Tagarchief: Office Management

Regioassistente bij Familiehulp in Brussel

Goeiedag! Mijn naam is Nora Khechari en ik werk al 8 jaar bij Familiehulp in Brussel als regioassistente. Sinds vorig jaar ben ik ook studente binnen het werktraject Organisatie & Management. Daarbovenop ben ik sinds kort mama geworden van een prachtig meisje, die nu twee maanden oud is! Dit jaar was voor mij dus een echte uitdaging. Momenteel geniet ik van mijn moederschapsverlof, maar ik geef je graag een beschrijving van mijn toffe functie binnen Familiehulp, die ik nu hard moet missen!

Ons kantoor is niet groot: een open space, een keuken, toilet en ruimte om te eten/vergaderen. Kasten die strategisch hier en daar geplaatst werden en een printer. Meer hebben we ook niet nodig.

Als regioassistente ben ik verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor. Bestellingen plaatsen, facturen laten goedkeuren, agenda’s beheren, vergaderingen organiseren, presentaties maken, post verdelen en  collega’s ondersteunen zijn sommigen van mijn taken.

Daarnaast ben ik coördinator van ons dagverzorgingshuis voor senioren in Brussel. De naam is minder boeiend dan het lijkt. Het is een ontmoetingsplek voor mensen die uit hun isolement willen geraken, nieuwe mensen willen ontmoeten of gewoon nieuwe dingen willen leren en doen met anderen. Schilderen, wandelen, zingen, petanken, we doen het allemaal . Mijn functie binnen het dagverzorgingshuis is gericht op creativiteit en communicatie. Hier werk ik mee bij het opmaken van de activiteitenkalender, bewaak ik de goede sfeer van de groep en zoek ik altijd naar nieuwe uitstappen om onze klanten te entertainen.

Ik ben sinds een paar jaar ook sleutelpersoon voor Marketing. Samen met mijn collega’s van Marketing maken we leuke foto’s, folders, persartikels, en affiches. Laatst lieten we een bakker mooie Familiehulp-cup cakes maken voor ons 70-jarig bestaan. Ze werden geserveerd op ons groot feest, waar ik trouwens ook aan heb mogen meewerken.

Ook ben ik tussenpersoon voor onze Digitalisering. Vooraleer mensen naar IT stappen, probeer ik als tussenpersoon het probleem op te lossen. Werkt je Smartphone niet meer? Komen je mails niet meer binnen? Doet je pc het niet meer? De eerste stap is altijd het toestel herstarten. Als ik het probleem niet kan oplossen, stuur ik de vraag door naar onze eerste lijn IT.

Iedere dag is anders, wat mijn job spannend en interessant houdt. In het algemeen kom ik binnen op kantoor rond 9u, daar behandel ik eerst mijn mails en bekijk ik of er belangrijke zaken moeten geregeld worden. Afhankelijk van de to-do’s, blijf ik de namiddag op kantoor of breng ik een bezoek aan ons dagverzorgingshuis. Daar ontvang ik de nieuwe klanten en stel hun contracten op. Daarna is het tijd voor een praatje, totdat iedereen naar huis gaat. Even opruimen en we sluiten onze dag af!

Zoals je kan lezen, heb ik veel vrijheid in mijn job. Ik stel zelf mijn prioriteiten en stem mijn agenda er op af. Het zijn soms lange dagen, maar het geeft o zo’n voldoening! Ik zou geen andere job of werkgever willen. 

Wil jij ook deel uitmaken van het Familiehulp team? Kijk dan alvast naar de openstaande vacatures

Groetjes,

Nora Khechari 

 

Stage ervaring AZ Jan Portaels

Mijn naam is Noura Boumedian. Ik ben een eerste jaarstudent in Office Management. In het kader van de opleiding kregen we de kans om 3 weken stage te doen in een stagebedrijf naar keuze. Op deze manier kunnen we ons goed voorbereiden in de bedrijfsleven als een office manager. Waarbij we de kennis en vaardigheden vanuit de opleiding in praktijk kunnen uitoefenen. 

Mijn stage nam plaats aan AZ Jan Portaels ziekenhuis, het is namelijk een regionaal ziekenhuis gelegen in Vilvoorde. 

Ik heb de kans gekregen om bij verschillende diensten te staan namelijk in de preoperatieve consultaties, fysische geneeskunde, Diabetisch dienst en ombudsdienst. Het was voor mij een zeer leerrijke stage ervaring. Ik werd daar zeer goed ontvangen.

Stage !

Mijn takenpakket waren zeer gevarieerd het was vaak afwisseling. Ik moest de telefoon opnemen en dokters contacteren. Af en toe moest ik ook doorverbinden bij de juiste afdeling. Ik mocht afspraken boeken en regelen. Ik heb ook met nieuwe software gewerkt namelijk, C2M, Oaze en Hospiview.

Dankzij mijn stage ervaring kreeg ik ook de kans om door te groeien en ook om veel zaken bij te leren. Ik ben zeer tevreden over mijn stage. Iedereen was zeer vriendelijk en behulpzaam. Als ik een vraag had waren ze altijd open om me te helpen. Mijn mentor was ook zeer behulpzaam. Ik zou ook andere aanraden om daar ook stage te doen.

Choose life, choose work, choose AGO

We hebben de kans om in het eerste jaar van Office Management stage te lopen. Ik heb gekozen om ervaring op te doen in de Human Resourses bij AGO Jobs & HR te Brussel. Een stageplaats zoeken is niet altijd evident.. maar doordat ik daar als student heb gewerkt hebben ze mij aangenomen als stagiair. 

De AGO-groep is een HR-dienstverlener met een toegewijd team van authentieke en optimistische mensen. AGO blijft dicht bij de klant en richt zich op waardevolle & duurzame relaties. AGO Jobs & HR heeft een uitgebreid en landelijk verspreid netwerk van kantoren. Dit dient om een zeer goede dienstverlening te kunnen garanderen en er zijn binnen het kantorennet verschillende gespecialiseerde divisies. AGO Industy, AGO Construct, AGO Technics, AGO Inhouse,  AGO Textiles, AGO Shops, AGO IT, AGO Student en AGO Food. Ik heb stage gevolgd bij AGO Office waar ik bezig was met bediende- en kaderprofielen. 

Ik heb gedurende drie weken, met begeleiding van mijn stagementor R. Yannick, heel veel bijgeleerd. Ik heb tijdens die drie weken een tal van taken moeten uitvoeren. Er waren een aantal kernactiviteiten waar ik mee bezig was als Stagiair- Junior Consultant. Brussel Office is een interim en selectiebureau: ik heb mensen moeten opbellen om vacatures voor te stellen, afspraken moeten inplannen, sollicitatiegesprekken moeten voeren, administratief de uitzendkrachten opvolgen, vacatures online moeten plaatsen en op klantenbezoek gaan. 

Het was een zeer leerrijke stageperiode waar ik veel heb bijgeleerd. AGO Brussel Office heeft een aangename werksfeer met sympathieke collega’s. Ik kijk ernaar uit om in het tweede jaar een nieuwe ervaring op te doen. 

 

My life as a trainee !

Het is eindelijk zover. Onze eerste stageperiode is voorbij. Gedurende deze drie weken heeft mijn stage plaatsgevonden in het agentschap Net Brussel. Deze periode had als doel, inzicht verwerven in het bedrijfsleven.

Net Brussel zorgt in het algemeen voor de openbare netheid en het afvalbeheer in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het bedrijf zorgt ervoor dat de straten er netjes bij liggen en halen het vuilnis op. Het is een groot bedrijf met ca. 2700 werknemers, met meer dan tien afdelingen.

Ik ondersteunde de afdeling Netheidsschool die onderverdeeld is in drie services nl.: het Welcome Team, het Development Team en het Technical Team. De Netheidsschool houdt zich voornamelijk bezig met het opleiden van nieuwe medewerkers.

Mijn takenpakket varieerde elke dag: van het vertalen van teksten tot het aanleren van een nieuwe software, zakelijke vergaderingen bijstaan, telefoonbehandeling, interne mails sturen maar ook de kleinste taken, zoals documenten scannen en ze digitaal archiveren op de server. 

Het is een leerrijke periode geweest. Elke dag kwam ik erg veel te weten over het bedrijf. Ik heb ook de gelegenheid gekregen om één namiddag met een andere afdeling te werken nl. Onderzoek & Verbalisatie, hiervoor heb ik actief mogen meewerken aan een missie op het terrein met de verantwoordelijke van de afdeling M. Martens. 

Ik wil zowel mijn stagementor meneer Suriano, Verantwoordelijke van de Gewestelijke School voor Openbare Netheid “Netheidsschool” als alle leden van het personeel van harte bedanken. Ze waren steeds bereid om tijd vrij te maken om mij te begeleiden gedurende deze stageperiode, maar ook voor de gezellige en aangename sfeer! ♥

Laura

Netheidsschool Team: Dit straalt de sfeer uit van het bedrijf.

Iedereen beschikt over twee acces bages.

Neem een kijkje op hun website!

Stage @ Secretary Plus Vilvoorde

Hallo iedereen,

Hier ben ik weer! Ik heb vorig jaar stage gelopen bij Tempo-Team en HR is echt mijn ding. Daarom heb ik een stage gekozen waar ik weer in contact kom met HR. Secretary Plus was de perfecte keuze!

Dit jaar moeten we voor IT skills een filmpje posten waarin onze stage duidelijk wordt uitgelegd.

In mijn filmpje komen jullie te weten hoe Secretary Plus mensen plaatst bij hun klanten.

Om mijn blogbericht af te sluiten, mag ik jullie fier meedelen dat ik aangenomen ben bij Secretary Plus Outsourcing Solutions. Vanaf juli mag ik mijzelf “Project Assistant” noemen.

Hopelijk studeer ik af in juni en is dit mijn laatste blogbericht!

Groetjes,

Kelly

3 Office Management

Link

Secretary Plus logo2

 

 


Secretary Plus Management Support, een boeiende ervaring

Als eerstejaarsstudente Office Management heb ik mijn stage gedaan bij Secretary Plus Management Support in Leuven. Ik was er voor 3 weken vanaf maandag tot vrijdag tussen 9u en 17u en elke dag was beter en leerrijker dan de vorige.

Secretary Plus (www.secretary-plus.be) is dé nummer 1 in het selecteren, rekruteren, tewerkstellen en begeleiden van meertalig managementondersteunend personeel. Via het uitgebreid netwerk van vestigingen (13 in gans België)  vinden de consultants tijdelijke of vaste uitdagingen voor kandidaten op maat van hun vaardigheden, persoonlijkheid, ambities en wensen. Natuurlijk houdt Secretary Plus ook steeds rekening met de bedrijfscultuur van de klant.

Er zijn verschillende stappen om een potentiële kandidaat voor te stellen aan klanten (bedrijven die op zoek zijn naar een nieuwe werknemer). Als stagiaire was ik verantwoordelijk voor de eerste stappen die essentieel zijn om een goede kandidaat ‘op te vangen’. Ik heb namelijk vacatures geplaatst op de website www.secretary-plus.be zodat de kandidaten kunnen solliciteren. De CV’s en (eventuele) motivatiebrieven worden gestuurd naar cvleuven@secretary-plus.be en de medewerkers (door de aangename werksfeer noem ik hen liever ‘mijn collega’s) beslissen welke kandidaat (of beter: welk profiel) interessant genoeg is om hem op te bellen. De collega’s categoriseerden de aankomende e-mails, zodat ik wist welke mensen ik moet opbellen. Ik stuurde ook e-mails aan kandidaten die minder geluk hadden om te verwittigen dat ze helaas niet in aanmerking kwamen voor deze vacature, maar ze konden wel steeds solliciteren voor anderen.

Ik was ook verantwoordelijk voor het ‘screenen’ van de kandidaten wiens profiel in aanmerking komt voor verdere stappen van sollicitatie. ‘Screenen’ betekent dat ik de kandidaat opbelde en een paar algemene vragen stelde over zijn professionele ervaring, takenpakket en naar welke functie hij/zij zoekt. Op het einde van het gesprek testte ik ook zijn talenkennis, namelijk Frans en Engels, ev. Duits. Ik stelde de vragen (bv. Als ik uw vrienden zou vragen wat ze over u denken, wat zouden ze zeggen? Wat zijn uw sterke punten?) in de vreemde taal, zodat ik het beeld kon krijgen van de kandidaat. Intussen maakte ik notities en na het gesprek gaf ik mijn commentaar aan de collega’s. Als de kandidaat goedgekeurd werd door de collega’s, belde ik hem terug om hem uit te nodigen voor het gesprek en om verschillende tests af te leggen, die ik ook later voor hem voorbereidde. Op de dag van zijn interview was ik ook verantwoordelijk voor het onthaal.

Af en toe deed ik taken die minder vaak voorkomen. Die deed ik graag niet alleen voor de ervaring en voor de variatie. Ik wilde me ook behulpzaam voelen. Soms vertaalde ik documenten van Nederlands naar het Engels en ik printte ook timesheets van uitzendkrachten. Ik heb ook paar maal referenties opgevraagd van kandidaten bij hun vorige werkgever en ik moest ook de database van oude kandidaten updaten door hen op te bellen en te vragen of ze nog op zoek zijn naar een werk.

Wat ik enorm apprecieer is dat de medewerkers van S+ tijd en geduld hadden om een nieuwe stagiaire te verwelkomen. Ik ben weliswaar een persoon die meer zelfstandig en gewend is om alleen te werken, maar bij hen kreeg ik dit teamgevoel dat me inderdaad aanspreekt en ik hoop dat ik dat in de toekomst ook kan toepassen bij mijn nieuwe stageplaats/werkgever.

Wat heb ik vooral geleerd als stagiaire? Met onthaal en interne en externe communicatie heb ik nooit problemen gehad. Wat niet onbelangrijk is, is dat ik door het screenen ik veel cv’s en motivatiebrieven  heb gelezen. Ik heb het nu van een andere kant gezien hoe een goede curriculum vitae moet eruitzien, wat kan, wat absoluut niet kan staan op dit soort document.

Ik vind het ontzettend jammer dat ik mijn verhaal al in de verleden tijd moet vertellen en dat mijn stage afgelopen is. Als stagiaire voelde ik me als een deel van een goed samenwerkend team, er was geen ik-gevoel, wel een wij-gevoel. Als het mogelijk zou zijn om opnieuw een stageplaats te kiezen, zou ik zonder aarzel opnieuw gaan naar S+.

Ik zou sterk S+ aanbevelen aan diegene die open, communicatief en extravert zijn, die niet bang zijn om met mensen te telefoneren, die graag in een team werken en die zich  professioneel kunnen gedragen niet alleen tegen de baas en collega’s, maar ook tegen de kandidaten en de klanten. Secretary Plus Management Support is een must voor iemand die zich verder wil ontplooien in HR, zoals ikzelf.

Een korte boodschap aan de medestudenten: Secretary Plus in Leuven is de beste stageplaats ooit!

Onderaan: de groepsfoto getrokken op de laatste dag van mijn stage. Het was echt een plezier om met hen samen te werken!

Eveline, An, ik en Caroline, een goede team!

Eveline, An, ik en Caroline, een goede team!

 

Tempoooooo-Team !

Tempo-Wat? Tempo-Team!

 

logo_top

Logo Tempo-Team

Tempo-Team is een van de grootste HR dienstverleners gespecialiseerd in uitzendarbeid en HR services in België. Met meer dan 400 enthousiaste werknemers zetten ze jaarlijks meer dan 60 000 kandidaten aan het werk.

Zo, in het kort uitgelegd wat Tempo-Team doet, maar natuurlijk komt er heel wat bij kijken…

Mijn komst bij Tempo-Team is meer dan welkom! Omdat er in Asse te weinig werkkrachten zijn, lever ik zeker en vast mijn bijdrage als stagiaire!

Met weinig opleiding ben ik toch enthousiast van start gegaan op 2 februari 2015. Meteen mocht ik volop meedraaien bij allerlei belangrijke taken.

Bij mijn sollicitatiegesprek in december 2014 had ik vermeld dat ik dolgraag sollicitaties wou meemaken, toen zei de Office Manager dat dit wel zou gebeuren maar in een later stadium tijdens de stage. Geluk bij een ongeluk heb ik deze taak al na week 1 volledig mogen vervullen.

Naast sollicitatiegesprekken afnemen mag ik de dossiers van alle uitzendkrachten up-to-date houden, uitzendkrachten bellen, een quiz organiseren, belangrijke documentatie samenstellen voor een audit bij één van de klanten van Tempo-Team, ….

Het takenpakket is dus zeer gevarieerd en ik word behandeld als een echt werknemer en dit vond ik fantastisch.

Dit alles en nog meer in mijn volgend blogbericht waar jullie één dag van mijn werk kunnen meevolgen!

Kelly – Stagiaire Consultant @ Tempo-Team Asse

The countdown : 15 days as a trainee

As the end of the first half of my internship  at the company Adecco approaches, I look back on what I have experienced and most of all on what I have learned. My journey as a trainee started on January the 9th, on this day I was invited by the company’s executive assistant Merlyn De Vos ( who would also become my internship mentor)  to an interview.

Mrs De Vos kindly welcomed me and invited me to sit down in their modern and warm lobby. Together we went over my curriculum , discussed the different tasks I would be doing during my internship, her function at the company and my studies. After this conversation I couldn’t help but feel excited yet a bit scared of what was waiting for me and I was right.

photo 2

A few weeks later I walked into the Adecco offices to start my internship, again Mrs De Vos kindly welcomed me and introduced me to the people who would be my colleagues during the next three weeks. What I immediately noticed was the companies’ diverse, young and dynamic staff. More than half of the employees are women and  people of different cultures are to be found on each department.

Postverdeling AdeccoLater that day I got to visit  the different departments, the cafeteria  and I immediately received my first task, the distribution of the mail. It was a nice way to learn the difference between each department and to see how the reception was being organized in such a large enterprise.

 

photoMy second day as an Adecco trainee, was the day I finally saw my office and received my personal computer. The next few days would be a mix of working at the reception and working with Mrs. De Vos. As the days went by I realized that the function of management assistant has truly grown out of being just the ‘boss’ pet’ and become a title of its own. Mrs. De Vos manages 5 agenda’s, organizes all the companies’  parties and is in charge of the companies’ intern communication . She does all this and still manages to be a kindhearted and respected women.

In generall I could not be more fortunate to have found such a challenging and rewarding internship. It is not only helping me to put everything I have learned in practice but it has and it still is challenging me to improve all my skills. I can’t wait to see what the next two weeks have to offer.

House of Talents: The end – Episode 4

film-movies-the-end-300x300

Beste dames en heren, It’s time to leave our work and open our books again!

Zoals jullie vermoeden is het vandaag mijn laatste artikel. Op mijn laatste 7 werkdagen heb ik opnieuw heel veel bijgeleerd. Ik heb vooral veel gepland, teksten vertaald, aan interviews deelgenomen en rapporten gemaakt.

Een goede planning hebben is onmisbaar binnen House of Talents. Iedere medewerker heeft online een planning met al zijn interviews, verplaatsingen, maar ook zijn privé-planning. Een mix van privé- en professionele planning is noodzakelijk om optimaal aan de slag te gaan.

Na mijn derde week hebben ze gemerkt dat ik goed Frans kan en dus hebben ze mij jobaanbiedingen laten vertalen. Eigenlijk was het toch moeilijk om te vertalen want ze gebruiken veel vaktermen.

Vervolgens heb ik ook aan 3 interviews deelgenomen. De kandidaten werden eerste ondervraagd op basis van hun CV en competenties die op hun CV zijn neergeschreven. Er werd ook gevraagd hoe hoog hun salarissen zijn en wat hun loonsverwachtingen zijn voor de toekomst. Terwijl ik en een collega een assessment vervolledigden, werden er ook een aantal vragen gesteld aan de kandidaat om zijn andere competenties “te meten” zoals kritische redenering, analytisch denken en zo voort.

Verder heb ik een vergadering bijgewoond. Ik heb vervolgens een rapport van de vergadering geschreven. Ik had de hele vrijdagnamiddag om mijn rapport te maken. Hoewel ze het een rapport noemen, is het eigenlijk een verslag zoals we maakten in PGO.

Om te eindigen vond ik de sfeer bij House of Talents heel leuk en ontspannen. Er werken vooral veel vrouwen (jeej 😀 !) en vrouwen onder elkaar praten heel veel over koetjes en kalfjes. Ik werd heel veel betrokken bij de gesprekken en ik werd nooit buiten gelaten (we zijn samen naar de Pizza Hut gegaan). Ik heb hier heel veel bijgeleerd, maar bellen is toch hét minpunt van mijn stage. Ik haatte bellen, daarna heb ik het aangeleerd en in 3 weken heb ik ongeveer 800 bedrijven gebeld. Nu heb ik echt een hekel aan bellen.
voorts wil ik u bedanken voor uw aandacht die u me tijdens deze 4 weken heeft geschonken.

 

Thank you for reading

AND

Euh.. and nothing more haha :) !

© Steven Butel

House of Talents: Next Step – episode 3

Welkom voor mijn voorlaatste artikel! Ja, inderdaad, de tijd gaat vlug voorbij.

Zoals ik had vermeld in mijn vorig artikel, heb ik deze week heel veel andere taken uitgevoerd, gaande van interviews met klanten tot groepsdiscussies.

Steven HoT

Uiteraard, wanneer je je met klanten, interviews en groepsdiscussies bezighoudt, is het noodzakelijk dat je goed gekleed bent. Sportschoen en een sweat zijn dus niet toegestaan. House of Talents levert kwaliteitsvolle diensten en deze diensten beginnen bij de kleding van de medewerkers. Ook ik moest mijn stijl aanpassen. Eerlijk gezegd is het een première dat ik een week lang, van ’s morgens tot ’s avonds klassiek ben aangekleed. Ik vind het “super cool”! De klanten, de kandidaten, de medewerkers en zelf de andere mensen bekijken en behandelen je anders als je traditioneel bent aangekleed.

Ik heb heel veel bijgeleerd in een week tijd. Verder hoop ik nog veel andere boeiende taken uit te voeren.

Thank you for reading

AND

Stay tuned for my last episode 🙂 !

© Steven Butel