk studeer ik af in juni en is dit mijn laatste blogbericht!

Groetjes,

Kelly

3 Office Management

What is it like to be a trainee @ S+?

Dit jaar kreeg ik, zoals ik jullie eerder al verteld had, de kans om stage te lopen bij Secretary Plus in Vilvoorde. Met veel plezier neem ik jullie een dagje mee op stage!

Mijn dag bij Secretary Plus start om 8u30. Eens ik aan mijn werkdag begint, begin ik met de mailbox na te kijken. In mijn mailbox komen alle sollicitaties aan voor de openstaande vacatures op de website van assistant plus, de VDAB,… Of sollicitaties van mensen die gewoon spontaan solliciteren bij Secretary Plus.

Het is de bedoeling dat ik alle CV’s opsla en mensen met een interessant profiel (=mensen die ten minste tweetalig zijn, die al een relevante werkervaring hebben of die in het bezit zijn van een Bachelordiploma) opbel voor een telefonische screening. Ik vraag die mensen dan of ik ze niet stoor en of ze vrijuit kunnen spreken en stel hen dan een aantal standaardvragen: indien ze werkzaam zijn, waarom ze willen vertrekken bij hun huidige werkgever, naar welke soort functies ze specifiek op zoek zijn, of ze een eigen wagen ter beschikking hebben… Het is ook de bedoeling dat ik tijdens de screening  inga op hun talenkennis. Als iemand bijvoorbeeld in zijn/haar CV aangeeft perfect drietalig te zijn, mag het voor die persoon geen probleem zijn om op mijn vragen te antwoorden in het Engels of het Frans. Dat is meteen ook een leuke opdracht voor mij, zo kan ik mijn Engels & Frans immers ook gebruiken op de werkvloer!

Wanneer ik alle ontvangen Cv’s behandeld heb, is het de bedoeling dat ik de CV’s ga nakijken waarvan in de mensen niet kon bereiken (Indien het bijvoorbeeld antwoordapparaat was). Hen probeer ik nog 1 of 2 keer te bellen en indien zij dan nog onbereikbaar zijn stuur ik hen een mail. Sommige mensen kunnen moeilijk hun telefoon beantwoorden als ze op hun werk zijn en tegelijkertijd op zoek zijn naar een nieuwe opportuniteit, schriftelijk communiceren is voor hen dan misschien eenvoudiger.

Mensen die al ingeschreven staan in het bedrijfseigen-systeem van Secretary Plus: IFOrce en interesse tonen via de mailbox voor een bepaalde vacature, hou ik ook op de hoogte. Het gebeurt dat sommige vacatures al in eindfase zijn en daar nog veelreacties op afkomen, wanneer je bijvoorbeeld een vacature hebt voor een bedrijf dat de aandacht trekt als “Estee Lauder” of “Samsung”.

Eens ik daarmee klaar ben, doe ik wat direct search. Ik ga dan op de website van de Vdab & ga op zoek naar profielen. Indien wij bijvoorbeeld een “Customer service” profiel nodig hebben voor een klant, zoek ik recente “Customer Service” profielen op. Als hun CV en hun ervaring dan relevant zijn voor de openstaande vacature, ga ik ze opnieuw telefonisch screenen.

Eens ik dit allemaal gedaan heb, zit ik even samen met mijn collega Gilke en gaan wij samen na wie we op agenda gaan zetten. Dat zijn dan de mensen waarvan we denken dat Secretary Plus hen vacatures kan aanbieden. Ik bel ze dan op en maak samen met hen een afspraak. Daarna is het ook de bedoeling dat ik hen een aantal testen doorsturen (persoonlijkheidstest, computertesten en taaltesten). Kandidaten leggen die dan af voor ze op gesprek komen bij Secretary Plus zodat de resultaten ervan met hen besproken kunnen worden.

Als ik nog wat tijd heb voor de middag, voer ik ook een aantal wake-up calls uit. Ik bel dan mensen op die in het verleden ingeschreven waren bij S+ en vraag hen of ze eventueel opnieuw aan het uitkijken zijn.

Op aanraden van het hele team heb ik vandaag een Twitter account aangemaakt! Social Media, overal en altijd aanwezig… (Follow Me! ) 

150310(10)

Pizza voor 20 mensen #BuonAppetito

’S Middags ga ik samen met de andere collega’s (ook van Outsourcing en Marketing) eten in de keuken, waar wij dan over allerlei onderwerpen babbelen. Er heerst echt een leuke, dynamische werksfeer bij Secretary Plus. Vorige week hebben we voor de laatste werkdag van een collega die op zwangerschapsverlof gaat allemaal pizza besteld en hebben we gezellig allemaal samen gegeten! 

In de namiddag heb ik een aantal mensen gebeld om hen wat vacatures toe te lichten die aansluiten bij hun profiel en hun verwachtingen en waar zij bovendien ook voor in aanmerking komen. Het is niet altijd evident om iemand aan de lijn te krijgen, maar eens je mensen aan de telefoon hebt laat je ze natuurlijk niet los en tracht je de vacature zo goed mogelijk toe te lichten. Heel leuk om te doen, vooral als er interesse komt vanuit de kandidaten!

Ik ben ook verantwoordelijk voor het telefoonverkeer en de parlofoon. Ik neem alle telefoontjes aan en verbind mensen door met de persoon waar ze mee willen spreken of neem zelf even een boodschap ook. Via de parlofoon laat ik de kandidaten, medewerkers of leveranciers binnen. Ik ontvang ze uiteraard dan ook J

Op aanvraag van mijn collega’s help ik hen ook met het uitschrijven van vacatures die uitgeplaatst worden. Ik maak dan een job-omschrijving, geef aan welk soort profiel we zoeken en wat precies het aanbod voor de functie is. Voorbeeld van vacatures die ik uitgeschreven heb: hier en hier.

Ik moet toegeven dat de dag hier echt voorbijvliegt! Ik werk van 8u30 tot 17u en als ik in de namiddag naar het uur kijk is het al gauw 16u20.. Volgens mij is dit echt positief, dat betekent dat ik geen seconde de tijd krijg om me te vervelen. Ik heb op elk moment van de dag wel iets te doen! Zo hoort het ook, we lopen immers stage om nieuwe dingen te leren en niet om niets te doen en te wachten dat de dag voorbijgaat. Ik heb het gevoel dat ik hier echt de kans krijg om bij te leren, om fouten te maken. Daar zijn stagiairs toch voor, of niet ?!

Groetjes van een tevreden stagiaire!

UCB HQ, a brave new world

UCB_Center_VU_DU_CIEL1_POUR_INTRANET

UCB H

UCB is a company which manufactures medication. In Belgium UCB has two branches, one in Braine and one in Brussels, Anderlecht. The one in Brussels is strictly administrative. It is called : UCB HQ. My desk is situated in the Facilities department where I can have use of a laptop. My job is to update the emergencies lists, to email (a lot), to go to meetings with my colleagues, etc. Mainly I have to be friendly to internal and external clients.

 

February 2nd : I am not ready at all to be confronted with the real business world. I feel so nervous I would rather die !

February 3rd : Pretty soon I felt really comfortable around them.

February 6th : My first week is done ; it has gone  by so soon … I really love the place and people here !

February 9th : The start of my second week ! No stress anymore for me ! I am already used to this place !

February 11th : My first evaluation. Oh My God, could I have been more nervous ? Eventually I wondered why I was so nervous in the first place. There was no need to worry at all ! Facilities is still happy to have me ! What a relief !

February 13th : Oh Friday the thirteenth, not good. Well it wasn’t so bad. I had some meetings and made a walk with my colleague and visited the guesthouses.

February 16th : Oh no !!! My last week has started !!! Already !!!

February 17th : Yes, the day of my project ‘Fox Cuisine’ ! I hope there will be a lot of people joining me in this !

February 18th : Today I will follow the reception. They will explain me the procedures and how they work. These people are so kind !

February 20th : My very last day at Facilities … I am going to miss it !

I surely like the diversity of tasks at Facilities. I did things that had to do with building maintenance at one day, another day I was co-organizing the catering for an event. In this way I have experienced many different parts of side management for a huge international company.
The advantage of such a huge company like UCB is that you are obliged to use other languages besides Dutch. I have already noticed that my French has seriously improved. Yet I prefer to talk English.
I may conclude that this internship has enriched me with a lot of meaningful and pleasant memories. I learned so much in such a short period of time. Also the people I work with are so great.

Well, I have to admit, I am not really saying goodbye to Facilities at UCB HQ as I am returninFacilitiesg this summer. I will work again in Facilities for a month as a summerstudent. I am really looking forward to it !!

Hope you all enjoyed your internship as much as I did !

The countdown : 15 days as a trainee

As the end of the first half of my internship  at the company Adecco approaches, I look back on what I have experienced and most of all on what I have learned. My journey as a trainee started on January the 9th, on this day I was invited by the company’s executive assistant Merlyn De Vos ( who would also become my internship mentor)  to an interview.

Mrs De Vos kindly welcomed me and invited me to sit down in their modern and warm lobby. Together we went over my curriculum , discussed the different tasks I would be doing during my internship, her function at the company and my studies. After this conversation I couldn’t help but feel excited yet a bit scared of what was waiting for me and I was right.

photo 2

A few weeks later I walked into the Adecco offices to start my internship, again Mrs De Vos kindly welcomed me and introduced me to the people who would be my colleagues during the next three weeks. What I immediately noticed was the companies’ diverse, young and dynamic staff. More than half of the employees are women and  people of different cultures are to be found on each department.

Postverdeling AdeccoLater that day I got to visit  the different departments, the cafeteria  and I immediately received my first task, the distribution of the mail. It was a nice way to learn the difference between each department and to see how the reception was being organized in such a large enterprise.

 

photoMy second day as an Adecco trainee, was the day I finally saw my office and received my personal computer. The next few days would be a mix of working at the reception and working with Mrs. De Vos. As the days went by I realized that the function of management assistant has truly grown out of being just the ‘boss’ pet’ and become a title of its own. Mrs. De Vos manages 5 agenda’s, organizes all the companies’  parties and is in charge of the companies’ intern communication . She does all this and still manages to be a kindhearted and respected women.

In generall I could not be more fortunate to have found such a challenging and rewarding internship. It is not only helping me to put everything I have learned in practice but it has and it still is challenging me to improve all my skills. I can’t wait to see what the next two weeks have to offer.