Tagarchief: YPA

What is it like to be a trainee @ S+?

Dit jaar kreeg ik, zoals ik jullie eerder al verteld had, de kans om stage te lopen bij Secretary Plus in Vilvoorde. Met veel plezier neem ik jullie een dagje mee op stage!

Mijn dag bij Secretary Plus start om 8u30. Eens ik aan mijn werkdag begint, begin ik met de mailbox na te kijken. In mijn mailbox komen alle sollicitaties aan voor de openstaande vacatures op de website van assistant plus, de VDAB,… Of sollicitaties van mensen die gewoon spontaan solliciteren bij Secretary Plus.

Het is de bedoeling dat ik alle CV’s opsla en mensen met een interessant profiel (=mensen die ten minste tweetalig zijn, die al een relevante werkervaring hebben of die in het bezit zijn van een Bachelordiploma) opbel voor een telefonische screening. Ik vraag die mensen dan of ik ze niet stoor en of ze vrijuit kunnen spreken en stel hen dan een aantal standaardvragen: indien ze werkzaam zijn, waarom ze willen vertrekken bij hun huidige werkgever, naar welke soort functies ze specifiek op zoek zijn, of ze een eigen wagen ter beschikking hebben… Het is ook de bedoeling dat ik tijdens de screening  inga op hun talenkennis. Als iemand bijvoorbeeld in zijn/haar CV aangeeft perfect drietalig te zijn, mag het voor die persoon geen probleem zijn om op mijn vragen te antwoorden in het Engels of het Frans. Dat is meteen ook een leuke opdracht voor mij, zo kan ik mijn Engels & Frans immers ook gebruiken op de werkvloer!

Wanneer ik alle ontvangen Cv’s behandeld heb, is het de bedoeling dat ik de CV’s ga nakijken waarvan in de mensen niet kon bereiken (Indien het bijvoorbeeld antwoordapparaat was). Hen probeer ik nog 1 of 2 keer te bellen en indien zij dan nog onbereikbaar zijn stuur ik hen een mail. Sommige mensen kunnen moeilijk hun telefoon beantwoorden als ze op hun werk zijn en tegelijkertijd op zoek zijn naar een nieuwe opportuniteit, schriftelijk communiceren is voor hen dan misschien eenvoudiger.

Mensen die al ingeschreven staan in het bedrijfseigen-systeem van Secretary Plus: IFOrce en interesse tonen via de mailbox voor een bepaalde vacature, hou ik ook op de hoogte. Het gebeurt dat sommige vacatures al in eindfase zijn en daar nog veelreacties op afkomen, wanneer je bijvoorbeeld een vacature hebt voor een bedrijf dat de aandacht trekt als “Estee Lauder” of “Samsung”.

Eens ik daarmee klaar ben, doe ik wat direct search. Ik ga dan op de website van de Vdab & ga op zoek naar profielen. Indien wij bijvoorbeeld een “Customer service” profiel nodig hebben voor een klant, zoek ik recente “Customer Service” profielen op. Als hun CV en hun ervaring dan relevant zijn voor de openstaande vacature, ga ik ze opnieuw telefonisch screenen.

Eens ik dit allemaal gedaan heb, zit ik even samen met mijn collega Gilke en gaan wij samen na wie we op agenda gaan zetten. Dat zijn dan de mensen waarvan we denken dat Secretary Plus hen vacatures kan aanbieden. Ik bel ze dan op en maak samen met hen een afspraak. Daarna is het ook de bedoeling dat ik hen een aantal testen doorsturen (persoonlijkheidstest, computertesten en taaltesten). Kandidaten leggen die dan af voor ze op gesprek komen bij Secretary Plus zodat de resultaten ervan met hen besproken kunnen worden.

Als ik nog wat tijd heb voor de middag, voer ik ook een aantal wake-up calls uit. Ik bel dan mensen op die in het verleden ingeschreven waren bij S+ en vraag hen of ze eventueel opnieuw aan het uitkijken zijn.

Op aanraden van het hele team heb ik vandaag een Twitter account aangemaakt! Social Media, overal en altijd aanwezig… (Follow Me! ) 

150310(10)

Pizza voor 20 mensen #BuonAppetito

’S Middags ga ik samen met de andere collega’s (ook van Outsourcing en Marketing) eten in de keuken, waar wij dan over allerlei onderwerpen babbelen. Er heerst echt een leuke, dynamische werksfeer bij Secretary Plus. Vorige week hebben we voor de laatste werkdag van een collega die op zwangerschapsverlof gaat allemaal pizza besteld en hebben we gezellig allemaal samen gegeten! 

In de namiddag heb ik een aantal mensen gebeld om hen wat vacatures toe te lichten die aansluiten bij hun profiel en hun verwachtingen en waar zij bovendien ook voor in aanmerking komen. Het is niet altijd evident om iemand aan de lijn te krijgen, maar eens je mensen aan de telefoon hebt laat je ze natuurlijk niet los en tracht je de vacature zo goed mogelijk toe te lichten. Heel leuk om te doen, vooral als er interesse komt vanuit de kandidaten!

Ik ben ook verantwoordelijk voor het telefoonverkeer en de parlofoon. Ik neem alle telefoontjes aan en verbind mensen door met de persoon waar ze mee willen spreken of neem zelf even een boodschap ook. Via de parlofoon laat ik de kandidaten, medewerkers of leveranciers binnen. Ik ontvang ze uiteraard dan ook J

Op aanvraag van mijn collega’s help ik hen ook met het uitschrijven van vacatures die uitgeplaatst worden. Ik maak dan een job-omschrijving, geef aan welk soort profiel we zoeken en wat precies het aanbod voor de functie is. Voorbeeld van vacatures die ik uitgeschreven heb: hier en hier.

Ik moet toegeven dat de dag hier echt voorbijvliegt! Ik werk van 8u30 tot 17u en als ik in de namiddag naar het uur kijk is het al gauw 16u20.. Volgens mij is dit echt positief, dat betekent dat ik geen seconde de tijd krijg om me te vervelen. Ik heb op elk moment van de dag wel iets te doen! Zo hoort het ook, we lopen immers stage om nieuwe dingen te leren en niet om niets te doen en te wachten dat de dag voorbijgaat. Ik heb het gevoel dat ik hier echt de kans krijg om bij te leren, om fouten te maken. Daar zijn stagiairs toch voor, of niet ?!

Groetjes van een tevreden stagiaire!