Tagarchief: OM

“ The bad news is time flies. The good news is you’re the pilot. ” ― Michael Altshuler

Hey liefste bloggers!

Wat gaat de tijd toch snel, de stageperiode is alweer voorbij…
Ik hoop dat alle studenten een even positief gevoel als mij hebben over hun stageplaats. Na 6 weken bij Secretary Plus heb ik echt veel dingen bijgeleerd en heb ik ook fantastische mensen ontmoet! Ik heb de kans gekregen om mijzelf te ontplooien en ook te ontdekken dat ik absoluut geen enkel probleem zou hebben om te werken op een Human Resources departement, integendeel zelfs. Ik raad S+ als stageplaats zeker aan aan alle OM studenten, zowel van het eerste, het tweede als het laatste jaar, ik heb er geen minuut spijt van gehad dat ik bij hen stage heb gedaan en zou niet aarzelen om er een tweede keer stage te lopen!

Ook wil ik van dit blogberichtje nog even gebruikmaken om jullie allemaal te vragen om te stemmen op Maarten Soumillion, die zich heeft ingeschreven voor de Young Potential Award. Dat is een wedstrijd georganiseerd door Secretary Plus. Maarten is een laatstejaarsstudent OM en was de eerste EHB-student dat zich inschreef voor de wedstrijd, het neemt slechts enkele minuutjes van jullie kostbare tijd om hem te steunen en hem de kans te bieden om managers van topbedrijven te ontmoeten. En als OM-studenten, steunen wij elkaar toch? 😉

Selfie with the team after a lovely lunch @The Foodmaker!

Selfie with the team after a lovely lunch @The Foodmaker!

 

What is it like to be a trainee @ S+?

Dit jaar kreeg ik, zoals ik jullie eerder al verteld had, de kans om stage te lopen bij Secretary Plus in Vilvoorde. Met veel plezier neem ik jullie een dagje mee op stage!

Mijn dag bij Secretary Plus start om 8u30. Eens ik aan mijn werkdag begint, begin ik met de mailbox na te kijken. In mijn mailbox komen alle sollicitaties aan voor de openstaande vacatures op de website van assistant plus, de VDAB,… Of sollicitaties van mensen die gewoon spontaan solliciteren bij Secretary Plus.

Het is de bedoeling dat ik alle CV’s opsla en mensen met een interessant profiel (=mensen die ten minste tweetalig zijn, die al een relevante werkervaring hebben of die in het bezit zijn van een Bachelordiploma) opbel voor een telefonische screening. Ik vraag die mensen dan of ik ze niet stoor en of ze vrijuit kunnen spreken en stel hen dan een aantal standaardvragen: indien ze werkzaam zijn, waarom ze willen vertrekken bij hun huidige werkgever, naar welke soort functies ze specifiek op zoek zijn, of ze een eigen wagen ter beschikking hebben… Het is ook de bedoeling dat ik tijdens de screening  inga op hun talenkennis. Als iemand bijvoorbeeld in zijn/haar CV aangeeft perfect drietalig te zijn, mag het voor die persoon geen probleem zijn om op mijn vragen te antwoorden in het Engels of het Frans. Dat is meteen ook een leuke opdracht voor mij, zo kan ik mijn Engels & Frans immers ook gebruiken op de werkvloer!

Wanneer ik alle ontvangen Cv’s behandeld heb, is het de bedoeling dat ik de CV’s ga nakijken waarvan in de mensen niet kon bereiken (Indien het bijvoorbeeld antwoordapparaat was). Hen probeer ik nog 1 of 2 keer te bellen en indien zij dan nog onbereikbaar zijn stuur ik hen een mail. Sommige mensen kunnen moeilijk hun telefoon beantwoorden als ze op hun werk zijn en tegelijkertijd op zoek zijn naar een nieuwe opportuniteit, schriftelijk communiceren is voor hen dan misschien eenvoudiger.

Mensen die al ingeschreven staan in het bedrijfseigen-systeem van Secretary Plus: IFOrce en interesse tonen via de mailbox voor een bepaalde vacature, hou ik ook op de hoogte. Het gebeurt dat sommige vacatures al in eindfase zijn en daar nog veelreacties op afkomen, wanneer je bijvoorbeeld een vacature hebt voor een bedrijf dat de aandacht trekt als “Estee Lauder” of “Samsung”.

Eens ik daarmee klaar ben, doe ik wat direct search. Ik ga dan op de website van de Vdab & ga op zoek naar profielen. Indien wij bijvoorbeeld een “Customer service” profiel nodig hebben voor een klant, zoek ik recente “Customer Service” profielen op. Als hun CV en hun ervaring dan relevant zijn voor de openstaande vacature, ga ik ze opnieuw telefonisch screenen.

Eens ik dit allemaal gedaan heb, zit ik even samen met mijn collega Gilke en gaan wij samen na wie we op agenda gaan zetten. Dat zijn dan de mensen waarvan we denken dat Secretary Plus hen vacatures kan aanbieden. Ik bel ze dan op en maak samen met hen een afspraak. Daarna is het ook de bedoeling dat ik hen een aantal testen doorsturen (persoonlijkheidstest, computertesten en taaltesten). Kandidaten leggen die dan af voor ze op gesprek komen bij Secretary Plus zodat de resultaten ervan met hen besproken kunnen worden.

Als ik nog wat tijd heb voor de middag, voer ik ook een aantal wake-up calls uit. Ik bel dan mensen op die in het verleden ingeschreven waren bij S+ en vraag hen of ze eventueel opnieuw aan het uitkijken zijn.

Op aanraden van het hele team heb ik vandaag een Twitter account aangemaakt! Social Media, overal en altijd aanwezig… (Follow Me! ) 

150310(10)

Pizza voor 20 mensen #BuonAppetito

’S Middags ga ik samen met de andere collega’s (ook van Outsourcing en Marketing) eten in de keuken, waar wij dan over allerlei onderwerpen babbelen. Er heerst echt een leuke, dynamische werksfeer bij Secretary Plus. Vorige week hebben we voor de laatste werkdag van een collega die op zwangerschapsverlof gaat allemaal pizza besteld en hebben we gezellig allemaal samen gegeten! 

In de namiddag heb ik een aantal mensen gebeld om hen wat vacatures toe te lichten die aansluiten bij hun profiel en hun verwachtingen en waar zij bovendien ook voor in aanmerking komen. Het is niet altijd evident om iemand aan de lijn te krijgen, maar eens je mensen aan de telefoon hebt laat je ze natuurlijk niet los en tracht je de vacature zo goed mogelijk toe te lichten. Heel leuk om te doen, vooral als er interesse komt vanuit de kandidaten!

Ik ben ook verantwoordelijk voor het telefoonverkeer en de parlofoon. Ik neem alle telefoontjes aan en verbind mensen door met de persoon waar ze mee willen spreken of neem zelf even een boodschap ook. Via de parlofoon laat ik de kandidaten, medewerkers of leveranciers binnen. Ik ontvang ze uiteraard dan ook J

Op aanvraag van mijn collega’s help ik hen ook met het uitschrijven van vacatures die uitgeplaatst worden. Ik maak dan een job-omschrijving, geef aan welk soort profiel we zoeken en wat precies het aanbod voor de functie is. Voorbeeld van vacatures die ik uitgeschreven heb: hier en hier.

Ik moet toegeven dat de dag hier echt voorbijvliegt! Ik werk van 8u30 tot 17u en als ik in de namiddag naar het uur kijk is het al gauw 16u20.. Volgens mij is dit echt positief, dat betekent dat ik geen seconde de tijd krijg om me te vervelen. Ik heb op elk moment van de dag wel iets te doen! Zo hoort het ook, we lopen immers stage om nieuwe dingen te leren en niet om niets te doen en te wachten dat de dag voorbijgaat. Ik heb het gevoel dat ik hier echt de kans krijg om bij te leren, om fouten te maken. Daar zijn stagiairs toch voor, of niet ?!

Groetjes van een tevreden stagiaire!

If you are not willing to learn no one can help you. If you are determined to learn no one can stop you.

Officieel logo van Secretary Plus

Eind november kreeg ik het goede nieuws te horen: ik mocht stage lopen bij Secretary Plus Vilvoorde van 2 februari tot 13 maart 2015. Ik keek er enorm naar uit om aan de stage te beginnen maar ik was ook heel zenuwachtig ! Uiteindelijk is alles heel vlot verlopen en heb ik gemerkt dat wanneer je met de juiste motivatie aan iets begint, je veel meer kan dan je zelf denkt.

Mijn stagementor is Stefanie Vranckx, Sales Assistant bij Secretary Plus. Ik ben bij hen terechtgekomen op de HR-afdeling. Het minste dat ik kan zeggen, is dat mijn stage als HR-assistant echt heel goed verloopt ! Het is een dynamische, jonge en leuke werkomgeving en je krijgt er echt de kans om jezelf te ontplooien en jezelf elke dag, elk moment te verbeteren.

Wat doet Secretary Plus?
Secretary Plus gaat voor hun klanten constant op zoek naar DE persoon dat de perfecte match zal zijn voor de openstaande functie. Wie kunnen die klanten zijn ? Hun klantennetwerk is erg uitgebreid ! Een aantal bekende namen zijn : Estée Lauders ; bekend cosmeticabedrijf, Samsung, Pepsico (Pepsi Cola, Lays, Tropicana vruchtensappen,…), maar ook voor advocatenkantoren als Contrast Law, bouwbedrijven als Amart, bedrijven gespecialiseerd in schademanagement (CED) en zelf bedrijven gespecialiseerd in het maken van chirurgisch materiaal (Carefusion). Veel diversiteit dus ! Rekening houdend met de bedrijfscultuur en het imago dat een bedrijf wil uitstralen, gaan zij op zoek naar mensen (in hun uitgebreide database en via spontane sollicitaties van mensen op hun website) die passen binnen de bedrijfscultuur en voldoende gekwalificeerd zijn om de specifieke functie uit te voeren.

Wat doe ik er precies ?
Ik ondersteun eigenlijk een team van 3 personen met hun dagelijkse HR-taken. Eerst en vooral mijn stagementor, Stefanie. Maar daarnaast ook twee van haar collega’s : Gilke Heylen, HR-Consultant & Nathalie Lalou, Sales-Consultant.

Mijn takenpakket is erg gevarieerd en in mijn volgende posts stel ik jullie dat takenpakket graag voor a.d.h.v. foto’s over « My day as a trainee @ S+ » ☺

House of Talents: Next Step – episode 3

Welkom voor mijn voorlaatste artikel! Ja, inderdaad, de tijd gaat vlug voorbij.

Zoals ik had vermeld in mijn vorig artikel, heb ik deze week heel veel andere taken uitgevoerd, gaande van interviews met klanten tot groepsdiscussies.

Steven HoT

Uiteraard, wanneer je je met klanten, interviews en groepsdiscussies bezighoudt, is het noodzakelijk dat je goed gekleed bent. Sportschoen en een sweat zijn dus niet toegestaan. House of Talents levert kwaliteitsvolle diensten en deze diensten beginnen bij de kleding van de medewerkers. Ook ik moest mijn stijl aanpassen. Eerlijk gezegd is het een première dat ik een week lang, van ’s morgens tot ’s avonds klassiek ben aangekleed. Ik vind het “super cool”! De klanten, de kandidaten, de medewerkers en zelf de andere mensen bekijken en behandelen je anders als je traditioneel bent aangekleed.

Ik heb heel veel bijgeleerd in een week tijd. Verder hoop ik nog veel andere boeiende taken uit te voeren.

Thank you for reading

AND

Stay tuned for my last episode 🙂 !

© Steven Butel