Tagarchief: Secretary Plus

Stage @ Secretary Plus Vilvoorde

Hallo iedereen,

Hier ben ik weer! Ik heb vorig jaar stage gelopen bij Tempo-Team en HR is echt mijn ding. Daarom heb ik een stage gekozen waar ik weer in contact kom met HR. Secretary Plus was de perfecte keuze!

Dit jaar moeten we voor IT skills een filmpje posten waarin onze stage duidelijk wordt uitgelegd.

In mijn filmpje komen jullie te weten hoe Secretary Plus mensen plaatst bij hun klanten.

Om mijn blogbericht af te sluiten, mag ik jullie fier meedelen dat ik aangenomen ben bij Secretary Plus Outsourcing Solutions. Vanaf juli mag ik mijzelf “Project Assistant” noemen.

Hopelijk studeer ik af in juni en is dit mijn laatste blogbericht!

Groetjes,

Kelly

3 Office Management

Link

Secretary Plus logo2

 

 


Secretary Plus Management Support, een boeiende ervaring

Als eerstejaarsstudente Office Management heb ik mijn stage gedaan bij Secretary Plus Management Support in Leuven. Ik was er voor 3 weken vanaf maandag tot vrijdag tussen 9u en 17u en elke dag was beter en leerrijker dan de vorige.

Secretary Plus (www.secretary-plus.be) is dé nummer 1 in het selecteren, rekruteren, tewerkstellen en begeleiden van meertalig managementondersteunend personeel. Via het uitgebreid netwerk van vestigingen (13 in gans België)  vinden de consultants tijdelijke of vaste uitdagingen voor kandidaten op maat van hun vaardigheden, persoonlijkheid, ambities en wensen. Natuurlijk houdt Secretary Plus ook steeds rekening met de bedrijfscultuur van de klant.

Er zijn verschillende stappen om een potentiële kandidaat voor te stellen aan klanten (bedrijven die op zoek zijn naar een nieuwe werknemer). Als stagiaire was ik verantwoordelijk voor de eerste stappen die essentieel zijn om een goede kandidaat ‘op te vangen’. Ik heb namelijk vacatures geplaatst op de website www.secretary-plus.be zodat de kandidaten kunnen solliciteren. De CV’s en (eventuele) motivatiebrieven worden gestuurd naar cvleuven@secretary-plus.be en de medewerkers (door de aangename werksfeer noem ik hen liever ‘mijn collega’s) beslissen welke kandidaat (of beter: welk profiel) interessant genoeg is om hem op te bellen. De collega’s categoriseerden de aankomende e-mails, zodat ik wist welke mensen ik moet opbellen. Ik stuurde ook e-mails aan kandidaten die minder geluk hadden om te verwittigen dat ze helaas niet in aanmerking kwamen voor deze vacature, maar ze konden wel steeds solliciteren voor anderen.

Ik was ook verantwoordelijk voor het ‘screenen’ van de kandidaten wiens profiel in aanmerking komt voor verdere stappen van sollicitatie. ‘Screenen’ betekent dat ik de kandidaat opbelde en een paar algemene vragen stelde over zijn professionele ervaring, takenpakket en naar welke functie hij/zij zoekt. Op het einde van het gesprek testte ik ook zijn talenkennis, namelijk Frans en Engels, ev. Duits. Ik stelde de vragen (bv. Als ik uw vrienden zou vragen wat ze over u denken, wat zouden ze zeggen? Wat zijn uw sterke punten?) in de vreemde taal, zodat ik het beeld kon krijgen van de kandidaat. Intussen maakte ik notities en na het gesprek gaf ik mijn commentaar aan de collega’s. Als de kandidaat goedgekeurd werd door de collega’s, belde ik hem terug om hem uit te nodigen voor het gesprek en om verschillende tests af te leggen, die ik ook later voor hem voorbereidde. Op de dag van zijn interview was ik ook verantwoordelijk voor het onthaal.

Af en toe deed ik taken die minder vaak voorkomen. Die deed ik graag niet alleen voor de ervaring en voor de variatie. Ik wilde me ook behulpzaam voelen. Soms vertaalde ik documenten van Nederlands naar het Engels en ik printte ook timesheets van uitzendkrachten. Ik heb ook paar maal referenties opgevraagd van kandidaten bij hun vorige werkgever en ik moest ook de database van oude kandidaten updaten door hen op te bellen en te vragen of ze nog op zoek zijn naar een werk.

Wat ik enorm apprecieer is dat de medewerkers van S+ tijd en geduld hadden om een nieuwe stagiaire te verwelkomen. Ik ben weliswaar een persoon die meer zelfstandig en gewend is om alleen te werken, maar bij hen kreeg ik dit teamgevoel dat me inderdaad aanspreekt en ik hoop dat ik dat in de toekomst ook kan toepassen bij mijn nieuwe stageplaats/werkgever.

Wat heb ik vooral geleerd als stagiaire? Met onthaal en interne en externe communicatie heb ik nooit problemen gehad. Wat niet onbelangrijk is, is dat ik door het screenen ik veel cv’s en motivatiebrieven  heb gelezen. Ik heb het nu van een andere kant gezien hoe een goede curriculum vitae moet eruitzien, wat kan, wat absoluut niet kan staan op dit soort document.

Ik vind het ontzettend jammer dat ik mijn verhaal al in de verleden tijd moet vertellen en dat mijn stage afgelopen is. Als stagiaire voelde ik me als een deel van een goed samenwerkend team, er was geen ik-gevoel, wel een wij-gevoel. Als het mogelijk zou zijn om opnieuw een stageplaats te kiezen, zou ik zonder aarzel opnieuw gaan naar S+.

Ik zou sterk S+ aanbevelen aan diegene die open, communicatief en extravert zijn, die niet bang zijn om met mensen te telefoneren, die graag in een team werken en die zich  professioneel kunnen gedragen niet alleen tegen de baas en collega’s, maar ook tegen de kandidaten en de klanten. Secretary Plus Management Support is een must voor iemand die zich verder wil ontplooien in HR, zoals ikzelf.

Een korte boodschap aan de medestudenten: Secretary Plus in Leuven is de beste stageplaats ooit!

Onderaan: de groepsfoto getrokken op de laatste dag van mijn stage. Het was echt een plezier om met hen samen te werken!

Eveline, An, ik en Caroline, een goede team!

Eveline, An, ik en Caroline, een goede team!