Tagarchief: Stage

Stage in het Brussels Parlement

In deze blog wil ik graag jullie vertellen hoe mijn stage bij het Brussels Parlement verlopen is.

Mijn stage was volledig in het Frans, maar dankzij mijn talenkennis was dit geen probleem. Gedurende 6 weken maakte ik deel uit het team van Emin Özkara, een onafhankelijk afgevaardigde. De eerste weken heb ik de kans gehad om ter plekke te kunnen werken, maar achteraf met de nieuwe maatregelen zijn we naar het telewerk geswitcht. Mijn voornaamste taken waren het invoeren van visitekaartjes in een Excel-file die hij heeft ontvangen tijdens zijn periode als voormalig Vice-President en huidige afgevaardigde van het Parlement. Er waren ongeveer 600 kaarten, waardoor ik de volledige 6 weken nodig had om ze te voltooien.

Naast het invoeren van de kaarten hielp ik ook met het vertalen van Facebook-posts van het Frans naar het Nederlands, en hielp ook met het vertalen van andere vertrouwelijke documenten. Naast dit allemaal was mijn belangrijkste taak het maken van een BPMN, kortweg voor Business Process Model Notation. Om dat af te krijgen, kon ik vragen stellen aan de griffier van het Parlement, maar natuurlijk deed ik ook mijn eigen onderzoek. Ik had ongever 2 weken nodig om dit af te ronden. Ik hoefde niet in detail te gaan, niet alleen omdat het veel tijd in beslag neemt, maar ook omdat mijn kennis beperkt is. Tot slot heb ik onze grafisch onderwerper geassisteerd bij het maken van affiches voor de Facebook-pagina en een brochure .

Tijdens mijn stageperiode, heb ik veel kunnen bijleren over het ecosysteem van ons Parlement en ook over businessmodellen. Zoals u op de foto’s hieronder kunt zien, heb ik mijn eigen badge gekregen om het gebouw binnen te geraken en hebben ze mij ook een parkerplaats gegeven, voor het geval ik met de auto kwam. De meeste dagen waren vrij hectisch, maar het zijn de rustige ochtenden in de bibliotheek met mijn kopje koffie de krant lezend, die het beter maakten. Het begroeten van de bewaking en politie elke morgend, die kleine praatjes, ons voorstellen en je medecollega’s leren kennen is wat dit zo’n unieke ervaring maakt. En dat is niet te vervangen.

Hieronder vindt u de officiële site van Emin Özkara en ook die van het Parlement. Ik heb ook mijn laatste dag gefilmd en die kan je ook op mijn TikTok bekijken.

My internship at the town hall of Ganshoren

In this blog I’ll like to talk and explain about how my internship went at the town hall of Ganshoren, a district located in Brussels the capital of Belgium. My internship period was from 3 February till 21 February 2020.

Thanks to my dad’s connections, I found an internship easily. An alderman who is responsible for the HR department was kind enough to accept my offer in his department. This district is small, which is why the town hall felt comfortable and friendly. The moment you walk in you get greeted warmly and they make sure you get what you need, hence why I had it easy to adapt myself to my surroundings. Immediately after I greeted everyone in office, I knew I would have a great experience there. We often say that the first impression is always important and I am glad mine was positive for the get-go.

Now let’s talk a bit more about what I did as an intern. Most of my tasks had to do with personnel management. There was a lot that I had to file and had to follow. I had to keep track who was absent each day so I could put it into their software that also calculates their monthly salaries. In the beginning I had some difficulties working with that software, but I’m also a fast-learner and am also interested in technologies so I had a fun time learning. Most of my tasks were repetitive so I didn’t really have a hard time understanding things. Everything was in French though, so there were times where I had to deal with a language barrier, but I do have average skills in comprehending French, so everything worked out well.

My colleagues were super nice. I often worked with a girl called Pravina. She was the one that taught and explained me everything without getting annoyed. I know some of my classmates had to deal with rude or arrogant co-workers, but thankfully that was not the case at my internship. The mayor also made sure I was always comfortable, which was not what I expected and I was a bit shocked too.

Long story short, I had a pleasant time overall and even though my tasks were repetitive I learned a lot about how a town works and functions. There is a lot of hard work put into managing a town. It was an eye-opening experience I am forever thankful for it.

If you want to learn more about this small town and it’s rich history you can check it out on their official website.

Selay Selvi

Student 1 BA Office Management

Choose life, choose work, choose AGO

We hebben de kans om in het eerste jaar van Office Management stage te lopen. Ik heb gekozen om ervaring op te doen in de Human Resourses bij AGO Jobs & HR te Brussel. Een stageplaats zoeken is niet altijd evident.. maar doordat ik daar als student heb gewerkt hebben ze mij aangenomen als stagiair. 

De AGO-groep is een HR-dienstverlener met een toegewijd team van authentieke en optimistische mensen. AGO blijft dicht bij de klant en richt zich op waardevolle & duurzame relaties. AGO Jobs & HR heeft een uitgebreid en landelijk verspreid netwerk van kantoren. Dit dient om een zeer goede dienstverlening te kunnen garanderen en er zijn binnen het kantorennet verschillende gespecialiseerde divisies. AGO Industy, AGO Construct, AGO Technics, AGO Inhouse,  AGO Textiles, AGO Shops, AGO IT, AGO Student en AGO Food. Ik heb stage gevolgd bij AGO Office waar ik bezig was met bediende- en kaderprofielen. 

Ik heb gedurende drie weken, met begeleiding van mijn stagementor R. Yannick, heel veel bijgeleerd. Ik heb tijdens die drie weken een tal van taken moeten uitvoeren. Er waren een aantal kernactiviteiten waar ik mee bezig was als Stagiair- Junior Consultant. Brussel Office is een interim en selectiebureau: ik heb mensen moeten opbellen om vacatures voor te stellen, afspraken moeten inplannen, sollicitatiegesprekken moeten voeren, administratief de uitzendkrachten opvolgen, vacatures online moeten plaatsen en op klantenbezoek gaan. 

Het was een zeer leerrijke stageperiode waar ik veel heb bijgeleerd. AGO Brussel Office heeft een aangename werksfeer met sympathieke collega’s. Ik kijk ernaar uit om in het tweede jaar een nieuwe ervaring op te doen. 

 

Stage @ Secretary Plus Vilvoorde

Hallo iedereen,

Hier ben ik weer! Ik heb vorig jaar stage gelopen bij Tempo-Team en HR is echt mijn ding. Daarom heb ik een stage gekozen waar ik weer in contact kom met HR. Secretary Plus was de perfecte keuze!

Dit jaar moeten we voor IT skills een filmpje posten waarin onze stage duidelijk wordt uitgelegd.

In mijn filmpje komen jullie te weten hoe Secretary Plus mensen plaatst bij hun klanten.

Om mijn blogbericht af te sluiten, mag ik jullie fier meedelen dat ik aangenomen ben bij Secretary Plus Outsourcing Solutions. Vanaf juli mag ik mijzelf “Project Assistant” noemen.

Hopelijk studeer ik af in juni en is dit mijn laatste blogbericht!

Groetjes,

Kelly

3 Office Management

“ The bad news is time flies. The good news is you’re the pilot. ” ― Michael Altshuler

Hey liefste bloggers!

Wat gaat de tijd toch snel, de stageperiode is alweer voorbij…
Ik hoop dat alle studenten een even positief gevoel als mij hebben over hun stageplaats. Na 6 weken bij Secretary Plus heb ik echt veel dingen bijgeleerd en heb ik ook fantastische mensen ontmoet! Ik heb de kans gekregen om mijzelf te ontplooien en ook te ontdekken dat ik absoluut geen enkel probleem zou hebben om te werken op een Human Resources departement, integendeel zelfs. Ik raad S+ als stageplaats zeker aan aan alle OM studenten, zowel van het eerste, het tweede als het laatste jaar, ik heb er geen minuut spijt van gehad dat ik bij hen stage heb gedaan en zou niet aarzelen om er een tweede keer stage te lopen!

Ook wil ik van dit blogberichtje nog even gebruikmaken om jullie allemaal te vragen om te stemmen op Maarten Soumillion, die zich heeft ingeschreven voor de Young Potential Award. Dat is een wedstrijd georganiseerd door Secretary Plus. Maarten is een laatstejaarsstudent OM en was de eerste EHB-student dat zich inschreef voor de wedstrijd, het neemt slechts enkele minuutjes van jullie kostbare tijd om hem te steunen en hem de kans te bieden om managers van topbedrijven te ontmoeten. En als OM-studenten, steunen wij elkaar toch? 😉

Selfie with the team after a lovely lunch @The Foodmaker!

Selfie with the team after a lovely lunch @The Foodmaker!

 

What is it like to be a trainee @ S+?

Dit jaar kreeg ik, zoals ik jullie eerder al verteld had, de kans om stage te lopen bij Secretary Plus in Vilvoorde. Met veel plezier neem ik jullie een dagje mee op stage!

Mijn dag bij Secretary Plus start om 8u30. Eens ik aan mijn werkdag begint, begin ik met de mailbox na te kijken. In mijn mailbox komen alle sollicitaties aan voor de openstaande vacatures op de website van assistant plus, de VDAB,… Of sollicitaties van mensen die gewoon spontaan solliciteren bij Secretary Plus.

Het is de bedoeling dat ik alle CV’s opsla en mensen met een interessant profiel (=mensen die ten minste tweetalig zijn, die al een relevante werkervaring hebben of die in het bezit zijn van een Bachelordiploma) opbel voor een telefonische screening. Ik vraag die mensen dan of ik ze niet stoor en of ze vrijuit kunnen spreken en stel hen dan een aantal standaardvragen: indien ze werkzaam zijn, waarom ze willen vertrekken bij hun huidige werkgever, naar welke soort functies ze specifiek op zoek zijn, of ze een eigen wagen ter beschikking hebben… Het is ook de bedoeling dat ik tijdens de screening  inga op hun talenkennis. Als iemand bijvoorbeeld in zijn/haar CV aangeeft perfect drietalig te zijn, mag het voor die persoon geen probleem zijn om op mijn vragen te antwoorden in het Engels of het Frans. Dat is meteen ook een leuke opdracht voor mij, zo kan ik mijn Engels & Frans immers ook gebruiken op de werkvloer!

Wanneer ik alle ontvangen Cv’s behandeld heb, is het de bedoeling dat ik de CV’s ga nakijken waarvan in de mensen niet kon bereiken (Indien het bijvoorbeeld antwoordapparaat was). Hen probeer ik nog 1 of 2 keer te bellen en indien zij dan nog onbereikbaar zijn stuur ik hen een mail. Sommige mensen kunnen moeilijk hun telefoon beantwoorden als ze op hun werk zijn en tegelijkertijd op zoek zijn naar een nieuwe opportuniteit, schriftelijk communiceren is voor hen dan misschien eenvoudiger.

Mensen die al ingeschreven staan in het bedrijfseigen-systeem van Secretary Plus: IFOrce en interesse tonen via de mailbox voor een bepaalde vacature, hou ik ook op de hoogte. Het gebeurt dat sommige vacatures al in eindfase zijn en daar nog veelreacties op afkomen, wanneer je bijvoorbeeld een vacature hebt voor een bedrijf dat de aandacht trekt als “Estee Lauder” of “Samsung”.

Eens ik daarmee klaar ben, doe ik wat direct search. Ik ga dan op de website van de Vdab & ga op zoek naar profielen. Indien wij bijvoorbeeld een “Customer service” profiel nodig hebben voor een klant, zoek ik recente “Customer Service” profielen op. Als hun CV en hun ervaring dan relevant zijn voor de openstaande vacature, ga ik ze opnieuw telefonisch screenen.

Eens ik dit allemaal gedaan heb, zit ik even samen met mijn collega Gilke en gaan wij samen na wie we op agenda gaan zetten. Dat zijn dan de mensen waarvan we denken dat Secretary Plus hen vacatures kan aanbieden. Ik bel ze dan op en maak samen met hen een afspraak. Daarna is het ook de bedoeling dat ik hen een aantal testen doorsturen (persoonlijkheidstest, computertesten en taaltesten). Kandidaten leggen die dan af voor ze op gesprek komen bij Secretary Plus zodat de resultaten ervan met hen besproken kunnen worden.

Als ik nog wat tijd heb voor de middag, voer ik ook een aantal wake-up calls uit. Ik bel dan mensen op die in het verleden ingeschreven waren bij S+ en vraag hen of ze eventueel opnieuw aan het uitkijken zijn.

Op aanraden van het hele team heb ik vandaag een Twitter account aangemaakt! Social Media, overal en altijd aanwezig… (Follow Me! ) 

150310(10)

Pizza voor 20 mensen #BuonAppetito

’S Middags ga ik samen met de andere collega’s (ook van Outsourcing en Marketing) eten in de keuken, waar wij dan over allerlei onderwerpen babbelen. Er heerst echt een leuke, dynamische werksfeer bij Secretary Plus. Vorige week hebben we voor de laatste werkdag van een collega die op zwangerschapsverlof gaat allemaal pizza besteld en hebben we gezellig allemaal samen gegeten! 

In de namiddag heb ik een aantal mensen gebeld om hen wat vacatures toe te lichten die aansluiten bij hun profiel en hun verwachtingen en waar zij bovendien ook voor in aanmerking komen. Het is niet altijd evident om iemand aan de lijn te krijgen, maar eens je mensen aan de telefoon hebt laat je ze natuurlijk niet los en tracht je de vacature zo goed mogelijk toe te lichten. Heel leuk om te doen, vooral als er interesse komt vanuit de kandidaten!

Ik ben ook verantwoordelijk voor het telefoonverkeer en de parlofoon. Ik neem alle telefoontjes aan en verbind mensen door met de persoon waar ze mee willen spreken of neem zelf even een boodschap ook. Via de parlofoon laat ik de kandidaten, medewerkers of leveranciers binnen. Ik ontvang ze uiteraard dan ook J

Op aanvraag van mijn collega’s help ik hen ook met het uitschrijven van vacatures die uitgeplaatst worden. Ik maak dan een job-omschrijving, geef aan welk soort profiel we zoeken en wat precies het aanbod voor de functie is. Voorbeeld van vacatures die ik uitgeschreven heb: hier en hier.

Ik moet toegeven dat de dag hier echt voorbijvliegt! Ik werk van 8u30 tot 17u en als ik in de namiddag naar het uur kijk is het al gauw 16u20.. Volgens mij is dit echt positief, dat betekent dat ik geen seconde de tijd krijg om me te vervelen. Ik heb op elk moment van de dag wel iets te doen! Zo hoort het ook, we lopen immers stage om nieuwe dingen te leren en niet om niets te doen en te wachten dat de dag voorbijgaat. Ik heb het gevoel dat ik hier echt de kans krijg om bij te leren, om fouten te maken. Daar zijn stagiairs toch voor, of niet ?!

Groetjes van een tevreden stagiaire!

Prachtstage bij een prachtbedrijf

SAMSUNG

de receptie en Michel die erg enthousiast is over ITB!

Nog voor ik zelfs maar aan mijn studie begon, wist ik al met zekerheid waar ik stage wou lopen: Imperial Tobacco Belgium. Ik werk nu al 6 jaar als jobstudent bij dit bedrijf, en ik vind het hier echt geweldig! De vestiging hier in Mechelen is vrij klein, met slechts een 40-tal medewerkers die dagdagelijks naar het bureau komen. Daardoor is de sfeer hier eerder familiaal. Ik word hier onwaarschijnlijk hard vertroeteld! In tegenstelling tot wat iedereen denkt, is de vestiging in Mechelen géén fabriek, maar puur administratief gericht.

ITB is, zoals de naam al zegt, een tabaksbedrijf. Ze handelen in tabaks- en papierwaren. Enkele merken die jullie waarschijnlijk wel kennen zijn Gauloises, Fortuna, Route 66 (nu al enkele jaren West) en Rizla.

Telkens als ik bij ITB werk, zit ik enkel op de customer service. Daarom vond ik het heel interessant om hier stage te lopen, zodat ik ook eens de andere kanten van het bedrijf te zien kreeg. Als ik eerlijk ben, was ik verbaasd over hoe weinig ik eigenlijk wist over de andere afdelingen. Ik ben dan ook blij om te melden dat dit nu niet meer zo is!SAMSUNGSAMSUNG

Ik had natuurlijk een uitgebreid takenpakket, omdat ik bij elke afdeling heb meegelopen. Zo heb ik een voormiddag moeten invallen aan de receptie om deze zelfstandig te verzorgen, omdat de receptioniste ziek was en er nog geen vervanging gevonden was. Dit vond ik een heel leuk onderdeel! Ik heb ook naar locaties voor meetings gezocht en hier offertes voor opgesteld, ik heb administratieve taken gedaan, ik heb de blacklist mogen nakijken, broodjes bestellen bij de traiteur… echt super!

Omdat ik dit bedrijf en de mensen hier al zo lang ken, voelde ik mij compleet op mijn gemak. Er is genoeg ruimte voor een gezellige babbel in de smoking room (het voordeel van werken bij een tabaksbedrijf: rookpauzes in een superleuke rookruimte!) of hier en daar een practical joke.

Vooral de mannen van Trade Marketing SAMSUNGhebben zich hierin gespecialiseerd. Gisteren betrapte ik hen erop dat ze het scherm van een collega die in verlof is, op de zijkant hadden gezet en in die positie hadden vast getapet. Maar het zijn allemaal schatjes hoor!

Ik ben erg blij dat ik hier stage mocht lopen. Ik heb veel gelachen, maar ondertussen ook bijgeleerd (de perfecte combinatie!), en dit was uiteindelijk toch de bedoeling he! Ik zal al mijn schatjes hier missen, maar gelukkig niet voor lang. In de zomer worden we, naar gewoonte, weer herenigd en mag ik weer op mijn goede oude plek op de customer service zitten.

See you in 5 months, Imperial!

Talentus

 Talentus staat voor talent works.

Op maandag 2 februari startte ik mijn stage bij het interimkantoor Talentus te Vilvoorde. Ik werd er hartelijk ontvangen door de medewerkers. Ze legden me de werkprocedures uit van de taken die zij doen als consulente maar ook de taken die ik de komende weken als administratief bediende zou moeten uitvoeren . Naast deze uitleg, gaven ze een algemene uitleg over Talentus; het vroegere Plus uitzendkrachten. Onder de Talentus groep vallen ook:

  • Essensys: ze houden zich vooral bezig met betrekking tot head hunting en interim management op directie niveau
  • Intys Consulting: ze zijn gespecialiseerd op het vlak van financieel- en risicobeheer, Supply chain & aankoop en Project management
  • Intys HR: ze richten zich op HR-consulting en de rekrutering hiervan
  • Plus uitzendkrachten en Talentus : zijn gericht op de werving en selectie van middenkaders (bedienden/arbeiders)

De visie en missie vanTalentus staat gericht op resultaat, vakkundigheid, integer en mensgericht. Dit kan je merken aan de resultaten en zeker ook aan de manier waarop ze elke week opnieuw verwerven.

Door mijn elders verworven werkervaring kreeg ik op mijn stage de vrijheid om mijn opgedragen werk (vb: klassement, gesprekken plannen, kandidaten uitnodigen,…) in te plannen. Ze boden me een groter takenpakket aan met meer verantwoordelijkheden. Zo kreeg ik meermaals de opdracht om mogelijke kandidaten te screenen via de VDAB-site. De kandidaten die in aanmerking kwamen voor een vacature, moest ik dan opbellen. De kandidaten die geïnteresseerd waren, mocht ik dan uitnodigen voor een gesprek bij ons op kantoor. Voor sommige moeilijk invulbare vacatures, zoals huis-aan-huis verkoop, bestaan er verschillende tactieken om mogelijke kandidaten warm te maken voor deze functie. We verbloemen deze vacature als klantenwerver of vertegenwoordiger voor een product/bedrijf. Uiteraard moet je hier beschikken over de juiste overtuigingskracht en een vlotte communicatie aan de telefoon. Vervolgens kreeg ik de verantwoordelijkheid om te zien of alle documenten wel in orde zijn. Indien dit niet het geval was, moest ik een herinneringsmail schrijven of telefoneren of een afspraak regelen met de uitzendkrachten of klanten. Naast deze taken had ik ook allerlei andere taken zoals het scannen, printen, archiveren van documenten, klaarzetten van materiaal, koffie zetten voor kandidaten en medewerkers, informatie doorgeven zowel intern als extern, enzovoort. Deze 3 weken zijn voorbij gevlogen. Ik heb dan ook veel bijgeleerd; hoe dit uitzendbureau intern werkt en op welke manier je de talenten het best selecteert en rekruteert.

 

 

L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt ~ De morgenstond heeft goud in de mond ~ The early bird catches the worm!

Wie ‘s ochtends naaGedulddddddr de radio luistert of wel eens van Dilbeek naar Zaventem rijdt, weet dat het verkeer er niet altijd zo vlot verloopt. Normaal moest ik elke dag om 9u op mijn stageplaats zijn, maar na enkele dagen sprak ik met mijn stagementor af dat ik een uur vroeger zou beginnen.  Dat bekekende wel dat ik ’s morgens meestal alleen was wanneer ik aankwam. Aangezien mijn stagementor mij altijd verschillende taken gaf, wist ik wel waarmee ik mij kon bezighouden. Zoals de meesten onder ons had ik  mijn eigen bureau en kreeg ik een eigen e-mailadres met toegang tot bepaalde vertrouwelijke documenten.

Zo begon ik mijn dag: e-mails checken, sorteren. Ik had meestal ook een stapel CV’s op mijn bureau die ik elke ochtend moest invoegen iBureau!n de daarvoor voorziene database. (Ik liep stage op de Human Resources afdeling) Wanneer er een meeting gepland was, moest ik bij aankomt gaan nakijken of de zaal wel gereserveerd was en of er eventueel drank en hapjes voorzien waren. Ook verbeterde ik dagelijks talentesten of IT-testen (hardware,win xp, win 7, MS office, Network-kennis werden getest) van kandidaten.

Be enterprising, bounce back, face reality, build together, be responsible. And last but not least: “respect”.

IMG_1969

Tot een aantal maanden geleden had Econocom als bedrijf vijf waarden. Maar sinds ze ‘Osiatis’ overgekocht hebben, besloten ze een zesde waarde toe te voegen.
Econocom wil als bedrijf waarde scheppen, maar wil ook nieuwe markten en nieuwe
benaderingen verkennen. 

Een andere waarde is ook weetgierigheid: kennis is volgens hen onontbeerlijk om te kunnen ondernemen. En wie zou het omgekeerde durven beweren? Ze volgen de verwachtingen van hun klanten, maar ook de ontwikkelingen van hun markten voortdurend op. Ze trachten eerst en vooral zichzelf grondig te kennen in alle mogelijke aspecten: sterke punten, zwakke punten en ook mogelijkheden. Het is volgens Econocom de kennis die hen in staat stelt om vooruit te kunnen zien, beslissingen te maken & ook tot actie over te gaan.

Veerkrachtig zijn is van enorm belang. Uitdagingen en hindernissen aangaan is cruciaal. Tegenslagen of moeilijkheden kom je overal wel eens tegen. Trek je lessen uit de moeilijkheden en tegenslagen die je tegenkomt.

Wees bereid om te delen: nauw samenwerken is essentieel. Wissel ervaringen, contacten en informatie met elkaar uit. Deel de gecreëerde waarde.

Wees ook verantwoordelijk: dit gaat niet alleen over de collectieve verantwoordelijkheid, maar ook over individuele verantwoordelijkheid bij klanten, medewerkers en leveranciers.

. (www.econocom.com)

Het viel mij tijdens mijn stage op dat de waarden echt vaak afgebeeld werden binnen het bedrijf. Op mijn eerste stagedag legde mijn stagementor er ook meteen de nadruk op… Ze zijn dus echt wel belangrijk!